2025企业合同管理指南合同编码规范

2025企业合同管理指南-合同编码规范第一条总则为规范企业合同管理，提升合同管理的效率与准确性，确保合同的完整性和可追溯性，特制定本合同编码规范本规范适用于企业所有类型的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、合作协议等本规范旨在通过对合同进行科学的分类、编码和管理，为企业的合同管理工作提供统一的标准和指导第二条合同编码的基本原则合同编码应当遵循以下基本原则

（一）唯一性原则每个合同应当拥有唯一的编码，确保合同的唯一识别和管理

（二）系统性原则合同编码应当符合企业内部的管理体系和信息化要求，与企业信息化系统无缝对接

（三）规范性原则合同编码应当符合国家相关法律法规和标准，确保合同管理的合法性和规范性

（四）可扩展性原则合同编码应当具有一定的扩展性，能够适应企业未来业务发展的需求第三条合同分类与编码规则合同编码应当基于合同的分类进行，确保合同的分类科学合理，编码清晰明确合同分类可以从以下几个维度进行

（一）合同类型根据合同的性质和用途进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等

（二）合同主体根据合同的签订主体进行分类，如公司本部、分公司、子公司等第1页共5页

（三）合同金额根据合同的金额大小进行分类，如小额合同、重大合同、特大合同等

（四）合同期限根据合同的有效期限进行分类，如短期合同、长期合同、无固定期限合同等

（五）合同项目根据合同涉及的具体项目进行分类，如投资项目、研发项目、营销项目等基于上述分类维度，合同编码规则如下

（一）合同编码由主编码和副编码两部分组成

（二）主编码用于标识合同的主要分类信息，包括合同类型、合同主体、合同项目等

（三）副编码用于标识合同的次要分类信息，包括合同金额、合同期限、签订日期等

（四）合同编码应当使用数字和字母相结合的方式进行编码，确保编码的简洁性和唯一性第四条合同编码的具体规则

（一）合同类型编码规则销售合同用字母S表示采购合同用字母P表示服务合同用字母SVC表示合作协议用字母CO表示租赁合同用字母R表示借款合同用字母L表示担保合同用字母B表示知识产权合同用字母I表示劳动合同用字母H表示第2页共5页其他合同用字母OTH表示

（二）合同主体编码规则公司本部用字母HQ表示分公司用字母BR表示，后跟分公司的序号，如BR001子公司用字母SZ表示，后跟子公司的序号，如SZ001外部合作单位用字母V表示，后跟合作单位的名称缩写，如V-Customer001

（三）合同项目编码规则投资项目用字母I表示，后跟项目编号，如I-Project001研发项目用字母RD表示，后跟项目编号，如RD-Project002营销项目用字母M表示，后跟项目编号，如M-Project003其他项目用字母OTH表示，后跟项目编号，如OTH-Project004

（四）合同金额编码规则小额合同金额在万元以下，用字母S表示重大合同金额在万元至万元之间，用字母M表示特大合同金额在万元以上，用字母L表示

（五）合同期限编码规则短期合同期限在个月以内，用字母S表示中期合同期限在个月至个月之间，用字母M表示长期合同期限在个月以上，用字母L表示第五条合同编码的实施与管理第3页共5页

（一）合同编码的制定企业应当设立合同编码管理小组，负责合同编码规则的制定和实施合同编码管理小组应当由企业法务部门、财务部门、信息部门等相关人员组成合同编码规则应当经过企业内部审核，并报企业法定代表人批准后实施

（二）合同编码的使用所有合同在签订前应当根据本规范进行编码合同编码应当填写在合同的显著位置，如合同首页或合同编号栏合同编码应当与合同档案管理系统中的编号保持一致

（三）合同编码的变更在合同履行过程中，如合同内容发生重大变更，可能影响合同编码的准确性，企业应当及时对合同编码进行变更合同编码的变更应当经过合同管理负责人的审核，并报企业法务部门备案第六条合同档案管理

（一）合同档案的分类合同档案应当根据合同编码进行分类存放，确保合同档案的系统性和完整性合同档案应当包括合同文本、签订记录、审批记录、履行记录、变更记录等相关资料

（二）合同档案的管理第4页共5页企业应当设立专门的合同档案室，配备专业的档案管理人员，负责合同档案的管理工作合同档案应当按照合同编码进行编号、登记、存放和调取，确保档案管理的高效性和安全性合同档案应当定期进行检查和更新，确保档案的准确性和完整性第七条附则

（一）本规范解释权归企业法务部门所有

（二）本规范自发布之日起实施

（三）本规范未尽事宜，按照国家相关法律法规和企业内部规章制度执行第5页共5页。