2025企业运营指南中小企业合同管理规范（示范文本）

2025企业运营指南-中小企业合同管理规范（示范文本）中小企业合同管理规范（示范文本）第一条总则为规范中小企业的合同管理，保障合同的合法性和有效性，防范合同风险，维护合同双方的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合中小企业实际运营特点，制定本规范本规范适用于中小企业在日常经营活动中涉及的各类合同管理，包括但不限于买卖合同、服务合同、合作协议、租赁合同等第二条合同管理的基本原则合法性原则合同内容应当符合法律法规规定，不得违反法律、行政法规的强制性规定或者公序良俗平等自愿原则合同双方应当在平等、自愿的基础上订立合同，不得以任何形式强迫对方签订合同诚实信用原则合同双方应当以诚实信用的态度履行合同义务，不得恶意违约或欺诈全面履行原则合同双方应当全面履行合同约定的义务，不得无故拖延或拒绝履行风险防控原则中小企业应当建立合同风险防控机制，及时发现和处理合同履行中的问题第三条合同的签订签订前审查合同签订前，中小企业应当对合同对方的资质、信用状况、履约能力等进行充分调查，确保其具备履行合同的能力对方为法人的，应当核实其营业执照、法定代表人身份明、授权委托书等文件；对方为自然人的，应当核实其身份明第1页共6页对方提供的合同文本应当经过法律合规部门或法律顾问审查，必要时可对合同条款进行修改或补充合同条款合同内容应当明确，包括但不限于合同名称、签订地点、签订日期、合同编号、合同双方信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等合同中涉及的金额、期限、权利义务等条款应当明确无歧义，避免模糊表述对方提供的格式合同，中小企业应当逐条审查，必要时可要求对方对不合理的条款进行修改签订程序合同应当由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖双方公章或合同专用章合同签订后，中小企业应当留存合同正本及副本，确保合同的安全性和可追溯性合同的公正性对于重大合同或涉及特殊行业的合同，中小企业应当要求公证机构进行公证，确保合同的法律效力公证后的合同应当妥善保存，并在需要时及时提供第四条合同的履行履行准备中小企业应当根据合同约定，提前准备履行合同所需的各项资源和条件，确保合同能够按时履行对于需要支付款项的合同，应当确保资金到位，并按照合同约定的支付方式和时间进行支付第2页共6页履行过程中的注意事项中小企业应当严格按照合同约定履行合同义务，不得擅自变更或解除合同在合同履行过程中，如发现合同对方未履行或未完全履行合同义务，应当及时书面通知对方，并要求其限期改正履行记录中小企业应当建立合同履行记录制度，如实记录合同履行情况，包括但不限于履行时间、地点、内容、参与人员等履行记录应当由双方签字确认，并作为合同档案保存特殊情况处理在合同履行过程中，如遇不可抗力事件或其他导致合同无法履行的情况，中小企业应当及时与合同对方协商，达成一致意见后，签订书面补充协议第五条合同的变更与解除合同变更合同变更应当由合同双方协商一致，并签订书面补充协议补充协议应当明确变更的具体内容，包括变更前后的合同条款，并由双方签字盖章确认合同解除合同解除应当符合法律规定和合同约定的条件，不得擅自解除合同合同解除后，中小企业应当及时通知合同对方，并办理相关手续，结算已履行部分的费用解除后的责任第3页共6页合同解除后，双方应当依据合同约定或法律规定，承担相应的责任，包括但不限于返还已支付的款项、赔偿损失等第六条合同档案管理档案建立中小企业应当建立合同档案管理制度，将所有合同及与合同相关的文件、记录等统一归档合同档案应当包括但不限于合同文本、签订记录、履行记录、补充协议、变更记录、解除协议等档案保存合同档案应当保存在安全、保密的场所，防止档案的遗失、损坏或被未经授权的人员查阅对于电子合同，应当采取加密存储、定期备份等措施，确保电子档案的安全性档案查阅中小企业内部人员查阅合同档案应当履行审批程序，并做好查阅记录外部人员查阅合同档案应当提供合法证明，并经企业负责人批准档案销毁合同档案的销毁应当符合相关法律法规规定，并履行审批程序销毁的档案应当登记造册，并由两人以上监督销毁过程第七条合同的争议解决协商解决合同履行过程中发生争议的，中小企业应当与合同对方进行协商，争取通过友好协商解决争议第4页共6页调解解决协商未果的，中小企业可以向相关行业协会、商会或其他调解组织申请调解调解过程中，双方应当本着公平、公正的原则，积极配合调解工作仲裁或诉讼调解未果的，中小企业可以依据合同约定或法律规定，向有管辖权的仲裁机构申请仲裁，或向人民法院提起诉讼在仲裁或诉讼过程中，中小企业应当积极举证，维护自身合法权益争议处理记录中小企业应当记录争议处理的全过程，并将相关记录纳入合同档案，以便未来查阅第八条合同管理的信息化信息化管理中小企业应当积极推进合同管理的信息化，建立合同管理信息系统，实现合同的电子化管理和全流程跟踪合同管理信息系统应当具备合同drafting、审查、签订、履行、变更、解除、档案管理等功能，并能够生成相关报表和报告数据安全中小企业应当采取有效措施，确保合同管理信息系统中数据的安全性，防止数据泄露或被篡改系统管理员应当定期备份数据，并采取加密、防火墙等技术措施，保障系统安全信息共享第5页共6页中小企业内部相关部门应当共享合同管理信息，确保信息的透明性和及时性，便于合同履行和管理第九条合同管理的培训与考核培训中小企业应当定期对员工进行合同管理培训，提高员工的法律意识和合同管理能力培训内容应当包括合同法律知识、合同管理流程、合同风险防控等考核中小企业应当对合同管理岗位的员工进行定期考核，确保其能够胜任合同管理工作考核内容应当包括合同管理知识、实际操作能力、工作成效等第十条附则生效日期本规范自发布之日起实施，此前与本规范不一致的规定，以本规范为准解释权本规范由企业法定代表人授权的合同管理负责人负责解释补充说明本规范未尽事宜，按照相关法律法规和企业内部规章制度执行企业年月日第6页共6页。