2025华航货运服务股份有限公司合同管理规程（草案）

2025华航货运服务股份有限公司合同管理规程（草案）正文第一章总则第一条为规范2025华航货运服务股份有限公司（以下简称“公司”）的合同管理行为，保障公司合法权益，防范经营风险，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，制定本规程第二条本规程适用于公司及其分支机构在经营活动中涉及的各类合同、协议及其他具有法律效力的文件（以下统称“合同”）的管理第三条合同管理遵循依法合规、平等自愿、诚实信用的原则，确保合同内容的合法性、真实性和有效性第四条公司设立合同管理领导小组（以下简称“领导小组”），负责公司合同管理制度的制定、重大合同的审核及合同管理工作的监督指导领导小组由公司总经理、分管副总经理、法律顾问及相关部门负责人组成第二章合同的签订第五条签订合同应当遵循以下原则确保合同内容符合国家法律法规及公司规章制度；明确双方的权利义务，确保合同条款的公平性；确保合同签订程序合法合规，签字盖章的真实性；遵循诚实信用原则，不得恶意磋商或欺诈第六条签订合同的主体应当具备相应的资质和能力公司及其分支机构在签订合必须以公司名义进行；第1页共8页合同相对方应当具有相应的民事行为能力，并提供有效的营业执照、资质证明等文件；对合同相对方的资信状况进行调查，确保其具备履行合同的能力第七条合同内容应当明确合同名称、编号、签订地点和日期；合同双方当事人的名称（或姓名）、住所、法定代表人或负责人的姓名；合同的主要内容，包括但不限于标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任；争议解决方式；其他需要约定的事项第八条合同签订程序由业务部门提出合同需求，填写《合同审批表》；由公司法律顾问对合同文本进行审查，提出法律意见；由分管副总经理或总经理审批；由授权签字人签字并加盖公司公章或合同专用章；双方签字盖章后，合同生效第九条签订合应当注意以下事项严格遵守国家法律法规和公司规章制度；严格履行审批程序，不得越权签订；必须留存合同相对方的签字盖章证明，确保签字真实有效；签订合同后，及时送达对方，并保留送达证明第三章合同的管理第2页共8页第十条合同管理实行统一归口管理，由公司法律事务部负责合同的登记、归档、编号、借阅等工作第十一条合同登记合同签订后，业务部门应当在三日内将合同文本及相关资料提交法律事务部登记；法律事务部对合同进行分类编号，并建立合同台账；合同登记应当包括合同名称、编号、签订日期、合同相对方、合同金额、主要内容等信息；登记后的合同应当按照公司档案管理制度进行归档保存第十二条合同归档合同归档应当包括合同文本、审批表、签字盖章证明、送达证明等材料；归档后的合同应当按照编号顺序存放，便于查阅和管理；对于电子合同，应当采取加密存储和备份措施，确保合同的安全性和完整性第十三条合同的日常管理法律事务部应当定期对合同管理情况进行检查，发现问题及时纠正；法律事务部应当每年至少组织一次合同管理培训，提高员工的合同管理水平；法律事务部应当建立合同管理评估机制，对公司各部门的合同管理情况进行评估，并将评估结果报公司领导第十四条合同的借阅因工作需要借阅合同的，应当填写《合同借阅申请表》，经借阅部门负责人签字后，向法律事务部提出申请；第3页共8页法律事务部应当在接到申请后三个工作日内完成审批，并办理借阅手续；借阅的合同应当在借阅期限届满后及时归还，不得转借他人第十五条合同的保密义务公司员工应当严格遵守合同保密规定，不得向无关人员泄露合同内容；对于涉及商业秘密或公司内部信息的合同，应当采取必要的保密措施，防止信息泄露；如发现合同信息泄露，应当立即向公司领导报告，并采取补救措施第四章合同的履行第十六条合同履行应当遵循诚实信用原则，确保合同条款的有效履行第十七条合同履行监督合同履行由业务部门负责，业务部门应当指定专人负责合同履行的具体事宜；业务部门应当定期检查合同履行情况，并向公司领导报告；法律事务部应当对合同履行情况进行不定期抽查，发现问题及时纠正第十八条合同风险控制业务部门应当对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，并制定相应的风险应对措施；对于合同履行中出现的问题，业务部门应当及时与合同相对方协商解决，并报法律事务部备案；第4页共8页如协商未果，业务部门应当及时报法律事务部，由法律事务部提出法律意见第十九条合同履行的notify and催告业务部门应当在合同履行期限届满前十个工作日内向合同相对方发出履行通知；如合同相对方未按期履行合同义务，业务部门应当及时向合同相对方发出催告通知，并保留送达证明；如合同相对方未在催告期限内履行合同义务，业务部门应当及时报法律事务部，由法律事务部协助处理第五章合同的变更与解除第二十条合同的变更与解除应当遵循以下原则合同的变更或解除应当经双方协商一致，并签订书面协议；变更或解除的协议应当由公司授权人员签字盖章，并报法律事务部备案；变更或解除的协议应当明确变更或解除的内容、原因及双方的权利义务第二十一条变更解除程序业务部门提出变更或解除合同的申请，填写《合同变更/解除申请表》；法律事务部对变更或解除的合法性进行审查，并提出法律意见；业务部门根据法律事务部的意见与合同相对方协商变更或解除合同；变更或解除的协议签订后，业务部门应当及时报法律事务部备案，并办理相关手续第六章合同的终止第5页共8页第二十二条合同终止的情形合同履行完毕；双方协商一致终止合同；合同约定的终止条件成就；因不可抗力导致合同无法履行第二十三条合同终止的后续事项业务部门应当在合同终止后及时与合同相对方进行结算，并办理相关手续；业务部门应当在合同终止后五个工作日内将终止情况报法律事务部备案；法律事务部应当将终止的合同及时归档，并更新合同台账第二十四条合同终止的报备制度业务部门应当在合同终止后五个工作日内，将终止的合同及相关材料报法律事务部备案；法律事务部应当对终止的合同进行审查，并将审查结果报公司领导第七章合同档案管理第二十五条合同档案内容合同文本；合同审批表；合同相对方的资质证明；合同履行情况记录；变更、解除及终止的相关文件；其他与合同相关的资料第二十六条合同档案的保存期限第6页共8页合同档案的保存期限为十年，自合同终止之日起计算；重要合同或涉及公司重大利益的合同，保存期限可以延长至二十年；合同档案的保存地点应当安全、防火、防潮、防虫，确保档案的安全性第二十七条合同档案的借阅因工作需要借阅合同档案的，应当填写《合同档案借阅申请表》，经借阅部门负责人签字后，向法律事务部提出申请；法律事务部应当在接到申请后三个工作日内完成审批，并办理借阅手续；借阅的档案应当在借阅期限届满后及时归还，不得转借他人第八章合同管理责任追究第二十八条违反本规程的责任因未履行合同管理职责，导致公司遭受损失的，相关责任人应当承担赔偿责任；违反合同管理程序，擅自签订、变更或解除合同的，相关责任人应当承担相应的法律责任；未按规定保存合同档案或泄露合同信息的，相关责任人应当承担相应的法律责任第二十九条责任认定由公司纪检部门对违反合同管理规定的行为进行调查，并提出处理意见；对于情节较轻的，由公司纪检部门给予批评教育或行政处分；对于情节严重或构成犯罪的，移送司法机关处理第九章附则第7页共8页第三十条本规程的解释权属于公司法律事务部第三十一条本规程自发布之日起实施第三十二条本规程未尽事宜，按照国家法律法规及公司章程执行第8页共8页。