2025企业合同管理流程中的关键要点及实操分析

2025企业合同管理流程中的关键要点及实操分析鉴于合同是企业开展经济活动的重要法律文书，合同管理是企业风险管理的重要组成部分，为规范合同管理流程，防范法律风险，提升企业运营效率，特制定本合同管理流程方案本方案适用于（企业名称）及其分支机构在（业务领域）范围内所涉及的合同管理活动第一条合同的订立

一、合同订立的基本原则合法合规原则合同内容应当符合法律法规及行业规范，不得违反公序良俗，不得损害国家利益、社会公共利益及第三人合法权益等价有偿原则合同双方应当遵循公平、公正的市场交易规则，约定合理的权利义务分配及对价诚实信用原则合同双方应当如实告知相关信息，不得隐瞒或虚构事实，不得采取欺诈、胁迫等手段订立合同

二、合同订立的程序合同发起需求部门或人员根据业务发展需要，提出合同签订申请，填写《合同签订审批表》，明确合同名称、合同相对方、合同金额、合同履行期限等基本信息合同起草由法律合规部门或法律顾问组织合同起草工作，合同内容应当包括但不限于合同名称、合同编号、签订地点、合同双方信息、合同目的、合同标的、权利义务、履行方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等合同初审合同起草完成后，由法律合规部门对合同合法性进行初审，重点审查合同条款是否合法合规，是否存在法律漏洞或法律风险第1页共7页合同会签合同初审通过后，由财务部门、业务部门对合同内容进行会签，重点审查合同金额、支付方式、履行期限等内容是否符合企业内部管理规定合同审批合同会签完成后，由企业的法定代表人或授权代表进行最终审批，审批通过后，合同方可签署生效

三、合同签署合同签署前准备核对合同相对方的主体资格，包括但不限于营业执照、资质证书、授权委托书等，确保合同相对方具备履约能力及签约资格合同签署仪式合同签署应当在双方认可的地点进行，由双方签字盖章，并留存签署现场的照片或视频资料作为备案合同文本保存合同签署完成后，应当分别由企业档案管理部门和合同使用部门保存合同正本，并制作合同副本供其他部门查阅第二条合同的履行

一、合同履行的基本要求严格履行原则合同双方应当严格按照合同约定的内容履行合同义务，不得擅自变更或解除合同诚实信用原则合同履行过程中，双方应当保持沟通，及时解决履约过程中出现的问题，确保合同履行的顺利进行

二、合同履行的跟踪与监督合同履行计划合同签订后，应当制定《合同履行计划》，明确合同履行的时间节点、履行方式、履行责任人等，并定期对合同履行情况进行评估第2页共7页合同履行跟踪合同履行过程中，应当建立合同履行跟踪机制，定期向合同相对方发出《合同履行情况确认书》，确认双方的履约情况，确保合同义务的履行合同履行记录应当建立完整的合同履行记录，包括但不限于合同履行台账、履约凭证（如收付款凭证、交付凭证、验收单等）、变更协议、补充协议等，以备后续查证

三、合同履行中的风险控制违约风险控制在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为，应当及时采取措施，通过协商或法律途径维护自身合法权益争议解决机制合同履行过程中如发生争议，应当通过友好协商解决；协商不成的，应当依照合同约定的争议解决方式（如仲裁、诉讼）解决争议第三条合同的变更与解除

一、合同变更变更条件合同变更应当基于合同双方的共同意思表示，且不得违反法律法规的强制性规定，不得损害第三方合法权益变更程序合同变更应当由合同双方协商一致，签署《合同变更协议》，明确变更的内容、生效时间及其他相关事项变更备案合同变更完成后，应当及时将《合同变更协议》及相关资料报送至企业档案管理部门备案

二、合同解除解除条件合同解除应当基于合同约定的解除条件或法律规定的情形，如不可抗力、违约等解除程序合同解除应当由合同双方协商一致，签署《合同解除协议》，明确解除的生效时间、解除后的权利义务等内容第3页共7页解除备案合同解除完成后，应当及时将《合同解除协议》及相关资料报送至企业档案管理部门备案第四条合同的终止

一、合同终止的情形自然终止合同约定的履行期限届满，双方权利义务关系自然终止协议终止合同双方协商一致提前终止合同违约终止合同相对方存在根本性违约行为，导致合同无法继续履行的

二、合同终止后的义务结算义务合同终止后，双方应当按照合同约定进行结算，结清所有应支付款项及相关费用资料移交合同终止后，应当将所有与合同相关的资料（如合同文本、履行记录、变更协议、解除协议等）及时移交给企业档案管理部门保密义务合同终止后，双方仍应当遵守合同中关于保密条款的约定，不得泄露或misuse合同相关的内容第五条合同档案管理

一、合同档案的分类与归档分类管理合同档案应当按照合同类型、合同编号、合同相对方等进行分类管理，便于查阅和管理归档要求合同签署完成后，应当在十五个工作日内完成合同档案的归档工作，确保档案的完整性和准确性

二、合同档案的保存与利用第4页共7页电子档案合同档案应当保存电子版和纸质版，电子档案应当加密保存，防止数据丢失或泄露档案利用企业内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经批准后方可查阅

三、合同档案的更新与维护定期审查企业应当定期对合同档案进行审查，更新合同档案内容，确保合同档案的准确性和时效性档案销毁合同档案达到保存期限后，应当按照企业档案管理规定进行销毁，销毁前应当履行审批程序，确保档案销毁的合法性第六条争议解决

一、争议解决方式协商解决合同履行过程中发生争议的，应当通过友好协商的方式解决调解解决协商不成的，可以向合同履行地的行业协会或调解组织申请调解仲裁解决合同双方应当在合同中约定明确的仲裁机构和仲裁规则，如选择不明确的，应当依照《中华人民共和国仲裁法》的相关规定进行仲裁诉讼解决争议解决方式未果的，可以向合同履行地的人民法院提起诉讼

二、争议解决的程序争议通知合同履行过程中发生争议的，应当在争议发生后三日内以书面形式通知合同相对方，明确争议的事实、请求及理由第5页共7页证据收集应当及时收集与争议相关的证据，包括但不限于合同文本、履行记录、变更协议、解除协议等，确保证据的完整性和有效性法律支持在争议解决过程中，应当由法律合规部门或法律顾问提供法律支持，确保争议解决的合法性和有效性第七条附则

一、合同的说明本合同管理流程方案未尽事宜，按照相关法律法规及企业内部规章制度执行本合同管理流程方案解释权归（企业名称）所有

二、合同的补充本合同管理流程方案中涉及的表格和附件，如《合同签订审批表》、《合同履行计划》、《合同履行情况确认书》、《合同变更协议》、《合同解除协议》、《合同档案查阅申请表》等，应当由企业另行制定，并作为本方案的组成部分

三、合同的可分性本合同管理流程方案中的任何条款如被认定为无效，不影响其他条款的效力

四、合同的条款独立性本合同管理流程方案中的每一条款均具有独立性，相互之间不影响（以下为签署部分，可根据实际需要增减）鉴于本合同管理流程方案内容的合法性和必要性，特此制定并签署本方案，以资共同遵守第6页共7页（企业盖章）（法定代表人或授权代表签字）签署日期年月日注本合同管理流程方案内容可根据企业实际情况进行调整和补充本合同管理流程方案自发布之日起实施第7页共7页。