2025企业采购合同管理制度

2025企业采购合同管理制度第一章总则第一条为规范企业采购行为，确保采购活动的合法性、合规性，维护企业合法权益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本管理制度第二条本管理制度适用于企业及其分支机构通过招标、比选、议标等方式与其他法人、自然人或组织（以下简称“供应商”）签订的采购合同（以下简称“合同”）的管理第三条企业采购合同管理遵循以下原则合法性原则、公平公正原则、高效透明原则、风险控制原则第四条本管理制度由企业法定代表人授权（部门名称）负责具体实施，确保合同管理的规范性和有效性第二章职责分工第五条采购部门职责

（一）负责合同的拟定、谈判、签订及履行过程中的日常管理；

（二）负责供应商资质审查，确保供应商具备履约能力；

（三）负责合同款项的支付申请及后续跟踪；

（四）负责合同履行情况的监督与评估第六条财务部门职责

（一）负责合同款项的审核与支付；

（二）负责合同财务部分的合法性审查；

（三）负责合同履行过程中与财务相关的数据核对第七条使用部门职责第1页共5页

（一）参与合同技术条款的审核，确保采购物资或服务符合企业需求；

（二）负责合同履行过程中的验收工作；

（三）负责对合同履行情况进行评估，并提出改进建议第八条法务部门职责

（一）负责合同的合法性审查，确保合同内容符合法律法规；

（二）负责对合同争议的处理提供法律支持；

（三）负责对合同管理过程中涉及的法律问题进行指导第九条档案管理部门职责

（一）负责合同的归档、保存及借阅管理；

（二）负责对合同管理过程中的档案进行分类登记第三章合同的订立第十条合同订立应当遵循下列程序

（一）需求部门提出采购申请，明确采购需求；

（二）采购部门组织供应商选择，确定供应商名单；

（三）采购部门与供应商进行谈判，明确合同条款；

（四）法务部门对合同进行合法性审查；

（五）企业法定代表人或其授权代表签订合同第十一条合同内容应当包括以下基本条款

（一）合同编号；

（二）合同名称；

（三）合同双方的名称、地址、联系方式；

（四）采购标的的名称、规格、型号、数量、单价、总价；

（五）交货时间、地点及方式；

（六）付款方式及时间；第2页共5页

（七）质量要求及验收标准；

（八）违约责任及赔偿方式；

（九）争议解决方式；

（十）合同生效条件及日期；

（十一）其他约定事项第十二条合同签订前，采购部门应当对供应商进行资质审查，包括但不限于以下内容

（一）供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证；

（二）供应商的生产能力、技术水平及设备状况；

（三）供应商的财务状况及履约能力；

（四）供应商的信誉状况及过往履约记录第十三条合同签订后，采购部门应当及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门存档第四章合同的履行与变更第十四条合同履行过程中，采购部门应当定期对供应商履约情况进行跟踪检查，确保合同条款的履行第十五条需要变更合同条款的，应当由合同双方协商一致，并签订书面补充协议补充协议应当经过法务部门审查后方可签订第十六条合同履行过程中，如遇不可抗力或其他正当事由，导致合同无法履行的，应当及时通知对方并协商解决第五章合同的权利与义务第十七条企业作为买方，应当履行下列义务

（一）按合同约定支付货款或服务费用；

（二）按合同约定接收货物或服务；

（三）提供合同履行中所需的协助和支持；第3页共5页

（四）保守供应商的商业秘密第十八条供应商作为卖方，应当履行下列义务

（一）按合同约定提供符合质量要求的货物或服务；

（二）按合同约定的时间、地点及方式交付货物或提供服务；

（三）提供货物或服务的合格证明文件；

（四）保守企业的商业秘密第六章合同的争议解决第十九条合同履行过程中发生争议的，应当通过友好协商解决；协商不成的，可以向仲裁委员会申请仲裁，或者向人民法院提起诉讼第二十条争议解决过程中，企业应当积极维护自身合法权益，不得无故妥协或放弃权利第七章合同的保密条款第二十一条企业与供应商在合同履行过程中知悉的对方商业秘密，应当予以保密，未经对方书面同意，不得向第三方披露第二十二条本条款的保密义务不因合同的终止或解除而失效第八章合同的终止与解除第二十三条合同履行完毕的，合同自动终止第二十四条企业或供应商因自身原因需要提前终止合同的，应当提前日以书面形式通知对方，并协商一致解除合同第二十五条合同解除后，双方应当按照合同约定或协商结果处理相关事宜第九章附则第二十六条本管理制度自发布之日起施行，至年月日废止第4页共5页第二十七条本管理制度解释权归（单位名称）所有（以下无正文）第5页共5页。