2025合同范本：企业内部报刊邮件函电收发管理制度模板

2025合同范本企业内部报刊邮件函电收发管理制度模板第一章总则第一条为规范企业内部报刊、邮件、函电的收发管理工作，提高工作效率，确保信息传递的准确性和及时性，特制定本管理制度第二条本管理制度适用于本企业内部所有报刊、邮件、函电的收发管理工作，包括但不限于传真、信函、电子邮箱、微信、短信等信息载体第三条本管理制度旨在明确各部门及岗位在报刊、邮件、函电收发管理工作中的职责，确保信息传递的安全性、保密性和规范性第四条本企业管理层负责本管理制度的制定、修订及监督执行企业办公室或行政管理部门具体负责本管理制度的日常管理工作第二章职责划分第五条企业办公室或行政管理部门为内部报刊、邮件、函电收发管理的主管部门，主要职责包括

（一）负责制定、修订内部报刊、邮件、函电收发管理制度；

（二）负责对各部门的收发管理工作进行指导、监督和检查；

（三）负责企业内部报刊、邮件、函电的统一登记、编号、存档及管理工作；

（四）负责与外部单位或其他部门协调解决报刊、邮件、函电收发过程中出现的问题第六条各部门负责人对其部门内部的报刊、邮件、函电收发管理工作负有直接责任，主要职责包括

（一）指定专人负责本部门的报刊、邮件、函电收发管理工作；

（二）确保本部门员工严格遵守本管理制度的相关规定；第1页共4页

（三）对本部门的报刊、邮件、函电进行有效管理和登记，确保信息传递的准确性和及时性第七条收发管理人员的具体职责包括

（一）负责本企业内部报刊、邮件、函电的收发登记工作；

（二）按要求对收到的报刊、邮件、函电进行分类、编号、存档，并做好登记记录；

（三）及时将收到的报刊、邮件、函电转交至相关部门或人员；

（四）确保收发过程中的信息安全，防止信息泄露或丢失第三章收发管理第八条内部报刊的收发管理

（一）内部报刊的订阅、征订及报刊架的管理工作由企业办公室或行政管理部门统一负责；

（二）各部门需要订阅报刊的，应填写《报刊订阅申请表》，经部门负责人审批后报企业办公室或行政管理部门统一办理；

（三）内部报刊到货后，收发人员应按照订阅信息进行分发，并做好相关登记工作；

（四）各部门员工应妥善保管所领取的报刊，严禁随意丢弃或损坏第九条邮件的收发管理

（一）企业内部邮件的收发工作由企业办公室或行政管理部门统一管理，各部门员工应通过指定的邮箱进行邮件往来；

（二）员工发送邮件前，应确保邮件内容清晰、完整，并符合企业内部信息传递的相关规定；

（三）收发人员应按照邮件的紧急程度进行分类处理，确保邮件及时送达收件人；第2页共4页

（四）重要邮件或涉及敏感信息的邮件，应进行加密处理，并由专人负责传递，防止信息泄露第十条函电的收发管理

（一）函电包括但不限于传真、信函、电子邮件等，均由企业办公室或行政管理部门统一管理；

（二）收到函电后，收发人员应立即登记，并根据内容的紧急程度进行分类处理；

（三）涉及企业机密或重要事项的函电，应由专人负责处理，并及时反馈至相关部门或人员；

（四）函电的存档工作应按照企业档案管理制度进行，确保信息的完整性和安全性第四章登记与存档第十一条所有内部报刊、邮件、函电均应进行登记，登记内容包括但不限于收发日期、收发人员、收发内容、收发对象等信息第十二条登记记录应由收发人员及时填写，并由部门负责人定期检查，确保登记信息的准确性和完整性第十三条内部报刊、邮件、函电的存档工作应根据企业档案管理制度执行，重要文件应长期保存，一般文件应保存一定期限后方可销毁第十四条存档的报刊、邮件、函电应统一存放于指定的档案室或档案柜中，并由专人负责管理，确保档案的安全性和完整性第五章责任与罚则第十五条各部门及员工应严格遵守本管理制度的相关规定，违反本管理制度的，将视情节轻重给予相应处理第3页共4页第十六条对于因工作失职导致报刊、邮件、函电丢失或延误的，将追究相关责任人的责任，并根据企业相关规定进行处罚第十七条对于违反信息安全规定，造成企业机密信息泄露的，将依法追究相关责任人的法律责任，并给予相应的纪律处分第十八条对于在报刊、邮件、函电收发管理工作中表现优秀的部门或个人，企业将给予表彰和奖励第六章附则第十九条本管理制度由企业办公室或行政管理部门负责解释和修订第二十条本管理制度自发布之日起施行（签署生效）企业名称法定代表人日期第4页共4页。