2025采购合同管理制度及流程

2025采购合同管理制度及流程第一章总则第一条为规范公司采购合同管理，明确采购合同的签订、履行、变更、解除及档案管理等环节的操作流程，保障公司合法权益，提高采购效率，特制定本管理制度第二条本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、技术服务采购等具体采购范围以公司年度采购计划及实际需求为准第三条采购合同管理应遵循合法性、合规性、公平性、效率性的原则，确保合同的签订、履行及管理符合国家法律法规及公司章程的规定第四条公司设立采购合同管理部门（以下简称“管理部门”），负责采购合同的统一管理，包括合同审核、归档、监督及日常管理等工作第二章合同签订第五条采购合同的签订应当遵循以下程序

（一）需求部门根据采购需求提出申请，填写《采购合同申请表》，并提交管理部门审核

（二）管理部门对采购需求进行初步审查，确认采购必要性及预算合理性

（三）需求部门根据审核意见选择供应商，进行市场调研及比价，形成《采购方案》

（四）需求部门起草合同初稿，内容应包括但不限于采购标的、数量、质量标准、价格、交付时间、付款方式、违约责任等第1页共6页第六条合同初稿起草完成后，需提交至法律顾问或法律事务部门进行合规性审查，确保合同内容符合相关法律法规及公司规章制度第七条合同经法律顾问审核后，提交公司总经理办公会议审议，审议通过后签署生效第八条采购合同的签订应当采用书面形式，并由公司法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章第三章合同审批流程第九条采购合同的审批流程如下

（一）需求部门提交《采购合同申请表》及相关资料，包括但不限于采购需求说明、供应商资质证明、比价记录等

（二）管理部门对申请表及相关资料进行初步审核，确认资料的完整性及合规性

（三）将审核通过的合同初稿提交至法律顾问或法律事务部门进行法律审查

（四）法律顾问或法律事务部门对合同内容进行合规性检查，提出修改意见或确认无误

（五）将修改完善的合同提交至公司总经理办公会议审议，审议通过后签署生效第四章合同履行与验收第十条采购合同签订后，需求部门应根据合同约定组织采购活动，确保合同履行的及时性及有效性第十一条供应商交付采购标的后，需求部门应当组织验收，并填写《采购验收单》验收内容包括但不限于数量、质量、规格、型号等，确保符合合同约定的标准第2页共6页第十二条验收过程中发现问题的，需求部门应当立即通知供应商，并协商解决办法如无法协商解决，应报请管理部门介入处理第十三条需求部门应当定期向管理部门提交合同履行情况报告，报告内容包括但不限于合同执行进度、供应商履约情况等第五章合同变更与解除第十四条在合同履行过程中，如需变更或解除合同，应当遵循以下程序

（一）需求部门提出变更或解除申请，并说明变更或解除的原因及依据

（二）管理部门对变更或解除申请进行初步审核，确认是否符合法律规定及公司规章制度

（三）法律顾问或法律事务部门对变更或解除的合法性进行审查，提出意见

（四）变更或解除申请经公司总经理办公会议审议后，签署书面协议或解除通知第十五条变更或解除的采购合同应当及时归档，并更新相关采购计划及预算第六章合同档案管理第十六条采购合同的档案管理应当遵循以下规定

（一）合同签署后，需求部门应当将合同文本及相关资料提交至管理部门，由管理部门统一归档

（二）合同档案应当包括但不限于合同文本、验收单、变更协议、解除通知等

（三）档案管理人员应当定期对合同档案进行整理、归档及保存，确保档案的安全性及完整性第3页共6页

（四）合同档案的查阅应当经过批准程序，非经授权不得擅自查阅或复印第七章责任追究第十七条对于违反本管理制度规定，导致公司利益受损的，公司将追究相关责任人的责任，包括但不限于经济赔偿、行政处分等第十八条对于因合同管理不善导致的法律纠纷，相关责任人应当承担相应的法律责任第八章附则第十九条本制度未尽事宜，依照国家法律法规及公司规章制度执行第二十条本制度自发布之日起实施，原采购合同管理制度与本制度不一致的，以本制度为准合同编号甲方（采购方）乙方（供应商）签订地点签订日期鉴于甲乙双方在采购活动中达成一致，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，双方同意按照以下条款签订本合同第一条采购标的

1.1乙方同意向甲方提供以下产品或服务

1.2产品的具体规格、型号及数量详见合同附件第二条价格与支付

2.1产品的单价为人民币元，总金额为人民币元第4页共6页

2.2付款方式为，付款时间第三条交货时间与方式

3.1乙方应于年月日前完成交货

3.2交货地点为，运输费用由承担第四条质量要求

4.1乙方提供的产品或服务应符合国家相关质量标准及合同约定的标准

4.2甲方有权在交货后日内对产品质量进行验收，若发现问题，应立即通知乙方，乙方应在日内完成整改第五条变更与解除

5.1经双方协商一致，可以书面形式对本合同进行变更或解除

5.2如因一方违约导致合同无法履行，守约方有权解除合同，并要求违约方赔偿损失第六条违约责任

6.1任何一方未履行合同义务或履行义务不符合约定的，应当承担相应的违约责任

6.2乙方未按合同约定时间交货的，应向甲方支付违约金，违约金标准为第七条争议解决

7.1因本合同引起的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向人民法院提起诉讼第八条其他约定第5页共6页

8.1本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力

8.2本合同一式份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力甲方（盖章）法定代表人或授权代表签字日期乙方（盖章）法定代表人或授权代表签字日期合同附件产品规格、型号及数量清单产品质量标准其他约定事项（注以上合同内容为参考模板，具体内容需根据实际情况填写）第6页共6页。