英文版书信教学课件

英文版书信教学课件第一章书信写作的重要性与分类书信作为人类交流的重要媒介，在现代社会仍然具有不可替代的价值无论是正式场合还是私人交流，掌握英文书信写作技巧对提高跨文化交际能力至关重要职业发展需要学术交流基础个人社交工具在国际化工作环境中，熟练的英文书信写学术研究、留学申请等场景需要规范的英作能力是职场竞争力的重要组成部分文书信表达能力书信的历史与现代意义书信作为沟通工具的演变书信起源于古代文明，最早可追溯到古埃及和中国的竹简信件经历了羊皮纸、宣纸到现代纸张的物质载体变迁，书信见证了人类交流方式的发展历程从信鸽、驿站到现代邮政系统，书信传递方式不断革新，但其作为人际沟通桥梁的核心功能始终未变电子邮件与传统书信的区别与联系•传递速度电子邮件几乎即时送达，传统书信需要数天•形式要求电子邮件更简洁灵活，传统书信格式更为严谨•情感价值传统书信更具个人情感与收藏价值•共同点都需要清晰的结构、得体的语言和有效的表达书信的主要类型英文书信根据用途和受众的不同，可分为以下几种主要类型，每种类型都有其特定的写作规范和风格要求正式信（）非正式信（）Formal LettersInformal Letters用于官方、正式场合的书信，如求职信、申请信等特点是语言正用于亲友间交流的私人信件语言随意亲切，可使用口语表达、缩写式、结构严谨，遵循严格的格式要求和感情色彩浓厚的词汇商务信（）电子邮件（）Business LettersEmails用于商业交往的专业信件，如商业提案、合作邀请等要求语言专现代最普遍的书面沟通形式，根据用途可分为正式和非正式邮件，兼业、简洁明了，内容实用性强具传统书信的功能和数字时代的特点沟通的桥梁，跨越时空第二章英文书信的基本结构无论何种类型的英文书信，都遵循一定的基本结构掌握这些结构要素，是写好英文书信的基础本章将详细介绍英文书信的标准组成部分及其排版规范书信的标准格式发信人地址（）Senders Address位于信纸右上角或左上角，包含完整地址信息，无需写发信人姓名例123Oxford Street,London,W1D1DF,UK日期（）Date写在发信人地址下方，使用标准英文日期格式例15th May,2023或May15,2023收信人地址（）Recipients Address位于日期下方，包含收信人姓名、职位和完整地址称呼（）Salutation根据正式程度和收信人情况选择适当称呼，后接逗号或冒号正文（）Body书信的主要内容，通常分为开头段、主体段和结尾段，每段之间空一行结尾（）Closing根据书信性质选择适当的结束语，后接逗号例Yours sincerely,/Best regards,签名（）Signature书信格式示例解析以正式信为例，逐项讲解格式要求正式信件的格式规范尤为重要，它反映了写信人的专业态度和对收信人的尊重以上示例展示了一封标准正式信的完整布局注意标点和大小写规范大写规则•称呼中人名和职位的首字母大写•结束语的第一个词首字母大写•地址中的街道、城市、国家等专有名词首字母大写标点使用•美式英语中地址各部分用逗号分隔•英式英语的正式信中，称呼后用逗号，美式可用冒号•日期后不加标点书信格式示意图上图详细标注了英文书信的各个组成部分，展示了标准书信的规范布局正确的格式布局是专业书信的基础要素，能够给收信人留下良好的第一印象第三章正式与非正式书信写作技巧正式与非正式书信在语言风格、结构要求和使用场合上有显著差异掌握这两类书信的写作技巧，能够帮助我们在不同场合选择恰当的表达方式1正式程度高2受众为机构或陌生人正式书信公文、商务信函、申请信正式书信政府机构、企业、学校、陌生的专业人士3受众为熟人4正式程度低非正式书信家人、朋友、熟悉的同事非正式书信私人通信、问候信、感谢信书信的正式程度应根据收信人身份和书信目的来确定，选择恰当的语言风格和表达方式正式书信写作要点用词正式、礼貌结构清晰，逻辑严谨•使用完整句式，避免使用缩写形式正式书信需要有明确的目的和清晰的结构安排选择正式词汇，如request（而非ask for）开头段简明陈述写信目的使用礼貌表达，如I wouldbe gratefulif...主体段详细展开论述，每段一个要点•避免使用口语表达和感叹词结尾段总结要点，提出期望或后续行动•适当使用被动语态增加正式感避免缩写和俚语正式书信中应避免使用dont,cant,Im等缩写形式，应完整写作do not,cannot,I am同时，应避免使用ASAP,FYI等非正式缩略语和俚语表达正式书信是个人或组织专业形象的重要体现，需要格外注重语言的准确性和礼节性非正式书信写作要点语气亲切自然非正式书信应体现亲近感和自然流畅的交流风格•可使用第一人称和第二人称直接对话•语气轻松活泼，可表达个人情感可使用Hi,Hello等非正式称呼•可加入幽默元素和个人轶事可使用缩写和口语表达非正式书信中可以自由使用非正式书信允许更加个性化的表达，但仍需遵循基本的书写礼仪和语法规则缩写形式Im,dont,cant等口语词汇awesome,stuff,hang out等俚语和习语表达catch up,touch base•表情符号（在电子邮件中）适合朋友、家人间交流非正式书信适用于与熟悉的人交流，内容可以更加个人化和情感化，结构也可以更加灵活典型称呼与结尾用语对比正式称呼Dear Sir/Madam,（不知道收信人姓名时）Dear Mr./Ms./Dr.Smith,（知道姓名和称谓时）Dear ProfessorJohnson,（学术场合）To WhomIt MayConcern:（不确定具体收信人）非正式称呼Dear John,（较为正式的非正式称呼）Hi John,（常见的友好称呼）Hello there,（通用友好称呼）Hey buddy,（非常随意，仅用于亲密朋友）正式结尾用语Yours faithfully,（用于Dear Sir/Madam开头的信）Yours sincerely,（用于知道收信人姓名的信）Respectfully yours,（对地位高的人表示尊敬）Yours truly,（美式英语中常用的正式结尾）非正式结尾用语Best wishes,（通用友好结尾）Kind regards,（稍微正式但仍友好）Cheers,（英式英语中的随意结尾）Love,（用于家人或亲密朋友）正确选择称呼和结尾用语体现了对收信人的尊重和对书信写作规范的理解第四章常见书信类型及范文解析不同目的的书信有其特定的写作规范和语言特点本章将介绍几种最常见的书信类型，分析其结构特点和语言风格，并提供实用范例询问信投诉信请求信息或咨询服务的书信，需清晰表达所需信息，语言礼貌得体表达不满并寻求解决方案的书信，需客观描述问题，提出合理要求道歉信邀请信承认错误并表达歉意的书信，需真诚表达歉意，提出补救措施邀请参加活动或访问的书信，需提供清晰的活动信息，语气热情诚恳掌握这些常见书信类型的写作技巧，能够帮助我们在不同场合高效准确地传达信息，达成沟通目的询问信（）Letter ofInquiry目的请求信息或帮助询问信是向个人、公司或机构请求特定信息或服务的一种书信写作询问信时，需要明确表达自己的需求，同时保持礼貌和专业结构与语言特点开头简明介绍自己并说明写信目的主体详细说明所需信息，可使用具体问题列表实用提示询问信应该提出明确的问题，避免结尾表达感谢并期待回复，提供自己的联系方式过于笼统的表述如果有多个问题，可以使用语言应清晰、直接、礼貌，常用表达如编号或项目符号使内容更有条理同时，应说明为何需要这些信息，以增加获得回复的可能•I amwriting toinquire about...性•I wouldbe gratefulif youcould provideme withinformation regarding...•I lookforward toyour replyat yourearliest convenience.投诉信（）Complaint Letter表达不满，提出改进建议投诉信用于对产品、服务或行为表达不满，并寻求解决方案有效的投诉信应该客观陈述事实，清晰表达问题，并提出合理的期望保持礼貌，陈述事实即使感到不满，也应保持专业和礼貌的语气以下是投诉信的基本结构开头明确指出这是一封投诉信，简述投诉对象主体详细描述问题，包括时间、地点、相关人员等具体信息期望明确提出您期望的解决方案结尾表示期待及时回应，提供联系方式有效的表达方式•I regretto informyou thatI amdissatisfied with...•I wouldappreciate itif youcould resolvethis matterby...•I hopethis issuecan beaddressed promptly.道歉信（）Apology Letter明确承认错误直接承认自己的错误或过失，不推卸责任例I amwriting toexpress mysincere apologyfor missingour scheduledmeeting yesterday.真诚表达歉意使用诚恳的语言表达自己的歉意和懊悔之情例I deeplyregret anyinconvenience thismay havecaused youand yourteam.解释原因（但不辩解）简要解释发生的情况，但避免听起来像是在为自己辩解例While Iexperienced anunexpected transportationissue,I shouldhave notifiedyouimmediately.提出补救措施明确提出如何弥补错误或确保类似问题不再发生例I havenow setmultiple remindersfor allfuture appointmentsand willalways confirmourmeetings inadvance.一封有效的道歉信应该简洁明了，重点在于表达真诚的歉意和提出具体的补救措施，而不是过多解释或辩解语气应诚恳而非敷衍，表明你真正理解自己错误的影响邀请信（）Invitation Letter明确活动时间、地点语气热情诚恳邀请信是向个人或团体发出参加活动邀请的书信一封完整的邀请信应包含以下关键信息邀请信的语气应热情友好，表达对受邀者参与的期待根据活动的正式程度，可以选择相应正式或非正式的语言风格活动名称清楚说明活动的性质和目的常用表达日期和时间包括开始和结束时间•We aredelighted toinvite youto...地点详细的地址，必要时附上交通指南•It isour pleasureto requestyour presenceat...着装要求如有特定要求，应明确说明•We wouldbe honoredby yourattendance at...回复要求是否需要确认出席，截止日期是什么•We lookforward tocelebrating withyou...联系信息提供可以联系的人员和方式商务书信范例阿里巴巴致客户公开信（英文摘录）Dear ValuedCustomers andPartners,On behalfof AlibabaGroup,I amwriting toexpress oursincere gratitudefor yourcontinued support and trustin ourservices duringthese challengingtimes.As wenavigate throughthe globaleconomic uncertainties,we remaincommitted toproviding youwith thehighest qualitye-commerce solutionsthat meetyour evolving needs.We arepleased to announce severalenhancements to our platformthat willsignificantly improve your business experience withus...Yours sincerely,[CEO Signature]Chief ExecutiveOfficerAlibaba Group重点词汇与表达解析正式开场白专业承诺表达商务公告措辞on behalfof代表、express oursincere remaincommitted to始终致力于、highest pleasedtoannounce很高兴宣布、gratitude表达诚挚的感谢、continued qualitysolutions最高质量的解决方案、meet enhancementstoourplatform对我们平台的supportandtrust持续的支持和信任yourevolvingneeds满足您不断变化的需求改进、improveyourbusinessexperience提升您的业务体验个人书信范例清华学生写给运动员的信体现情感与礼貌Dear LiuXiang,I amZhang Wei,a juniorstudent fromTsinghua University.I havebeen followingyour athleticcareer sincethe2004Athens Olympicsand have always这封个人书信展示了如何适当表达个人情感，同时保持礼貌和尊重书信表达了真诚的敬佩和个人联系，但没有越界或过于随意been inspiredby yourdetermination andsportsmanship.语言生动，结构完整Your recentcomeback afterinjury has especially touched me.As astudent athletemyself,I understandthe challengesof balancingacademic pursuitswithathletic training.Your perseverancereminds meto nevergive upon mydreams despiteobstacles.信中使用了生动的语言描述个人感受，如havealwaysbeen inspired和hasespeciallytouchedme结构上包含了完整的个人介I wishyou continuedsuccess inyour futurecompetitions andhope thatone dayI mighthave theopportunity tomeet youin person.绍、主体内容和美好祝愿Best wishes,Zhang WeiDepartmentof PhysicalEducationTsinghua University第五章电子邮件写作基础与实用技巧电子邮件已成为现代社会最常用的书面沟通方式之一虽然形式上比传统书信更为灵活，但专业的电子邮件写作仍需遵循一定的规范和技巧电子邮件的优势•即时性几秒钟内可送达全球任何地方•便捷性可随时撰写、发送和存档•多功能性可附加文件、链接和多媒体内容•互动性便于快速回复和对话式交流电子邮件的挑战•信息过载每天可能收到大量邮件•注意力分散收件人可能快速浏览而非仔细阅读•缺乏非语言线索无法通过表情和语调传达情感•安全隐私需注意信息安全和隐私保护本章将介绍如何撰写专业有效的电子邮件，以确保您的信息能够清晰传达并获得期望的回应电子邮件的特点与格式主题（）重要性收件人、抄送、密送的区别简洁明了的正文写作Subject主题行是收件人首先看到的内容，直接影响邮件收件人（To）主要接收者，需要直接回应或采电子邮件正文应当简洁明了，考虑到屏幕阅读的的打开率和回复率一个好的主题应取行动的人特点抄送（CC）需要知情但不需要直接回应的人•简洁明了（通常不超过50个字符）•开门见山，第一段说明邮件目的密送（BCC）接收邮件但对其他收件人不可见•准确反映邮件内容•使用短段落和项目符号增强可读性的人•包含关键词，便于后续搜索•突出重要信息（适当使用粗体或彩色文本）正确使用这三个字段可以确保信息传递给适当的•必要时标明紧急程度或需要采取的行动•控制总长度，避免过长邮件人，同时保护收件人的隐私•清晰标明需要收件人采取的行动例会议通知5月15日项目进度讨论电子邮件称呼与结束语正式与非正式的区别常用表达汇总电子邮件的称呼和结束语应根据收件人的关系和邮件的性质来确定以下是不同场合的常用表达正式邮件结束语正式邮件称呼•Yours sincerely,•Sincerely,•Dear Mr./Ms./Dr.[姓氏],•Yours faithfully,•Dear[职位/头衔][姓氏],•Respectfully,•Dear Sir/Madam,•Kind regards,•To WhomIt MayConcern,非正式邮件结束语非正式邮件称呼•Best wishes,•Dear[名字],•Best,•Hi[名字],•Regards,•Hello[名字],•Cheers,•Good morning/afternoon,•Thanks,结束语后应包含签名，通常包括•姓名•职位/部门•公司/组织•联系方式（电话、邮箱等）在初次联系或正式场合，建议使用较为正式的称呼和结束语，随着关系的发展可逐渐转向较为非正式的表达电子邮件写作注意事项专业邮箱地址的重要性避免拼写和语法错误附件使用规范专业的邮箱地址能够提升您的形象和可拼写和语法错误会大大降低邮件的专业正确使用附件可以提高沟通效率信度在工作或学术场合，应使用公司性，甚至可能导致误解发送前请务•在邮件正文中提及附件内容或学校提供的邮箱，而非使用诸如必•使用有意义的文件名，包含日期、cutegirl123@email.com之类的个人•使用拼写和语法检查工具版本等信息邮箱•仔细阅读全文，检查自动更正可能•控制附件大小，必要时使用压缩或如需创建个人专业邮箱，建议使用名.导致的错误云存储链接姓@服务商的格式•特别注意人名、公司名和专业术语•确认文件格式适合收件人打开（如的正确拼写PDF较为通用）重要提醒发送电子邮件前，请再次确认收件人是否正确，特别是使用回复全部功能时一旦发送，很难撤回，错发的邮件可能导致信息泄露或尴尬局面互动练习写一封正式询问信题目说明请写一封正式的英文询问信，向某大学国际交流办公室咨询暑期交换项目的相关信息关键句型提示开头I amwriting toinquire aboutthe summerexchange programoffered byyouruniversity.表达兴趣I amparticularly interestedin...提问I wouldbe gratefulif youcould provideme withinformation regarding...结尾I lookforward toyour replyand thankyou foryour assistance.学生分组讨论与写作请学生分为3-4人小组，讨论以下问题评估标准

1.询问信需要包含哪些具体问题？•格式是否符合正式信件规范

2.如何礼貌地表达紧急需要回复的意思？•语言是否得体、准确、清晰

3.是否需要附上个人背景信息？为什么？•问题是否具体、有条理•整体专业性和礼貌程度互动练习写一封非正式感谢信生活场景设定你刚刚收到一位外国朋友寄来的生日礼物，请写一封英文感谢信表达你的谢意和喜悦之情语言风格指导开头Thank youso muchfor thewonderful birthdaygift!表达感受I wasthrilled/delighted/over themoon whenI openedyour package.描述礼物The[礼物]is absolutelyperfect/exactly whatI needed.提及友谊Your thoughtfulnessmeans alot tome.结尾Looking forwardto seeingyou soon!/Hope wecan catchup soon!分享与点评完成写作后，学生可以

1.在小组内交换阅读

2.选出最有感染力的表达

3.讨论如何使感谢信更加个性化写作技巧非正式感谢信应该真诚自然，避免过于客套或公式化的表达可以适当分享收到礼物或帮助后的感受和使用情况，这会让信件更加个性化和温暖常见错误与改进建议拼写、语法、格式常见问题如何自我检查与修改以下是英文书信写作中最常见的错误及改进方法有效的自我检查流程内容检查确保包含所有必要信息，逻辑清晰常见错误改进建议结构检查确认格式正确，各部分排版得当称呼后使用错误标点正式信Dear Mr.Wang,英式语法拼写使用拼写检查工具，注意时态一致性或Dear Mr.Wang:美式非正式语气检查确保语气与书信目的和收信人关系相符信Hi John,最终审读大声朗读全文，检查流畅度和自然度日期格式混乱统一使用一种格式15th May,2023英式或May15,2023美式称呼与结束语不匹配Dear Sir/Madam,→Yoursfaithfully,Dear Mr.Smith,→Yours sincerely,首段未说明写信目的开门见山，在第一段清楚说明写信原因书信写作资源推荐在线范文库英文写作辅助工具相关学习网站链接Purdue OnlineWriting Grammarly语法和拼写检Cambridge EnglishWrite LabOWL提供各类英文书查工具，有免费和付费版Improve提供即时写作反馈信写作指南和范例本的学习平台Hemingway Editor帮助简The BalanceCareers专业化句子，提高可读性BBC LearningEnglish提供的商务信函和电子邮件模商务英语和日常英语写作技板巧ProWritingAid全面的写作English Club面向英语学习分析和改进建议British CouncilLearn者的书信写作资源English丰富的英语学习资源，包括书信写作Language Tool多语言语法Harvard BusinessReview和风格检查器高质量商务沟通范例和分ESL Gold针对非英语母语者析的写作指导这些资源可以帮助你不断提升英文书信写作能力，建议根据自己的需求和水平选择适合的工具和参考资料总结与提升路径书信写作的实用价值鼓励多读多写，积累表达掌握英文书信写作不仅是一项语言技能，更是现代社会中不可或缺的交流能力•增强职场竞争力，提升专业形象•扩展国际交流机会，建立全球人脉•提高跨文化沟通效率，避免误解•培养逻辑思维和表达能力持续练习的重要性书信写作能力需要通过持续的实践来提升•定期写作，保持语言感觉•主动寻求反馈，不断改进•关注时代变化，更新写作风格•学习优秀范例，积累表达方式提升书信写作能力的三步法阅读广泛阅读优质英文书信范例，感受地道表达模仿模仿经典表达和结构，建立写作框架创新发展个人风格，灵活运用所学知识致谢与提问感谢聆听希望本课程的内容能够帮助大家提升英文书信写作能力，在学习、工作和生活中更加自信地进行书面交流欢迎提问与交流课程资源获取后续学习建议本课件的电子版和补充学习材料将通建议结合实际需求，选择特定类型的过学习平台分享，请注意查收相关通书信进行重点练习，如求职信、学术知邮件等联系方式如有任何问题或需要个别指导，欢迎通过以下方式联系[教师邮箱]。