《OA使用培训课件》

使用培训课件OA什么是系统？OAOA（办公自动化）系统是一套为提升组织协作效率而设计的综合性办公平台它通过数字化手段，整合企业各类办公资源和流程，实现日常工作的自动化处理与管理OA系统不仅仅是一个简单的工具，更是企业数字化转型的基础设施，它涉及•流程化办公将传统纸质审批转为线上流转•知识管理集中存储和共享企业知识资产•业务驱动通过数据分析支持管理决策系统的价值OA90%40%100%减少纸质流转加快决策速度全面权限管控流程自动化显著降低企业运营成本，减少纸质文实时沟通协作机制帮助管理层更快做出决策，缩精细化的权限设置兼顾信息安全与合规要求，保件处理，提高资源利用效率短项目周期，提高市场响应速度障企业数据安全系统整体架构图OA流程管理文件管理处理各类审批流程，实现无纸化办公集中存储、共享和版本控制企业文档多终端支持考勤管理PC端与移动端无缝衔接，随时处理工作员工打卡、请假、加班等考勤记录核心功能一览OA123文档与流程沟通与协作管理与控制•文件管理企业文档的存储、共享与协•通讯录企业员工联系方式管理•考勤管理员工出勤情况记录与统计作•审批中心集中处理各类待办事项•任务管理工作任务分配与进度跟踪•流程管理各类审批流程的创建与跟踪•日程安排个人与团队日程协调•公告管理企业通知的发布与查看•会议管理会议预约、纪要记录与共享文件管理模块详解功能特点•多格式支持Word、Excel、PDF等各类文档的上传与下载•版本管理自动记录文档修改历史，支持版本回溯•权限设置细粒度的文档访问权限控制•文件检索全文搜索，快速定位所需文档•共享协作支持团队成员共同编辑和评论流程管理模块详解流程审批流程创建审批人收到通知，查看流程详情并作出审批决定根据业务需求选择合适的流程模板，填写必要信息并提交流程归档流程跟踪完成审批后自动归档，便于后续查询和统计分析发起人可实时查看流程进度，了解当前审批状态流程管理实操演示以用章申请为例创建流程申请填写表单选择用章申请模板，填写用章用途、数量、使用时间等信息提交申请确认信息无误后提交，系统自动发送至对应审批人跟踪进度通过我的申请查看当前审批状态和处理记录表单元素与子表说明表单元素类型•文本字段单行、多行文本输入•明细子表支持多行数据录入•图片上传支持拍照或本地上传•附件支持各类文件上传•日期时间日期选择器和时间选择•选择控件下拉、单选、多选等子表数据关系子表可实现主表与明细数据的关联，例如采购申请中的物品清单、费用报销中的报销明细等系统支持子表数据的汇总计算，自动统计金额、数量等数值数据选项和自定义字段基础控件类型级联选项设置审批类型字段•下拉选项单选或搜索选择•二级目录如省份-城市联动•审批人选择固定人员或动态角色•单选/多选框适用于固定选项•三级目录如部门-职位-人员•审批意见文本、附件等复合类型•日期控件日期、时间或日期范围•数据联动选择不同选项显示不同字段•条件字段影响流程走向的关键项•数字控件支持精度和计算公式审批中心与消息提醒审批中心功能•待办事项清晰展示需要处理的流程•已办事项记录已处理的历史流程•我的申请跟踪个人发起的所有流程•代办设置临时授权他人代为审批消息提醒机制•系统提醒审批到达、流程变更等通知•逾期预警对超时未处理流程进行提醒•多渠道推送支持系统内消息、邮件、短信和移动端推送会议管理模块会议预约通知发送在系统中创建会议，设置会议主题、会议创建后，系统自动向参会人员发时间、地点、参会人员等信息系统送会议通知，并在临近会议时发送提会自动检查会议室和参会人员的可用醒参会人员可以在系统中确认是否性，避免时间冲突参加会议纪要会议结束后，可以在系统中上传会议纪要，自动与会议关联并共享给所有参会人员，便于后续跟进和查阅通讯录管理智能通讯录特点•自动同步组织架构，反映最新人员变动•员工离职、转岗自动更新，无需手动维护•支持按部门、职位、姓名等多维度检索•一键发起短信、电话、邮件等沟通•个人名片功能，方便查看员工详细信息•自定义分组，创建常用联系人列表通讯录与人力资源系统紧密集成，确保员工信息的准确性和及时更新无论是内部沟通还是对外联系，都能快速找到所需联系人，提高沟通效率日程与任务管理1日程安排创建个人日程，设置提醒时间和重复规则系统自动同步会议、出差等相关活动，提供全面的时间视图2任务分派创建工作任务，指定负责人和截止日期可以添加任务描述、附件和相关链接，确保任务信息完整3进度跟踪任务执行人可以更新任务进度、添加工作记录管理者可以实时查看所有任务的完成情况4团队协作共享团队日程，了解同事工作安排团队任务板展示所有成员的任务分配和进度，促进协作考勤管理模块核心功能•日常打卡上下班签到，自动计算工时•补卡申请忘记打卡后提交补卡申请•请假管理各类假期申请与审批•加班申请加班申请、审批与统计•外勤管理外出、出差等特殊情况记录•考勤报表个人和部门考勤数据统计•异常预警自动识别并提醒考勤异常报表统计模块系统使用报表审批效率报表考勤统计报表统计OA系统各模块的使用频率、活跃用户分析各类流程的平均审批时长、滞留环节、汇总员工出勤、请假、加班等数据，按部门数、访问高峰期等数据，为系统优化提供依审批通过率等指标，发现流程瓶颈并优化或个人维度展示，便于管理层掌握人力资源据状况固定资产与图书管理固定资产管理图书管理•资产入库新购资产登记与编码•图书入库新书登记与分类•资产领用员工领用申请与审批•借阅管理借阅申请与归还记录•资产调拨部门间资产转移记录•逾期提醒自动提醒逾期未还•资产维修维修申请与进度跟踪•图书检索按书名、作者等搜索•资产报废报废申请与审批流程•借阅统计热门书籍与借阅趋势•资产盘点定期盘点与结果记录团队绩效与员工管理目标制定部门和个人KPI设定，明确考核指标和权重，形成目标责任书过程跟踪定期更新工作进度，记录关键成果，管理者可随时查看并给予指导绩效评估自评、上级评价、跨部门评价，生成综合绩效得分结果反馈绩效面谈，确认评估结果，制定改进计划，与激励措施挂钩权限与角色管理菜单权限控制用户可见和访问的系统功能模块，根据职位和工作需要分配相应菜单权限，确保用户只能看到与其工作相关的功能操作权限控制用户在各模块中的具体操作权限，如查看、新增、修改、删除等，细化到按钮级别的精确控制，防止越权操作数据权限限定用户可访问的数据范围，如本人数据、本部门数据或全公司数据，实现数据隔离和保密，保护敏感信息安全角色体系预设常用权限组合形成角色，简化权限分配，角色可以基于组织架构或业务职能设置，支持一人多角色的灵活配置管理后台基本操作用户管理系统设置•新增用户创建账号并设置初始密码•基础参数系统名称、Logo、版权信息•用户编辑修改用户基本信息和权限•工作日历节假日和工作日设定•用户禁用/启用控制账号状态•消息设置系统通知和提醒规则•密码重置帮助用户找回密码安全设置组织机构管理•密码策略密码复杂度和有效期•部门创建建立企业组织架构树•登录控制失败锁定和IP限制•人员调整员工部门调动和汇报关系变更•岗位设置创建职位并关联职责权限个性化定制与自定义菜单界面主题首页布局常用功能系统提供多套界面主题供用户选择，包括用户可以自定义首页的组件和布局，如待系统支持将常用功能添加到收藏夹，一键不同的配色方案和布局风格用户可以根办事项、日程安排、公告通知等通过拖访问高频使用的功能模块用户可以根据据个人喜好切换主题，让工作界面更加舒拽方式调整组件位置和大小，打造个性化工作习惯自定义导航菜单，提高操作效适工作台率知识管理与企业文化规章制度管理企业文化建设集中存储和管理企业各类规章制度文档，包括OA系统提供专门的企业文化展示平台，包含•人事制度招聘、薪酬、考核等相关政策•企业愿景与使命宣言•财务制度报销、预算、审批等财务规定•核心价值观与企业精神•行政制度办公、安全、后勤等管理制度•企业活动照片墙和视频库•业务流程标准作业程序和工作指南•员工风采展示和优秀事迹系统支持文档版本管理，记录制度的修订历史，确保员工始终访问最新版本的规章制度系统移动端应用OA原生移动应用微信集成钉钉集成专为iOS和Android设计的OA移动应用，提供通过微信小程序或企业微信，实现在微信环境中与钉钉深度集成，实现OA流程在钉钉中的审批流畅的移动办公体验支持推送通知、指纹登录处理OA事务利用微信的普及性，降低员工使和处理结合钉钉的通讯录和即时通讯功能，提等移动设备特性，随时随地处理工作事务用门槛，无需安装额外应用即可办公供一站式移动办公解决方案典型场景实用案例一采购申请1需求提出申请人填写采购申请单，明确采购物品、数量、预算和用途，上传相关询价资料作为附件2部门审批部门主管审核采购必要性和预算合理性，可以退回修改或批准进入下一环节3财务审核财务部门审核预算是否符合财务制度，确认资金可用性，并给出财务建议4采购执行采购部门接收审批通过的申请，联系供应商，执行采购流程，并更新采购状态5验收入库货物到达后，申请人确认验收，物品入库，流程自动关联到固定资产管理系统典型场景实用案例二员工请假提交申请员工在OA系统中选择请假类型（年假/病假/事假等），填写请假时间段和事由，提交请假申请直属领导审批直属领导收到请假通知，考虑工作安排后作出审批决定，可批准、驳回或建议调整请假时间人事部门备案人事部门对请假申请进行备案，检查假期余额，确认请假符合公司规定，完成最终审批考勤系统联动审批通过后，系统自动将请假信息同步到考勤系统，相应时间段自动标记为请假状态常见问题与排查方法登录失败权限不足可能原因密码错误、账号锁定、网络问题可能原因权限配置错误、角色变更未更新排查方法排查方法

1.确认用户名和密码是否正确

1.联系系统管理员核查当前权限设置

2.检查账号是否被锁定（连续多次密码错误）

2.确认是否有角色或岗位变动

3.测试网络连接是否正常

3.查看具体功能的权限要求

4.清除浏览器缓存后重试流程打不开消息不推送可能原因浏览器兼容性、流程数据异常可能原因通知设置关闭、浏览器阻止、离线状态排查方法排查方法

1.尝试使用推荐的浏览器（Chrome/Edge）

1.检查个人消息设置是否正确

2.检查流程是否被撤回或作废

2.允许浏览器接收通知

3.查看流程ID，联系技术支持检查数据

3.确认网络连接是否正常

4.检查消息中心的未读消息提高系统使用效率的小技巧OA键盘快捷键个性化设置•Alt+1~9快速切换模块•自定义首页布局，突出重要信息•Ctrl+S保存当前表单•设置消息提醒方式，避免打扰•Ctrl+Enter提交表单•调整字体大小，优化阅读体验•F5刷新当前页面时间管理建议•Esc关闭弹窗或取消操作•每日固定时间集中处理OA待办事项流程模板•使用日程提醒，避免遗漏重要任务•创建常用表单模板，一键调用•设置流程收藏夹，快速访问高频流程•使用流程复制功能，减少重复填写培训考核与反馈模拟考试通过OA系统在线测试模块，将开展一次模拟考试，考察对系统各功能的掌握程度测试内容包括基本操作、流程处理、常见问题解决等方面，满分100分，合格线为80分实操演练根据岗位特点，分组进行针对性的实操演练，完成指定的任务场景例如创建特定流程、处理文档管理、设置日程与会议等，由培训讲师现场评分和指导培训反馈培训结束后，请通过系统内的问卷调查提交培训反馈，评价培训内容和效果，提出改进建议您的反馈将帮助我们不断优化培训课程和系统功能积分奖励系统发展趋势展望OAAI赋能智能办公系统深度集成人工智能技术将深度融入OA系统，实现智能审批建议、自动文档分OA系统将与企业ERP、HR、CRM等系统实现更深层次的集成，打破类、智能会议纪要生成等功能流程机器人可以根据历史数据和规则，数据孤岛，构建统一的企业数字化平台业务数据可以在不同系统间无自动处理常规审批，大幅提高效率缝流转，提供全面的业务视图移动办公升级低代码开发平台随着5G技术普及，移动办公将更加流畅和功能完备视频会议、大文件传输、实时协作等高带宽应用将成为标配，办公将不再受物理空间限制总结与答疑培训内容回顾常见疑问解答•系统使用过程中遇到的问题，可随时向IT服务台求助01•各部门指定OA系统联络员，负责部门内的日常培训和答疑OA系统概述与价值•公司内网提供详细的OA操作手册和视频教程•每月定期举办OA系统问答日活动，解决使用难题02核心功能模块详解03流程与表单操作04移动应用与集成05典型应用场景案例OA系统是企业数字化转型的重要支撑，通过流程优化和信息共享，显著提升工作效率和管理水平希望通过本次培训，大家能够充分利用系统功能，将OA系统真正融入日常工作中。