差旅制度培训课件

差旅制度培训课件第一章差旅制度背景与意义政策依据管理目标实施意义基于国家及教育部相关财务管理规定，结规范差旅行为，提高资金使用效益，加强通过智能化管理平台，实现差旅全流程线合单位实际情况制定的差旅管理体系内部控制，防范财务风险上管理，提升工作效率与合规性差旅管理的重要性差旅费用是单位重要运营成本•占单位年度预算的显著比例，是主要经费支出项目之一•涉及人员广泛，几乎覆盖所有教职工•管理难度大，易出现合规性问题合理管理带来的收益•降低运营成本，优化资源配置•提高财务管理效率，减少人工审核负担高校差旅管理现状万

14.3%350025%年均增长率年度支出报销延误率2016-2019年南开大学差旅费用年均增长速差旅费年度支出总额，是学校重要经费支出项传统管理模式下，报销单据存在问题或延误的度，增速明显高于同期预算增长目比例差旅管理面临的主要挑战标准复杂，掌握难发票不合规问题不同职级人员差旅标准不同，特殊情况例外规定繁多，员工难以酒店发票税率不符、机票行程单缺失、打车发票信息不全等问题全面掌握导致报销受阻公务卡管理风险财务审核效率低公务卡逾期还款导致的信用风险，以及先消费后审批的不规范行为普遍存在差旅费用增长趋势差旅制度的政策依据12013年12月财政部印发《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行〔2013〕531号），明确了中央和国家机关工作人员国内差旅费管理基本原则22016年6月教育部印发《教育部直属高校差旅费管理实施细则》，对高校差旅费报销流程、标准等作出具体规定32019年3月财政部、教育部联合发文，要求高校加强差旅费管理，实施公务卡强制结算，推动差旅管理信息化建设42021年9月智慧校园差旅管理系统简介系统集成与数据互通•与财务系统深度对接，实现经费实时查询与冻结•与人事系统联动，自动匹配人员职级与差旅标准•与科研项目管理系统集成，支持项目经费使用管控主要功能模块•差旅申请与审批管理•机票、酒店在线预订•差旅报销与费用核算•差旅数据分析与报表智慧校园差旅管理系统实现了差旅管理全流程线上化、智能化，从源头规范差旅行为，提升管理效率第二章差旅流程与管理规范差旅申请流程详解填写申请生成申请号登录差旅系统，填写出差事由、行程安排、参与人员、经费来源等系统自动生成唯一申请号，作为此次差旅的唯一标识，用于后续预信息订和报销经费冻结提交审批系统根据行程预估差旅费用，自动冻结对应项目经费，确保资金充申请提交后自动流转至审批人，并发送微信提醒可选择多项目经足费分担差旅费用差旅申请是规范差旅行为的第一道关口，通过线上申请系统，实现了差旅事前审批与经费管控，解决了传统先出差后报销的管理漏洞差旅审批机制多级审批流程•系根据单位管理权限自动匹配审批人•通过微信、邮件等多渠道通知审批人•支持PC端和移动端在线审批，提高效率•审批意见全程留痕，确保责任明确审批原则•必须事前审批，未经审批不得出差•差旅事由必须符合工作需要•差旅标准必须符合规定•经费来源必须合规且充足审批通过后方可进行后续机票酒店预订，有效防止了无计划、无审批的乱出差现象机票与酒店预订规范正高级职称飞机经济舱/火车软卧/高铁一等座住宿标准500元/天（省会城市600元/天）副高级职称飞机经济舱/火车硬卧/高铁二等座住宿标准450元/天（省会城市550元/天）中级职称飞机经济舱/火车硬卧/高铁二等座住宿标准400元/天（省会城市500元/天）初级及以下飞机经济舱/火车硬座/高铁二等座住宿标准350元/天（省会城市450元/天）系统根据人员职级自动匹配差旅标准，超标订单系统自动拦截，无法提交提供授信订票与自付订票两种方式，满足不同场景需求差旅标准与费用控制交通费标准住宿费标准按照职级确定不同交通工具等级，原则上需选择经济便捷方式出行不同城市、不同职级人员住宿费标准不同，原则上住宿费不得超标伙食补助与市内交通补助特殊情况审批要求•伙食补助120元/人/天乘坐商务舱/头等舱校领导审批，特殊情况说明•市内交通补助80元/人/天自驾车出差需事前申请，保险自理•实行包干制，据实发放，不需提供发票•会议提供餐饮的，按规定扣减伙食补助跨级别出行需提供说明，部门领导审批事前管控避免超标，保障报销顺利，减少不必要的麻烦差旅流程示意图申请阶段填写差旅申请→提交审批→审批通过→获取唯一申请号预订阶段系统内预订机票/酒店→自动匹配差旅标准→超标自动提醒→完成预订差旅阶段按计划出差→公务卡结算→保存票据→行程变更需审批报销阶段填写报销单→上传票据→系统自动核算→审批→财务报销差旅费用报销流程填写报销明细差旅结束后7个工作日内补充差旅费用明细，包括交通费、住宿费、伙食补助、市内交通补登录差旅系统，通过申请号调取差旅信息，系统自动预填写报销单助等，上传电子发票和其他凭证内容审批与报销系统智能审核报销单经部门负责人、财务部门审核后，系统自动生成财务凭证，系统自动核验发票真伪、费用标准合规性，计算补助金额，生成报直接报销入账销凭证财务审核重点核算补助及自付费用，系统自动对超标、违规情况进行提示，确保报销合规高效差旅对账与结算授信预订结算模式差旅平台服务商先行垫付机票、酒店等费用，定期与单位进行对账结算，减少报销环节对账流程

1.平台每月提供消费明细账单

2.财务部门核对账单与差旅系统记录

3.确认无误后统一支付服务商

4.系统自动生成财务凭证入账电子发票管理平台预订的机票、酒店等产生的电子发票自动回传至系统，减少教职工保管纸质发票的负担，提升财务工作效率差旅管理系统的优势降低成本提高效率通过集中采购、协议价格，年均节省差旅费用15%以上将传统2-3周的报销周期缩短至3-5个工作日，大幅提升差旅管理效率风险防控事前审批、标准控制、发票验真，从源头防范财务风险提升体验数据支持简化流程，提供移动端操作，提升师生满意度提供全面差旅数据分析，支持精细化管理决策第三章差旅费用报销与风险防控差旅费用报销合规要求合规发票标准报销单据完整性•机票必须提供行程单和电子客票•差旅审批单（系统自动生成）•酒店发票必须为住宿费，不得包含餐饮等其他费用•差旅费报销单（系统自动关联行程）•出租车发票需注明起止地点•交通费票据（含行程单）•发票抬头必须为单位全称•住宿费发票•电子发票需通过系统验真后方可报销•会议通知、邀请函等证明材料•超标准情况说明及审批文件常见不合规发票情况

1.发票税率不符（住宿费应为6%增值税税率）

2.发票内容与实际不符（如住宿费发票开具为会议费）

3.发票抬头错误或与报销人不符

4.发票超过报销时效（应在差旅结束后一个月内报销）公务卡使用规范公务卡结算要求•单位工作人员出差必须使用公务卡结算•差旅费在1000元以上的必须刷卡支付•特殊情况无法刷卡需提供书面说明•公务卡只能用于公务支出，不得私用公务卡还款管理•差旅结束后应立即办理报销，确保及时还款•财务部门优先处理临近还款期的公务卡报销•系统自动提醒公务卡还款期限风险提示•逾期还款产生的利息和滞纳金由个人承担公务卡逾期还款将影响个人信用记录，导致征信不良记录，影响个人贷款、信用卡申请等同时也会影响单位公务卡整体使用额度差旅费用常见违规行为及后果超标准消费虚假报销未经审批超标准乘坐交通工具或入住高档酒店，超出标准部分不予报销，情节严重者虚构差旅事实，使用虚假发票报销，一经发现将收回款项，给予纪律处分，严重者移通报批评送司法机关公务卡私用拆分报销将公务卡用于个人消费，将个人费用在单位报销，属于违纪行为，将给予党纪政纪处将大额差旅费拆分为多个小额报销，规避公务卡使用，属于违规行为，将退回报销并分通报批评警示案例某高校教师张某虚构出差事实，使用虚假住宿发票报销差旅费5600元，被举报后经查实，不仅收回违规款项，还受到党内严重警告处分，并被通报全校差旅风险防控措施事前风险防控事后风险防控•严格执行事前审批制度，无审批不得出差•差旅数据多维度分析，识别异常模式•系统自动控制差旅标准，超标自动提示•建立高频出差人员黑名单制度•经费额度实时冻结，确保资金充足•定期开展差旅专项检查与审计•差旅申请必须说明明确事由和必要性•违规案例通报，强化警示教育事中风险防控•系统对接国家发票查验平台，验证发票真伪•预订信息与报销信息自动比对，防止篡改•行程变更必须经过审批，留存变更记录差旅费用节约策略优先使用协议酒店提前预订机票单位与多家连锁酒店签订了长期协议，享受8折以上优惠价格，同统计显示，提前15天预订机票可节省约25%费用，提前7天预订可时确保发票合规，简化报销流程节省约15%费用建议合理规划行程，提前预订合理安排会议方式统筹规划行程对于短时间、小规模会议，优先考虑线上会议方式，减少不必要的相近时间、相近地点的出差活动应尽量合并安排，减少重复出行，差旅支出近年来，线上会议已成为重要补充形式提高差旅效率，节约差旅费用案例分享高校差旅管理成功经验南开大学智慧差旅平台应用成效•系统上线一年内，差旅管理效率提升35%•报销周期从平均15天缩短至5天•差旅费用节约率达

16.8%•教职工满意度从72%提升至91%•财务人员工作量减少40%关键成功因素

1.领导高度重视，将差旅管理纳入学校内控体系

2.全流程信息化管理，实现事前、事中、事后全过程控制

3.持续培训与宣传，提升师生对制度的认可度

4.注重用户体验，不断优化系统功能差旅管理改革成果获教育部表彰2022年，南开大学智慧差旅管理平台入选教育部财务管理信息化优秀案例，获得高校财务管理创新一等奖差旅制度常见问题答疑问出差期间遇到紧急情况需要变更行程怎么办？问邀请外部专家来校，其差旅费如何报销？答需在差旅系统提交行程变更申请，说明变更原因，经审批后答外部专家差旅费由邀请部门负责报销，需填写《外部人员差方可变更特殊紧急情况可先电话报备，事后补办手续旅费报销单》，并附邀请函、专家身份证复印件等材料问参加会议的差旅费与普通出差有何不同？问差旅途中发生的市内交通费如何报销？答参加会议需提供会议通知作为附件，若会议方统一安排食答市内交通费实行包干制，按照规定标准发放，无需提供票宿，伙食补助按规定标准的30%发放，住宿费实报实销据但往返机场（车站）的交通费凭票据实报实销差旅管理相关法规与文件汇总1国家层面文件2单位内部规定3操作指南与表格•《中央和国家机关差旅费管理办•《单位差旅费管理办法》（2021年•《智慧差旅管理系统用户操作手法》（财行〔2013〕531号）修订版）册》•《关于加强和改进教育部所属高校•《单位公务卡使用管理规定》•《差旅费报销常见问题解答》差旅费管理的指导意见》（教财•《单位会议费管理办法》•《差旅报销流程图解》〔2019〕12号）•《单位财务报销管理规定》•《特殊情况差旅费报销申请表》•《中央预算单位公务卡管理办法》（财库〔2015〕55号）以上文件均可在单位OA系统规章制度栏目或财务处网站下载查阅如有疑问，请咨询财务处差旅管理专员差旅管理系统操作演示系统登录与申请

1.通过单位门户网站或微信企业号登录

2.选择差旅申请，填写出差信息

3.选择经费来源，可选择多项目分摊

4.提交审批，等待审批通过机票酒店预订

1.审批通过后进入预订界面

2.选择符合标准的航班和酒店

3.确认预订信息，选择支付方式

4.完成预订，系统自动生成订单报销操作

1.差旅结束后，选择报销申请

2.输入申请号，调取差旅信息

3.上传发票照片，填写报销信息

4.提交报销申请，等待财务审核差旅管理培训总结内控合规1严格遵守差旅制度，确保经费使用合法合规规范管理2全流程线上管理，实现差旅行为规范化、标准化提质增效3简化流程，提高效率，优化资源配置，降低管理成本服务保障4改善师生体验，提供便捷高效的差旅服务，保障教学科研活动顺利开展规范差旅行为是加强单位内部控制、防范财务风险的重要举措通过智慧差旅管理系统，我们实现了事前有审批、事中有监控、事后有检查的全流程管理，既保障了资金安全，又提高了管理效率，为单位高质量发展提供了有力支撑培训后行动计划各部门行动要点财务处后续支持•指定部门差旅管理联络人，负责本部门差旅制度宣传•设立差旅管理专线电话，提供咨询服务•组织本部门教职工熟悉差旅系统操作•定期发布差旅管理FAQ，解答常见问题•定期检查本部门差旅执行情况，发现问题及时纠正•组织专题培训，深化差旅管理理念•收集教职工对差旅管理的意见建议，反馈给财务处•持续优化系统功能，提升用户体验教职员工行动要点•熟练掌握差旅系统操作•严格遵守差旅标准和规定•规范使用公务卡，及时报销•主动学习差旅政策，提高合规意识差旅管理的成功实施需要全员参与、共同努力财务处将持续跟踪差旅管理实施情况，根据反馈不断完善制度和流程，推动差旅管理再上新台阶谢谢聆听联系方式后续支持差旅管理咨询专线010-12345678差旅管理手册及培训视频已上传至财务处网站邮箱travel@university.edu.cn每周三下午2-5点为差旅咨询开放日系统问题反馈IT服务中心010-87654321欢迎提出宝贵意见，共同完善差旅管理体系。