写信教学英文课件

英文写信教学课件第一章写信的重要性与基本概念为什么要学写信？沟通桥梁职场必备写信是人类最古老且最有效的沟通在现代职场中，无论是求职申请、方式之一，无论是个人情感表达还商务洽谈、客户维护还是团队协是商务合作洽谈，都需要通过文字作，都离不开书面沟通掌握英文来传递准确的信息在全球化的今写信技巧，不仅能提升工作效率，天，英文写信能力更是跨越语言和更能展现专业素养和个人魅力文化障碍的重要工具终身技能写信技能是一项终身受用的能力，它不仅帮助我们在学术研究、社交活动中游刃有余，更能在关键时刻发挥重要作用清晰、礼貌、专业的写信风格会让你在人群中脱颖而出写信的基本结构0102开头（称呼）正文（内容主体）信件的开头部分包括日期、收信人地址和称呼正文是信件的核心部分，需要根据写信目的组织这是建立第一印象的关键部分，需要根据收信人内容通常分为三个段落开篇说明写信目的，的身份和关系选择合适的称呼方式主体部分详细阐述，结尾段总结或提出期望•正式场合Dear Mr./Ms./Dr.+姓氏•熟人之间Dear+名字•第一段简明扼要说明写信目的•不确定性别Dear+全名•中间段详细展开主要内容•最后段总结要点或表达期待03结尾（礼貌结束语和签名）结尾部分体现写信人的修养和对收信人的尊重结束语的选择需要与信件的正式程度保持一致，签名则要清晰可辨•正式结尾Sincerely,Yours faithfully•友好结尾Best regards,Warm wishes•亲密结尾Love,Yours affectionately写信的三大原则清晰（）简洁（）礼貌（）Clear ConciseCourteous清晰是有效沟通的首要原则文字表达要准确无误，逻简洁意味着用最少的文字表达最多的信息避免冗长的礼貌体现在对收信人的尊重和考虑上语气要得体，措辑清楚，避免使用含糊不清的词汇或复杂的句式结构句子和不必要的修饰词，直奔主题每个词汇都应该有辞要恰当，即使在表达不同意见或投诉时也要保持文明每个段落都应该有明确的主题，句子之间的连接要自然其存在的价值，删除一切多余的表述和尊重礼貌的沟通能够建立良好的关系基础流畅•删除重复和冗余内容•使用礼貌用语•使用简单直接的词汇•使用主动语态•考虑收信人感受•避免专业术语的滥用•避免过度修饰•避免命令式语气•确保语法正确•控制句子长度•表达感谢和歉意•段落主题明确好的写信技巧如同优雅的舞蹈，清晰、简洁、礼貌三者缺一不可，共同构成完美的沟通艺术一封信的结构示意图信头部分包含寄信人地址、电话、邮箱和写信日期这部分信息让收信人能够快速了解信件来源和时间背景收信人信息收信人的姓名、职务、公司名称和完整地址准确的收信人信息确保信件能够准确送达目标称呼语根据关系亲疏和正式程度选择合适的称呼，如Dear Sir/Madam或Dear Mr.Smith正文内容信件的主要内容，通常分为开头、主体和结尾三个段落，逻辑清晰，层次分明结束语与签名礼貌的结束语如Sincerely yours，后跟手写签名和打印姓名第二章写信格式详解深入了解不同类型信件的格式要求与写作规范信件格式分类商务信件商务信件用于正式的商业场合，包括求职申请、商业洽谈、客户沟通等这类信件要求格式严谨、语言正式、内容专业•格式规范统一•语言正式专业•内容简洁明了个人信件个人信件通常用于朋友、家人或熟人之间的沟通，语气相对轻松友好，格式也更加灵活这类信件注重情感表达和个人关系的维护•语言轻松自然•可使用缩写和口语化表达•格式相对灵活电子邮件电子邮件是现代最常用的沟通方式，兼具正式和非正式的特点根据收信人和内容的不同，可以调整正式程度和语言风格•主题行清晰明确•格式灵活多样•可附加文件商务信件格式要点信头（）Letterhead商务信件的信头包含公司名称、地址、电话、传真和电子邮件地址如果使用公司信纸，这些信息通常已经印制在纸张上个人写商务信件时，需要在右上角写明自己的联系信息和日期收信人地址（）Inside Address在日期下方2-4行处，左对齐写明收信人的完整信息，包括姓名、职务、公司名称、地址这个部分的信息必须准确无误，确保信件能够准确送达称呼（）Salutation商务信件的称呼必须正式，通常使用Dear Mr./Ms./Dr.+姓氏如果不知道收信人性别，可以使用Dear+全名对于不知道具体收信人的情况，使用Dear Sir/Madam正文分段商务信件的正文需要分段清晰，每段之间空一行第一段简明扼要地说明写信目的，中间段落详细阐述要点，最后一段总结或提出具体要求结束语与签名商务信件常用的结束语包括Sincerely,Yours faithfully,Best regards等签名部分包括手写签名、打印姓名和职务头衔格式要点商务信件使用单倍行距，段落之间空一行，左边距对齐，使用12号标准字体（如Times NewRoman或Arial）整体布局要整洁美观，体现专业性个人信件格式要点灵活的称呼个人信件的称呼可以更加随意和亲切，如Hi Sarah,Hello Tom,Dear Mom等称呼的选择取决于你与收信人的关系亲密程度轻松的语调个人信件可以使用更加轻松自然的语言，包括缩写、口语化表达和情感化的词汇这种风格有助于拉近彼此的距离，增强情感连接个性化内容个人信件的内容通常包括近况分享、情感表达、回忆往昔或未来计划等可以加入一些私人笑话或共同记忆，让信件更具个人色彩温馨的结尾个人信件的结尾用语通常比较温馨，如Best wishes,Take care,Love,Miss you等，后跟名字或昵称即可电子邮件格式注意事项1主题行的艺术主题行是收信人看到的第一印象，必须简洁明了地概括邮件内容好的主题行能够提高邮件的打开率和回复率避免使用过于笼统的词语，如重要、紧急等，而应该具体描述邮件内容•长度控制在6-10个单词•包含关键词和具体信息•避免全大写字母•可以使用数字和日期2专业邮箱地址使用正式、专业的邮箱地址非常重要，特别是在商务沟通中理想的邮箱地址应该包含你的真实姓名，避免使用过于随意或幼稚的用户名•使用姓名组合•避免数字过多•选择知名邮件提供商•保持简洁易记3礼貌的开头电子邮件的开头称呼要根据与收信人的关系和沟通的正式程度来选择即使是电子邮件，基本的礼貌和尊重仍然不可缺少4完整的签名专业的邮件签名应该包含你的姓名、职位、公司名称、联系电话和邮箱地址这不仅体现专业性，也方便收信人联系你注意事项发送邮件前务必检查收件人地址、主题行和附件错发邮件可能造成严重的职业后果，养成发送前仔细检查的习惯非常重要商务信与个人信格式对比商务信件特征个人信件特征•格式严格规范•格式相对灵活•语言正式专业•语言轻松自然•结构清晰完整•情感表达丰富•内容简洁明了•内容个性化强•用词准确恰当•可用口语表达适用场合适用场合•求职申请•朋友问候•商业洽谈•家人联系•客户沟通•节日祝福•投诉建议•感谢信函•合作提案•邀请聚会对比要素商务信件个人信件称呼方式Dear Mr./Ms.+姓氏Hi/Hello+名字语言风格正式、客观、专业随意、主观、亲切内容组织逻辑严密、结构清晰自由发挥、情感丰富结束语Sincerely,Best regardsLove,Take care第三章常见信件类型及写作技巧掌握各类信件的写作要领，提升沟通效果感谢信（）Thank YouLetter0102开头表达感谢具体说明原因感谢信的开头要直接明了地表达感谢之意，让收信人仅仅说谢谢是不够的，你需要具体说明感谢的原因立刻明白你写信的目的开头第一句话就要体现感谢和对方行为对你产生的积极影响具体的描述能让对的主题，创造积极正面的阅读体验方感受到你的真诚，也能让感谢显得更有意义•Thank youso muchfor...•描述具体的帮助内容•I amwriting toexpress mysincere gratitude...•说明对你的影响•I wouldlike tothank youfor...•提及感受到的温暖03重申谢意与期望在信件结尾处再次表达谢意，这种重复强调能够加深印象同时可以表达对未来继续合作或联系的期望，为建立长期关系奠定基础写作要点感谢信要及时发出，最好在收到帮助后24-48小时•再次表达感谢内真诚和具体是感谢信最重要的品质•表达未来期望•保持联系的意愿感谢信不仅是礼貌的体现，更是维护人际关系的重要工具一封写得好的感谢信能够让收信人感受到被重视和被认可，从而愿意在未来继续提供帮助在职场中，感谢信还能够建立你的专业形象和良好声誉感谢信示范完整示例Dear Mr.Smith,Thank youvery muchfor thegenerous scholarshipyou awardedme for the upcomingacademic year.Your supportmeans moreto me than words canexpress.This scholarshipwill significantlyreduce myfinancial burdenand allowme tofocus entirelyon mystudiesin computerscience.Thanks to your generosity,I canpursue mydream ofbecoming asoftware engineerwithout worryingabout tuitionfees.I amparticularly gratefulthat youchose tosupport studentslike mewho comefrom modestbackgrounds buthave bigaspirations.Ipromise tomake themost ofthis opportunityand workhard toachieve academicexcellence.I lookforward toupdating youon myprogressthroughout theyear andhope tomake youproud ofyour investmentin myfuture.Once again,thank youfor yourkindness andsupport.I amtrulyhonored tobe arecipient ofyour scholarship.Sincerely,Jane Doe开头亮点分析主体段落分析结尾段落分析开头直接表达感谢，明确指出感谢的具体内容（奖具体说明奖学金的意义和影响，包括减轻经济负承诺努力学习，表达期待汇报进展的意愿，再次感学金），并用means moretomethanwordscan担、专注学习、追求梦想等方面同时体现了对捐谢，体现了责任感和感恩之心express强调情感强度赠者善心的认可申请信（）Letter ofApplication开门见山说明目的申请信的开头要直接说明你申请的具体职位或机会，以及你从何处得知这个信息这样能够让HR或招聘负责人立即了解你的申请意图，提高处理效率•明确申请的职位名称•说明信息来源•表达申请意愿突出个人优势这是申请信的核心部分，需要结合职位要求来展示你的相关经验、技能和成就重点是要证明你是这个职位的最佳人选，而不是简单罗列所有经历•相关工作经验•专业技能和资质•具体成就和贡献•与职位的匹配度表达期待并提供后续行动结尾要表达对面试机会的期待，并主动提及你将如何跟进这种主动性能够体现你对这个职位的重视程度和职业素养•期待面试机会•提供联系方式•说明跟进计划成功秘诀研究目标公司和职位要求，量身定制申请信内容避免使用模板，要体现你对这个特定职位的了解和兴趣申请信示范求职申请信完整示例Dear HiringManager,I amwriting toapply forthe positionof MarketingCoordinator atABC Company,which Ilearnedabout throughyour companywebsite.With mybackground in digital marketingand mypassion forinnovativemarketing strategies,I believeI would be avaluable additiontoyourteam.My threeyears ofexperienceindigital marketing atXYZ Agencyhave equippedme withcomprehensive skillsin social mediamanagement,content creation,and dataanalysis.I successfullymanaged socialmedia campaignsthat increasedclientengagement by45%and leda teamof fivejunior marketerson aproject thatgenerated$500K innewbusiness.My proficiencyin GoogleAnalytics,Adobe CreativeSuite,and varioussocialmediaplatforms alignsperfectlywith therequirements listedin yourjob posting.What particularlyattracts meto ABCCompany isyourcommitment tosustainable marketingpractices andcommunity engagement.I amexcited abouttheopportunity tocontribute toyour innovativemarketing initiativeswhile growingmy careerin acompany thatsharesmy values.I wouldwelcome theopportunity todiscuss howmy experienceand enthusiasmcan contributetoABC Companyscontinued success.I amavailable for an interviewat yourconvenience andwill followupwith aphone callnext weekto ensureyou receivedmy application.Thank youfor yourtime andconsideration.I lookforward tohearing fromyou soon.Best regards,John Smith精准定位具体成就明确指出申请的具体职位和公司名称，显示对目标的清晰认识用数据和具体例子证明个人能力，如增长45%、创造50万美元业务等价值契合主动跟进表达对公司文化和价值观的认同，显示长期合作的潜力承诺将主动联系，展现积极主动的职业态度投诉信（）Letter ofComplaint客观描述问题1以事实为准，客观描述遇到的问题，包括时间、地点、涉及人员等具体信息避免情绪化语言，保持冷静和理性的态度2说明影响和损失清楚地说明问题给你带来的不便、损失或困扰，让对方理解问题的严重性和紧迫性提出合理解决方案3建议具体、合理的解决方案，如退款、更换产品、道歉或改进服务等方案要现实可行4设定回复期限礼貌地请求在特定时间内得到回复，这能够促使对方及时处理你的投诉写作原则即使很愤怒，也要保持礼貌和专业的语调攻击性的语言往往会让问题复杂化，不利于问题的解决投诉信示范产品质量投诉信Dear CustomerService Manager,I amwriting toexpress mydissatisfaction witha recentpurchase fromyour onlinestore.On March15th,I ordereda laptopcomputerOrder#12345which arrivedon March20th indamaged condition.The laptopscreen wascracked,and thekeyboard wasnot functioningproperly.Thisdefective producthas causedsignificant inconvenienceas Ineeded iturgently forwork purposes.I havebeen unableto completeimportant projects,whichhas affectedmy professionalcommitments.As aloyal customerwho haspurchased fromyour companymultiple timesover thepast threeyears,I amdisappointedby thisexperience.I expectbetter qualitycontrol froma reputablecompany likeyours.I amrequesting eithera fullrefund of$1,200or areplacementlaptop ofthe samemodel inperfect workingcondition.Additionally,I wouldappreciate expeditedshipping tominimize furtherdelays.Pleaserespond within5business dayswith yourresolution plan.I canbe reachedat[phone number]or[email address]for anyclarification.Thank youfor yourpromptattention to this matter.I lookforward toyour swiftresolution sowe cancontinue ourbusiness relationship.Sincerely,Sarah Johnson1453关键要素工作日年忠诚具体问题描述、影响说明、解决方案、时间期限合理的回复期限设定强调客户关系的价值邀请信（）Invitation Letter活动时间活动地点明确标注活动的日期、开始时间和预期结束提供详细的地址信息，包括建筑名称、房间时间如果是多日活动，要说明每日的时间号、停车指引等必要时可以附上地图或交安排通指南诚挚邀请活动目的用温暖、诚挚的语言表达对受邀者参与说明举办活动的原因和意义，让受邀者的期待和重视了解活动的重要性和参与的价值回复方式着装要求提供清晰的RSVP（请回复）信息，包括回复如果有特殊的着装要求（正装、休闲装、主期限、联系方式和回复方法题服装等），要在邀请信中明确说明优秀的邀请信不仅要提供完整的活动信息，更要让收信人感受到被重视和受欢迎语言要热情友好，信息要准确完整，这样才能确保活动的成功举办邀请信示范商务邀请信社交邀请信Dear Mr.Anderson,You arecordially invitedto attendour AnnualBusiness Conference,Dear Sarah,I hopethis letterfinds youwell!I amexcited toinvite youto mywhichwill explorethe latesttrends indigital transformationand innovationstrategies housewarmingparty as I settleinto my new home.Join meforanevening ofgood food,fortheupcoming year.Event Details:•Date:Friday,June15th,2024•Time:9:00AM-5:00great company,and celebrationasIofficially christenmynewplace.There willbe aPM•Venue:Grand HotelConference Center123Business District,Suite500Downtown,NY barbecuedinner,music,and plentyof opportunitiesto catchup withold friendsand meet10001•Dress Code:Business ProfessionalTheconference willfeature keynotepresentations newones.Party Details:•Date:Saturday,July20th•Time:6:00PM-11:00PM•Location:from industryleaders,interactive workshops,and networkingopportunities withfellow456Maple StreetSuburban Heights,CA90210•Dress:Casual andcomfortable•What toprofessionals.Lunch andrefreshments willbe providedthroughout theday.As avalued bring:Just yourselfand yourappetite!Ive beenlooking forward to hostingfriends inmypartner ofour company,your insightsand expertisewould greatlycontribute tothe newspace,and itwouldnt bethe samewithout you there.The backyardis perfectfordiscussions.We believethis eventwill providevaluable opportunitiesfor professionalmingling,and Icant waitto giveyouthefull tour.Please letme knowif you can makegrowthand businessdevelopment.Please RSVPby June1st bycalling555123-4567or itby July15th.You canreach me at555987-6543or replytothisemail.Im reallyemailingconference@company.com.Parking willbe validatedfor allattendees.We sincerelyhoping youcan jointhe celebration.It willmean somuch tohave youhopeyoucanjoin usfor thisexciting event.Your presencewouldbegreatly there!Warmly,Jessicaappreciated.Best regards,Emily ChenConferenceCoordinatorABC Corporation第四章写信实用技巧与注意事项掌握写作技巧，避免常见错误，提升沟通效果写信时的语言风格语言准确性1选择合适词汇句式结构2简洁清晰表达语法基础3正确语法运用拼写检查4避免基本错误正式信件语言特点词汇选择使用正式、专业的词汇，避免口语化表达和俚语例如使用purchase而不是buy，使用regarding而不是about•选择精确的动词•使用正式的名词•避免模糊的形容词句型结构使用完整的句子，避免缩写形式句子长度要适中，一般不超过20个单词复杂的想法要分成多个句子来表达•避免使用缩写•保持句子适中长度•使用并列和从属结构电子邮件礼仪避免全大写及时回复全大写字母在网络沟通中被认为是大喊的表现，会给人留下粗鲁或愤怒的印象正确商务邮件应该在24小时内回复，即使只是确认收到如果需要更多时间处理，应该先发的做法是使用标准的大小写规则，只在适当的地方使用大写字母一封简短的回复说明情况及时回复体现了职业素养和对他人的尊重附件管理保护隐私发送附件前要检查文件是否正确，文件名要清晰明了大文件要压缩或使用云存储链群发邮件时使用BCC（密送）功能保护收件人隐私不要在邮件中包含敏感个人信息接在邮件正文中说明附件内容，方便收件人理解转发邮件前要获得原发件人的同意小时245MB50回复时限附件大小字符长度商务邮件的标准回复时间建议的最大附件文件大小理想的邮件主题行字符数专业建议建立邮件签名模板，包含姓名、职位、公司、联系方式等信息使用专业的邮箱地址，避免使用过于个性化或幼稚的用户名常见错误及避免方法称呼错误拼错收信人姓名或使用错误头衔结构混乱段落组织不清，逻辑跳跃拼写语法基本的拼写和语法错误语气不当过于随意或过分正式结尾不当缺少适当的结束语或签名错误示例与改正❌错误示例Dear Sir,I amwriting toyou becauseI wantto askif youcan givemeajob inyour company.I reallyneed thisjob andI hopeyou willconsiderme.Thanks.✅正确示例Dear Mr.Johnson,I amwriting toexpress myinterest inthe MarketingAssistant positionadvertised onyour companywebsite.My experienceindigitalmarketingmakes mea qualifiedcandidate.I lookforwardtodiscussing thisopportunity withyou.写信流程图准备阶段明确写信目的，收集必要信息，了解收信人背景，选择合适的信件类型和语言风格这个阶段的充分准备决定了信件的质量和效果•确定写信目的•收集相关信息•了解收信人•选择信件类型起草阶段根据信件结构组织内容，写出初稿这个阶段重点是把想法转化为文字，不用过分纠结用词和语法，重点是完整表达想法•制定大纲•写出初稿•组织段落•完善内容修改阶段检查内容逻辑、语言表达、拼写语法等各个方面这是提升信件质量的关键阶段，需要客观审视自己的作品•检查逻辑结构•改进语言表达•纠正拼写语法•统一格式风格发送阶段最后检查收件人信息、附件等细节，选择合适的发送方式和时间发送后要适时跟进，确保信件达到预期效果•最终检查•选择发送方式•确认收件信息•适时跟进第1-2天准备与构思1收集信息，明确目标，制定写作计划2第3-4天起草与写作完成初稿，重点关注内容完整性第5天修改与完善3全面检查，精化语言，确保质量第五章写信练习与课堂活动通过实际练习巩固理论知识，提升写作技能练习写一封感谢信给老师10102确定感谢内容描述学习收获回想老师在学习过程中给予的具体帮助，如耐心解答问题、提供学习指导、给予鼓励具体说明在老师的帮助下你取得了哪些进步，学到了什么知识或技能，这些学习对你支持等选择最打动你的1-2个具体事例作为感谢的重点产生了什么积极影响要用具体的例子而不是空泛的赞美03表达未来期望表达希望继续在老师指导下学习的愿望，或者承诺将老师的教导应用到实际学习中同时送上诚挚的祝福练习写一封申请信给公司实习岗位2背景设定个人背景假设你是一名大学生，希望申请某知名公司的暑期实习生职位这是你第一次写正式的求职信，需要展示你的专业能力和学习你可以设定自己的专业（如市场营销、计算机科学、国际贸易等），并结合专业特点来突出你的相关技能和经验热情自我介绍段能力展示段简要介绍自己的学校、专业、年级等基本信息，明确申请的实习职位，说明信息来源重点介绍与实习职位相关的技能、课程学习、项目经验或社会活动经历•学校和专业背景•相关课程成绩•申请的具体职位•项目实践经验•信息来源渠道•社团活动参与•技能证书获得动机说明段结尾期待段解释为什么选择这家公司，实习期望学到什么，如何为公司做出贡献表达面试期望，提供联系方式，感谢考虑，语气要积极主动•选择公司的原因•面试机会期待•学习目标和期望•联系方式提供•能为公司带来的价值•感谢对方时间评估维度优秀90-100良好80-89需改进70-79个人介绍信息全面，重点突出信息较全，表达清晰信息基本，需要完善能力展示具体有力，紧扣职位相关性强，有说服力缺乏具体性和针对性语言表达专业规范，流畅自然表达清楚，偶有小错表达基本，语言需改进整体印象职业化程度高较好的专业素养基本达标，有提升空间总结与鼓励沟通桥梁持续练习写信是连接人与人之间的重要桥梁，无论时代如何变迁，这项技能都不会过时掌握写信写信技能需要在实践中不断提升每一次写信都是一次学习和成长的机会多读优秀的信技巧，就是掌握了有效沟通的钥匙件范文，多写多练，你的写信水平一定会不断提高未来应用自信表达无论是学术研究、职场发展还是日常生活，写信技能都将为你打开更多机会之门投资在相信自己的表达能力，敢于在信件中展示真实的自己自信的态度和真诚的情感是最好的写作技能上的时间和精力，将获得终生的回报写信技巧不要害怕犯错，每个错误都是进步的阶梯学习成果回顾未来学习建议理论知识掌握阅读积累•信件的基本结构和格式多读英文报刊、杂志和优秀的信件范文，积累地道的表达方式和写作素材•不同类型信件的特点实践练习•写信的三大基本原则抓住每一个写信的机会，无论是给朋友的问候还是正式的商务沟通实用技能获得反馈改进•感谢信的写作技巧•申请信的表达策略寻求他人的反馈意见，特别是英语水平较高的朋友或老师的建议•投诉信的处理方法•邀请信的组织技巧。