电子邮件email教学课件

电子邮件（）基础教学课Email件第一章电子邮件简介与基本概念什么是电子邮件？电子邮件是通过互联网传输的电子信息，它已成为现代社会最普遍的通信方式之一无论是个人交流、工作沟通还是商业往来，电子邮件都发挥着不可替代的作用全球每天约有620亿封邮件在互联网上传递，连接着世界各地的人们这一数字充分说明了电子邮件作为沟通工具的广泛应用电子邮件的组成部分收发人信息邮件内容附加内容•发件人（From）邮件发送者的地址•主题（Subject）简明扼要的邮件摘要•附件（Attachments）文档、图片等•收件人（To）邮件接收者的地址•正文（Body）邮件的主要内容•格式设置字体、颜色、排版等•抄送（Cc）公开抄送给其他人•签名档（Signature）发件人的联系•超链接指向网页的链接信息•密送（Bcc）隐秘抄送，收件人不可见电子邮件的工作原理电子邮件通过多种互联网协议协同工作，确保信息能够准确传递SMTP（简单邮件传输协议）负责发送邮件，将您撰写的邮件从您的设备传送到邮件服务器POP3（邮局协议版本3）允许您从服务器下载邮件到本地设备，下载后邮件通常会从服务器删除IMAP（互联网消息访问协议）允许您在多个设备上同步查看邮件，邮件保留在服务器上电子邮件传输流程发件人撰写邮件并点击发送按钮发件服务器接收邮件并通过SMTP协议转发互联网传输邮件在互联网上寻找目标服务器收件服务器存储邮件等待收件人检索收件人第二章注册与登录电子邮件账户如何注册邮箱账户GmailGmail是谷歌提供的免费电子邮件服务，拥有强大的功能和用户友好的界面注册步骤如下访问www.gmail.com，点击创建账户按钮

2.填写个人信息，包括姓名、用户名（将成为邮箱地址的一部分）创建强密码（应包含大小写字母、数字和符号）

4.输入生日、性别、手机号码及备用邮箱（用于账号恢复）

5.完成验证码验证，阅读并同意隐私政策和服务条款

6.点击创建账户完成注册密码设置技巧使用复杂密码避免个人信息创建包含至少8个字符的密码，混合使用大小写字母、数字和特殊符不要使用生日、姓名、手机号等容易被猜测的个人信息作为密码，这号，如Iamthe#1student或Canof7up!些信息通常可以从社交媒体等渠道获取定期更换不同账户不同密码建议每3-6个月更换一次密码，特别是在使用公共计算机后或怀疑账为不同的重要账户设置不同的密码，避免一个账户泄露导致所有账户户安全受到威胁时都受到威胁登录邮箱步骤基本登录流程打开浏览器，访问您的邮箱服务提供商的官方网站（如www.gmail.com）

2.在登录页面输入您的用户名或完整邮箱地址

3.输入您设置的密码（注意区分大小写）

4.点击登录按钮进入邮箱界面安全登录提示勾选保持登录状态选项可以在特定设备上保持登录状态，避免重复输入密码在公共电脑上不要选择保持登录状态，以防个人信息泄露第三章撰写与发送电子邮件撰写新邮件开始撰写新邮件的步骤

1.登录您的邮箱账户点击界面中的撰写或写邮件按钮（通常位于页面左上角）

3.在弹出的新邮件窗口中填写以下信息收件人（To）输入对方的电子邮件地址抄送（Cc）需要知晓但不需要直接回应的人密送（Bcc）隐秘抄送，收件人不会看到该列表主题（Subject）简洁明了地表达邮件内容邮件正文书写要点开头称呼正文内容结尾署名正式场合尊敬的张教授•开门见山，直入主题感谢语感谢您的关注！工作场合王经理•段落之间留出空行期待回复期待您的回复一般场合李先生/女士•条理清晰，逻辑连贯祝福语祝好！或祝工作顺利！非正式小王，•语言简洁，避免冗长•署名姓名、职位、联系方式重点内容可适当强调附件的添加与注意事项如何添加附件在撰写邮件界面，找到并点击附件或回形针图标

2.在弹出的文件浏览器中选择需要附加的文件

3.点击打开，文件将开始上传

4.上传完成后，附件会显示在邮件编辑框下方常见附件格式文档.doc,.docx,.pdf,.txt图片.jpg,.png,.gif表格.xls,.xlsx,.csv演示.ppt,.pptx压缩文件.zip,.rar附件注意事项大小限制大多数邮箱对附件有25MB左右的限制超大文件考虑使用云存储服务（如百度网盘）分享链接命名规范使用有意义的文件名，避免特殊字符安全风险•勿打开陌生邮件中的附件发送邮件发送确认点击发送最终检查确认无误后，点击发送按钮完成邮件发送发送前仔细检查以下内容根据网络状况，邮件通常会在几秒到几分钟内送达收件人的邮箱•收件人地址是否准确无误•主题是否简明扼要•正文是否清晰完整•附件是否成功上传•称呼和署名是否得体第四章接收、阅读与回复邮件查看收件箱识别新邮件未读邮件通常以加粗显示，或有特殊标记•部分邮箱会显示未读邮件数量的红色提醒•重要邮件可能标有星标或其他优先级标识阅读邮件

1.点击邮件主题或预览行打开完整邮件内容

2.系统会显示发件人、时间、完整正文和附件

3.阅读后，邮件状态自动变为已读

4.如需再次标记为未读，可右键点击邮件选择相应选项定期检查收件箱可确保您不会错过重要邮件大多数邮箱提供邮件通知功能，可以通过浏览器或手机应用提醒您有新邮件到达回复邮件技巧回复按钮阅读邮件时，点击回复按钮（通常显示为箭头图标）可直接回复发件人系统会自动填入收件人地址，主题前会添加回复或Re:前缀回复全部如果原邮件有多个收件人或抄送人，使用回复全部可同时回复所有人使用须谨慎，确保内容适合所有人查看，避免不必要的信息泄露引用原文回复时系统会自动在您的回复下方引用原邮件内容对于长邮件，可只保留相关部分，删除无关内容，使通信更加清晰回复礼仪转发邮件转发的基本步骤

1.打开需要转发的邮件点击转发按钮（通常显示为向右的箭头）

3.在收件人栏中输入新收件人的邮箱地址

4.在原始邮件内容上方添加您的说明或评论

5.根据需要修改主题（主题通常会自动添加Fw:或转发:前缀）

6.确认无误后点击发送按钮转发注意事项隐私考虑转发前确认原始邮件不含机密或敏感信息内容编辑可以删除原邮件中不相关的部分，但应明确指出已编辑附件处理转发时可选择是否包含原邮件的附件添加说明简要说明为何转发此邮件，以及收件人需要注意什么第五章邮件管理与整理邮箱文件夹与标签创建文件夹在邮箱左侧导航栏，右键点击或找到新建文件夹选项，创建如工作、学习、个人等分类文件夹使用标签/标记Gmail等现代邮箱支持给邮件添加彩色标签，一封邮件可同时拥有多个标签，如紧急、待处理、重要客户等设置自动过滤规则创建规则自动将特定发件人或包含特定关键词的邮件分类到指定文件夹或添加特定标签定期整理删除与恢复邮件删除不需要的邮件

1.选择要删除的邮件（可通过勾选邮件前的复选框）点击删除按钮（通常显示为垃圾桶图标）

3.邮件将被移动到垃圾箱或已删除邮件文件夹恢复误删的邮件

1.打开垃圾箱或已删除邮件文件夹

2.找到需要恢复的邮件并选择

3.点击恢复或移动到按钮

4.选择将邮件移回收件箱或其他文件夹注意大多数邮箱服务会在邮件进入垃圾箱后30天自动永久删除重要邮件应及时恢复或归档，而非仅依赖垃圾箱临时保存搜索邮件技巧基本搜索高级搜索操作符•使用邮箱顶部的搜索框输入关键词from:-特定发件人•可搜索发件人、收件人、主题或正文内容to:-特定收件人示例输入报告查找包含此词的所有邮件subject:-主题中的关键词has:attachment-含附件的邮件时间筛选组合搜索after:2023/10/1-特定日期之后多条件组合from:liu@example.com has:attachmentbefore:2023/11/1-特定日期之前排除条件report-draft（含report但不含draft）newer_than:7d-最近7天内精确短语季度财务报告（使用引号）older_than:1m-1个月前的邮件第六章电子邮件礼仪与安全电子邮件礼仪专业用语回复时效•使用正式且礼貌的语言，避免网络俚语工作邮件应在24小时内回复•检查拼写和语法错误•如需更长处理时间，应发送简短确认回复•避免使用全大写字母（等同于喊叫）•不要在深夜或周末期望即时回复•谨慎使用表情符号，正式场合应避免抄送与密送格式规范•仅在相关人员需要知情时使用抄送•使用清晰的段落划分，避免长篇大论•群发邮件时使用密送保护收件人隐私•合理使用项目符号和编号提高可读性•主题明确具体，避免空白或模糊不清的主题正文长度适中，通常不超过300字写给老师或上级的邮件示范规范称呼清晰主题根据关系和场合选择合适的称呼主题应简明扼要地概括邮件内容学术场合尊敬的王教授或Dear ProfessorWang:•请假申请张三因病请假两天工作场合张经理或李总•关于项目进度报告的咨询一般场合王老师•毕业论文选题讨论预约正文开头结尾署名简短自我介绍（如需要），说明写信目的包含完整姓名、学号/职位和联系方式我是2023级计算机科学专业的学生张明写这封邮件是想咨询关于您下学期此致敬礼张明2023级计算机科学专业学号20230123手机139xxxxxxxx开设的人工智能导论课程的选课事宜防范垃圾邮件与网络诈骗识别可疑邮件•发件人地址异常或与声称的身份不符•紧急要求提供个人信息或财务数据•包含可疑链接或要求下载附件•存在明显的拼写或语法错误•过于诱人的优惠或中奖信息防范措施

1.不随意点击陌生邮件中的链接，先验证其真实性

2.不向未确认身份的发件人提供个人信息或密码使用邮箱提供的垃圾邮件过滤功能常见诈骗邮件示例注意虚假银行标识、紧急措辞和可疑

4.对可疑邮件使用标记为垃圾邮件功能链接

5.定期更新邮箱密码和安全设置邮箱安全设置启用两步验证定期检查登录活动在密码之外增加第二重保护，通常通过手机验证码或认证应用实现大多数邮箱服务提供最近账户活动功能，可查看登录时间、地点和这能有效防止账户被盗，即使密码泄露也能保障安全设备发现异常活动时应立即修改密码并联系服务提供商设置安全问题和备用邮箱开启登录通知为账户恢复准备多种途径，包括设置安全问题、备用邮箱和恢复手机设置在新设备或异常位置登录时发送通知到手机或备用邮箱，及时发号确保这些信息是最新的且不易被他人猜测现潜在的未授权访问，提高账户安全性第七章实操演练与常见问题解答本章将通过实际操作演练巩固前面学习的知识，并解答电子邮件使用中的常见问题通过这些实战练习，您将能够更加熟练地使用电子邮件进行日常沟通和工作交流实操练习创建并发送第一封邮件按照第三章的步骤，完成从撰写到发送的全过程，体验电子邮件的基本功能实操练习邮件分类与标签管理创建个人文件夹系统，并使用标签对现有邮件进行分类，提高邮箱管理效率实操练习高级搜索与过滤器设置课程总结与行动呼吁核心知识点回顾•电子邮件是现代社会不可或缺的通信工具•掌握邮件撰写技巧能提升个人专业形象•良好的邮件管理习惯可以提高工作效率•安全意识对保护个人信息至关重要实践建议在数字时代，熟练掌握电子邮件不仅是一项技能，更是展示个人专业素养的窗口今天的学习只是开始，通过不断实践，您将能够更加自立即行动注册一个电子邮箱账户信地使用这一强大的沟通工具持续练习每天使用电子邮件进行沟通感谢您的参与！祝您在数字沟通中取得成功！保持学习关注电子邮件工具的新功能养成习惯定期整理和备份重要邮件。