公文格式教学课件

公文格式教学课件目录公文基础格式规范实操应用第一章公文概述第三章公文格式要素第六章常见公文范例解析第二章公文种类第四章公文写作技巧第七章电子公文格式第五章公文排版与印制实操练习与答疑公文概述数字与标点使用

1.

6.公文种类附件与落款

2.

7.公文格式要素常见公文范例解析

3.

8.标题与正文写作公文排版与印制规范

4.

9.称谓与用语规范

5.第一章公文概述公文是国家机关、社会组织以及企事业单位在行使职权或处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书公文定义公文作用法定与约定俗成格式区别机关、团体在行使职权或处理公务过程中规制令使下达指令，明确任务法定格式国家标准明确规定，必须严格形成的具有特定效力和规范格式的正式文执行参谋决策提供依据，辅助决策书作为机关间沟通的重要桥梁，公文是宣传舆论传达精神，统一思想传达意图、表达诉求的官方载体凭证存档记录历史，备查参考公文的基本构成主体标题主送机关眉首正文内容发文机关名称版记发文字号附件说明签发人发文机关署名成文日期印章位置第二章公文种类根据《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文主要有种每种公文都有其特15定的适用场景、功能定位和格式要求正确选择公文种类是公文写作的第一步决议适用于会议讨论通过的重大决策事项，如关于加强党的建设的决议决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，如关于机构改革的决定通知适用于发布规章制度、传达重要精神，如关于加强政务公开的通知党政机关公文种类详解决议类公文沟通类公文决议会议讨论通过的重大决策，如关于深化改革的决议通知传达要求下级机关执行和有关单位周知的事项决定对重要事项或重大行动作出安排，如关于成立专项工作组的决通报表彰先进、批评错误、传达重要精神定报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议命令（令）公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施请示向上级机关请求指示或批准指导类公文其他类公文公告向社会公开宣布重要事项或者法定事项批复对下级机关请示事项的答复通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项函不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题意见对重要问题提出见解和处理办法会议纪要记载会议主要情况和议定事项第三章公文格式要素纸张规格页边距国家标准A4纸上边距37mm±1mm尺寸210mm×297mm下边距35mm±1mm白色无光铜版纸，不少于70克/平方米左边距28mm±1mm右边距26mm±1mm版心尺寸宽度156mm高度225mm固定行数22行每行字数28个汉字字体字号规范标题二号小标宋体签发人三号仿宋体主送机关三号仿宋体附件说明三号黑体正文三号仿宋_GB2312成文日期三号仿宋体眉首要素详解发文机关名称发文字号字体小标宋体字体三号仿宋体颜色红色格式机关代字〔年份〕序号位置居中（党委、政府）或顶格（部门）位置居中（党委、政府）或左对齐（部门）示例中共中央办公厅、国务院办公厅示例青政办发〔〕号20253注意使用规范全称，不得简称注意年份使用阿拉伯数字，序号不加第字签发人字体三号仿宋体位置右上角格式签发人姓名使用场景重要公文需要负责人签发注意签发人姓名前不加职务标题规范标题字体与排版要求公文标题是公文内容的高度概括，应当简明扼要、准确规范标题格式直接影响公文的整体美观和专业度字体与字号标题构成使用二号小标宋体发文机关事由文种++字体颜色为黑色示例《国务院关于加强环境保护工作的决定》标题居中排布联合行文时按机关顺序排列一般不超过个字标题中不使用标点符号20副标题处理副标题另起一行使用破折号与主标题分隔副标题同样居中排布示例《关于加强生态保护十四五期间生态建设实施方案》——正文排版规范正文基本要求正文是公文的核心部分，内容应当简明、准确、完整，排版应当规范、整洁、美观字体与行距字体三号仿宋•_GB2312行距磅•28-32每页固定行•22每行个汉字•28段落格式段落首行缩进字•2回行顶格不缩进•段落间距保持一致•标点符号占一字位•称谓用语规范上对下称谓上级对下级使用贵字示例贵委、贵局、贵司平行机关之间可互称贵注意不使用你们等直接称呼下对上称谓下级对上级使用钧字示例钧委、钧办、钧部对最高机关称尊注意体现尊敬与规范对个人称谓机关对男性称先生机关对女性称女士正式场合可称同志古文可使用君字数字与标点使用数字使用规范标点使用规范公文中数字的使用有严格规定，应当区分阿拉伯数字与汉字数字的适用场景，确保表达准确标点符号是书面语的有机组成部分，使用不当会导致意思表达不清，甚至产生歧义规范重点注意事项阿拉伯数字使用场景序号

一、

（一）、后无标点•

1.公历世纪、年代、年、月、日•避免滥用顿号，并列短语间使用•时刻、时间段•公文中不使用感叹号•各类计量单位的数值•引号内外标点独立使用•工业产品型号、代号等•冒号后不能紧接冒号或分号•汉字数字使用场景日期格式标准数字作为语素构成定型词语•年月日，星期六2025830干支纪年•传统概数用语•序数词•期望语与请示语期望语示例请示语示例平行机关间下级对上级请予支持请批准请予协助请批示请给予配合请审批上级对下级征求意见请认真贯彻执行请予审核请遵照执行是否可行，请指示请结合实际，认真落实妥否，请批复敬语使用原则•根据文种选择合适敬语•同一公文敬语保持一致•避免过度客套•符合行政伦理和礼仪•体现公务往来的规范性附件编排规范附件标题与编号附件是公文主体内容的补充说明或佐证材料，需按规范编排，确保查阅方便标题格式•使用三号黑体•顶格编排在版心左上角•与正文间空一行•单个附件格式附件×××ו多个附件格式附件

1.××××编排要求•附件应单独编页码•附件与正文一起装订•正文中应标明见附件•附件序号使用阿拉伯数字落款与印章落款规范印章使用落款包含发文机关名称和成文日期，是公文的重要组印章是公文真实性和有效性的重要标志，使用必须规成部分范机关名称使用全称或规范简称，三号仿宋体，居中位置印章与落款日期居中对齐，上压发文机关名编排称，下不压日期成文日期公文形成的日期，采用阿拉伯数字，如颜色一般使用红色印泥，印章清晰完整2025年8月30日种类根据发文机关性质使用相应印章，如党委公文使用党委印章签发与核稿重要公文需经负责人签发，以确保公文内容准确无误签发由单位负责人签署意见并签名核稿由相关责任人进行审核，并在文稿上签名会签需多部门共同负责的事项，应当进行会签第四章公文写作技巧高质量公文写作的四大要素语言简洁明了•用词精准，避免模糊表达•句式简洁，避免长难句•删除冗余词语，如的地得•避免官僚套话和空洞表达结构清晰有序•层次分明，使用规范序号•逻辑推进，前后呼应•段落划分合理，每段一个中心•重点突出，详略得当主题突出鲜明•开门见山，直入主题•内容围绕中心展开•观点明确，立场鲜明•事实与观点分离表述逻辑连贯一致•避免前后矛盾•确保事实准确无误•数据引用规范，注明来源•保持语言风格一致性公文写作常见错误格式类错误内容表达错误标点使用错误，如序号后加顿号语言表达不准确，产生歧义••数字拆行或格式不统一内容前后矛盾••页码编排不规范事实描述不清••版心尺寸不符合标准套话空话过多••字体字号混用逻辑混乱，层次不清••行距不一致•排版印制错误称谓用语错误标题排版不规范，格式混乱•称谓使用不当，如贵钧混用正文首行缩进不一致••敬语使用不规范印章位置不当，压住日期••自称不一致页面留白不均匀••直接使用你们我们等称呼装订错误，页码混乱••第五章公文排版与印制版面要求印刷规范装订要求版面整洁是公文的基本要求，体现了发文机关的公文印刷是保证公文质量的重要环节，必须严格规范的装订确保公文整体美观，便于保存和查严谨态度和专业形象按照规范执行阅纸张洁白，无污渍和折痕双面印刷，页码套正左侧装订，装订线宽度为厘米•••1字迹清晰，墨色均匀装订线与页边距误差不超过装订钉距离上下边缘至少厘米••2mm•2页面无底灰和杂点使用标准公文纸，不少于克平方米厚度超过毫米的公文应使用骑马钉装订••70/•5行间距匀称，段落整齐正文使用黑色油墨确保装订牢固，不易脱落•••标题居中，正文对齐红色仅用于印章和眉首线条重要公文可使用线装或胶装•••视觉示例红头文件格式红头文件标准格式示意正文与落款发文字号与主送机关正文使用三号仿宋体，首行缩进字落2红色抬头与分隔线发文字号排在红线下方，使用三号仿宋款包括发文机关名称和成文日期，居中排发文机关名称使用小标宋体，红色，居中体，居中或左对齐主送机关位于标题下布，印章上压机关名称，下不压日期或顶格排布下方有一条红色分隔线，线方，顶格书写，后加冒号宽毫米，横贯整个版心宽度

0.5-1签发人位置与格式签发人位于发文机关名称右上方，使用三号仿宋体，格式为签发人姓名签发人是指对公文内容负责并签署意见的领导，通常为机关主要负责人签发环节是公文形成过程中的重要一环，体现了领导对公文内容的认可和负责视觉示例正文排版段落缩进与行距数字与标点正确用法正文段落首行缩进个汉字字符，约为磅行正确示例228距设置为固定值磅，确保每页恰好排列28-3222截至年月日，共完成投资亿元•

2025331108.5行文字段落之间不空行，保持连贯第五次全国经济普查于年开展•2025多级标题层次会议研究了三个问题一是工作进展情况；二•一级标题使用

一、标识，顶格书写是存在的主要困难；三是下一步工作安排二级标题使用

（一）标识，顶格书写错误示例三级标题使用标识，顶格书写

1.截至二〇二五年三月三十一日，共完成投资一•四级标题使用（）标识，顶格书写百零八点五亿元1第次全国经济普查于年开展•52025会议研究了个问题，是工作进展情况，是存•312在的主要困难，是下一步工作安排3第六章常见公文范例解析

（一）通知范例报告范例《关于召开年度工作会议的通知》《关于年上半年工作情况的报告》20252025格式特点格式特点标题简明扼要，包含事由和文种标题明确报告对象和内容••正文先说明事由，后明确具体安排正文结构开头、主体、结尾••结尾使用特此通知作为结束语开头简要说明报告缘由••通知要素六个明确时间、地点、人员、议题、要求、联系方式主体按照时间或重要性排序••结尾总结成绩，提出展望•写作重点写作重点内容具体明确，避免模糊表述•时间地点人员精确到位数据翔实，事实准确••语言简洁直接，避免冗长铺垫客观描述，不夸大成绩••问题分析透彻，提出对策•语言庄重得体，表述规范•请示范例《关于申请增加年度预算的请示》2025格式特点一文一事，开门见山，提出请求；说明理由，列举事实；明确具体请求内容；结尾使用请批示等请示语常见公文范例解析

（二）批复范例函件范例《关于同意成立工作领导小组的批复》《关于商请协助开展调研工作的函》格式特点格式特点•标题包含关于同意/不同意和事项•用于不相隶属机关之间的公务联系•开头引述请示文件标题和文号•开头说明事由和目的•中间明确表态，给予明确答复•中间说明具体事项和要求•结尾一般不用结束语，直接落款•结尾使用函达函复等用语写作重点写作重点•表态明确，不含糊其辞•语气平等，态度诚恳•理由清晰，依据充分•内容简明，直奔主题•语言严谨，表述准确•请求具体，便于落实决定与公告范例《关于加强生态环境保护的决定》决定特点•开头阐述背景和依据•主体分条列出决定事项•语气坚决，表述明确《关于2025年节假日安排的公告》公告特点•面向社会公开发布•内容详尽具体，便于公众理解•排版整齐，便于查阅第七章电子公文格式电子公文与纸质公文的异同电子公文排版注意事项共同点使用标准公文处理软件，如办公系统•OA选择符合规范的电子模板•内容要求相同，同样遵循公文写作规范•字体统一采用系统默认字体，避免使用特殊•格式标准一致，版式布局基本相同•字体法律效力等同，同样具有约束力•图表应嵌入文档，避免使用链接•都需要履行完整的审批流程•页码自动生成，确保连续性•不同点文件格式统一，推荐使用格式•PDF载体不同一个是电子介质，一个是纸质•电子签章与文件安全签发方式不同电子签章手写签名•vs使用经过认证的电子签章系统•传递方式不同网络传输实物递送•vs签章必须具备唯一性和不可复制性•存储方式不同数据库存储档案柜归档•vs采用加密技术确保文件完整性•安全措施不同加密技术物理保管•vs建立严格的访问权限控制•定期备份，防止数据丢失•留存日志记录，便于追溯•公文写作流程01起草环节明确写作目的与读者对象收集相关材料与数据拟定大纲，确定结构撰写初稿，注重格式规范02审核环节核对事实，校验数据检查格式，纠正错误审查内容，完善表述多人会审，确保质量03签发环节提交负责人审批根据意见修改完善负责人签名或签章登记文号，正式生效04发送与归档印制装订，确保质量按规定渠道发送留存副本，完整归档定期检查，确保保存公文处理时效天小时小时1-3246一般公文紧急公文特急公文例如常规通知、普通函件、工作简报等例如重要会议通知、突发事件报告等例如重大事故报告、应急处置指令等处理原则按照正常工作流程处理，确保质量处理原则优先处理，加快流转速度处理原则随到随办，确保及时有效复杂案件专案管制对于内容复杂、涉及面广、需要多部门协调的公文，可申请专案管制，单独确定处理时限申请专案管制需填写《专案管制申请表》，说明理由和预计完成时间，经主管领导批准后执行公文写作中的礼仪与文化尊重受文者准确表达公文交往中，尊重受文者是基本礼仪，体现在使用公文表达讲究精确无误，避免歧义与模糊，确保信恰当敬语、避免居高临下、注重平等交流等方面息传递准确清晰称谓使用得体，如贵部钧部等用词准确，避免模糊表达••敬语使用规范，如请予批准恳请支持数据精确，避免约数和猜测••语气平和，避免命令式表达标点使用规范，避免断句错误••尊重对方意见，留有商榷余地专业术语使用准确，必要时加注释••避免使用网络用语和流行语•机关形象公文是机关的脸面，体现机关的工作水平和专业素养，直接影响机关形象格式规范，体现专业素养•内容严谨，反映工作水平•文风朴实，避免华而不实•实事求是，不夸大不缩小•严格把关，确保无差错•公文写作软件与工具推荐公文模板WordMicrosoft Word是最常用的公文写作工具，通过设置正确的模板可以提高公文排版效率设置技巧•创建符合规范的页面设置和版心•设置段落格式，包括首行缩进和行距•创建公文常用样式，便于快速应用•设置页眉页脚，便于添加文号和页码专业排版软件专业公文排版软件能提供更规范、更高效的公文制作环境推荐软件•OA办公系统公文模块•方正飞腾排版系统•金山公文专版•Adobe InDesign（复杂排版）校对与检查工具校对工具可以帮助发现公文中的错误，提高公文质量实用工具•语法检查插件•公文格式检查工具•标点符号检查软件•数字格式检查工具•文本比对工具（修改跟踪）公文写作实操练习现场示范起草一份通知分组练习撰写请示报告示范主题《关于开展年度安全生产检查的通练习主题《关于申请增加项目经费的请示》2025知》练习要求示范流程明确请示对象和事项

1.确定通知要素时间、地点、参与人员、检查

1.说明理由，列举事实和数据

2.内容、工作要求等提出明确具体的请求

3.按照六个明确原则拟定初稿

2.按照公文格式要求排版

4.按照公文格式要求进行排版

3.评分标准检查修改，确保规范无误

4.格式规范（）•30%关键点分析内容完整（）•30%标题简明扼要，包含事由和文种•表达准确（）•20%开头说明依据和目的•条理清晰（）•20%主体明确具体安排•结尾使用特此通知结束•反馈与点评常见问题答疑格式类问题写作类问题问公文中的数字如何正确使用？问如何避免公文中的官话套话？答公文中数字使用遵循《国家标准》规定年月日、时答避免官话套话应做到直奔主题，不做无谓铺垫；刻、数量、编号等使用阿拉伯数字；数字作为语素构成词使用简洁明了的语言，避免形容词堆砌；用具体数据和事语、干支纪年、概数用语则使用汉字数字实代替空洞表述；避免使用过时陈旧的表达方式问请示和报告可以合并成一份文件吗？问公文中如何正确引用上级文件？答不可以请示和报告是两种不同性质的公文，请示是答引用上级文件应当准确完整地写明文件标题、发文字请求指示或批准，报告是汇报情况或工作两者格式和用号，必要时注明发布日期引文应当使用引号，并注明出途不同，不能合并处执行类问题问公文审批流程如何规范？答公文审批一般遵循承办人起草→科室审核→部门领导审核→机关负责人签发的流程重要公文可能还需要经过集体讨论或法律顾问审核问电子公文和纸质公文哪个具有更高效力？答电子公文和纸质公文具有同等法律效力，关键在于是否履行了规定的审批手续，是否加盖了有效印章或电子签名在实际工作中，可能会根据不同情况选择合适的形式结语规范写作，提升效率持续学习，精益求精规范的公文写作不仅是一种工作要求，更是提公文写作是一项需要不断学习和实践的技能升行政效率的重要手段掌握公文写作技能，随着时代发展和要求变化，公文规范也在不断能够使工作沟通更加顺畅，决策执行更加高更新完善我们应当效，机关形象更加专业持续学习最新规范和标准•正如古人所言言之无文，行而不远规范的在实践中总结经验和教训•公文是机关工作的重要载体，是行政效能的有勇于创新，但不逾越规范底线•力保障借鉴优秀范例，提升写作水平•共同进步，互相促进公文写作不是孤立的个人行为，而是集体智慧的结晶在工作中，我们应当相互学习，取长补短•共同研讨，解决难题•及时反馈，指出不足•团队协作，共同提高•欢迎各位同仁在实际工作中遇到问题时相互交流，共同提高，让我们的公文写作水平不断攀升新高度！。