湛江行政文秘培训课件

湛江行政文秘培训课件行政文秘岗位能力提升与实务操作课程目录12行政文秘岗位职责与定位公文写作规范与技巧明确文秘工作的核心职能与价值掌握标准公文写作要求与方法34会议组织与管理档案管理基础提升会议筹备、记录与跟进能力学习规范档案收集、整理与保管12沟通协调与职业素养湛江地方行政特色与政策解读增强职业形象与沟通技巧了解地方行政特点与最新政策34案例分析与实操演练结业与能力提升建议通过实践巩固所学知识与技能第一章行政文秘的角色与职责连接领导与部门的桥梁公文处理与信息传递的关键岗组织协调与服务保障的执行者位负责上传下达，确保领导指示和决策有负责会议安排、日程管理、接待安排等效传达；收集整理部门反馈，及时向领承担公文起草、审核、分发、归档全流各项行政事务；协调各部门工作，解决导汇报，保证信息畅通无阻程工作；管理各类信息，确保重要信息跨部门合作中的问题及时精准传递给相关人员湛江行政体系中的文秘工作特点地方政府机构设置简述湛江市辖个县级行政区，包括赤坎区、霞山区、坡头区、麻章区、廉江市、雷州市、吴9川市、遂溪县和徐闻县各级政府机构设有办公室、人事处、宣传部等职能部门湛江重点行业与行政支持需求作为广东省西南沿海中心城市，湛江以海洋经济、港口物流、旅游业为支柱产业文秘工作需要支持海洋经济发展规划、港口建设协调、旅游资源整合等专项工作湛江实际的文秘工作挑战地方文化特色与标准公文要求的平衡•海洋经济专业术语准确使用•多部门协调工作量大•行政文秘的职业发展路径高级秘书/办公室主任中级秘书负责重要决策参谋、复杂公关处理、团队管初级文秘能独立承担重要公文起草、会议组织、部门理等工作主要负责基础文书处理、会议记录、简单文协调等工作核心能力政策理解力、决策辅助能力、危件整理等工作核心能力综合文字处理、会议管理、协调机处理、管理能力核心能力公文写作基础、办公软件操作、能力、保密意识沟通表达未来发展趋势与技能升级方向数字化转型专业化深入综合能力拓展电子公文系统应用行业专业知识积累项目管理能力在线会议管理技能政策解读能力提升外语能力（涉外单位）数据分析基础能力法律法规知识储备第二章公文的种类与格式规范性公文日常公务文书决议（决定）对重要事项或重大行动作通知发布规章、决定、事项或转发上级••出的决策机关公文命令（令）公布行政法规和规章、宣布通报表彰先进、批评错误或传达重要情••施行重大强制性措施况公告向社会公开宣布重要事项或法定事报告向上级机关汇报工作、反映情况、••项提出建议通告在一定范围内公布应当遵守的事项请示向上级机关请求指示、批准••其他公文会议纪要记录会议主要内容和议定事项•函不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题•纪要记载会议主要情况和议定事项•湛江特色渔业与海洋资源管理专项文书•公文写作的基本原则规范性原则逻辑清晰原则严格按照国家行政公文格式标准思路清晰，层次分明••正确使用公文规范用语因果关系明确••格式结构完整，层次清晰结论与论述相符••准确性原则语言风格与表达技巧事实描述真实无误庄重严肃的语言风格••数据引用准确可靠客观公正的表达态度••政策引用精准到位适当使用专业术语••注意语气的得体与分寸简洁性原则•常见错误及避免方法用词精炼，避免冗余•直入主题，重点突出避免口语化、感情化表达••篇幅适度，结构紧凑避免模糊不清的表述••避免过度使用形容词和副词•避免陈词滥调和过时用语•公文写作实操演练请示报告写作案例分析《关于请求增拨湛江港口物流园区建设专项资金的请示》案例要点分析•开头直接点明请示事项关于请求增拨湛江港口物流园区建设专项资金的请示•正文第一部分说明背景情况（园区建设进展与成效）•正文第二部分说明困难问题（资金缺口及原因）•正文第三部分提出明确请求（具体金额及用途）•结尾简洁有力妥否，请批示会议纪要撰写技巧•标题明确会议名称、时间、性质•开头交代会议基本信息（时间、地点、主持人、参会人员）•按议题顺序记录主要内容和决议•使用第三人称客观记录•重点记录结论和分工，明确责任人和时限第三章会议组织与管理会议筹备流程详解前期计划会议通知•确定会议目的与议题•准备会议议程•拟定参会人员名单•起草会议通知•选择合适会议时间•发送会议材料•预估会议时长•确认参会情况现场准备会议执行•会议室布置•签到与座次安排•设备调试检查•会议流程控制•茶水与文具准备•会议记录•会议资料摆放•突发情况处理湛江政府会议特点季节性会议安排地方会议礼仪特色•台风季前防灾减灾会议（每年5-6月）•领导座次按照地方行政级别严格排序•冬季旅游推广协调会（每年11-12月）•涉及多部门会议需特别注意协调各方意见•渔业资源保护专题会（休渔期前）•准备当地特色茶点（如湛江特产）会议记录与纪要撰写会议记录要点捕捉技巧•重点记录决策过程和结论，而非完整发言•运用速记符号和简写提高记录效率•使用录音设备辅助，确保重要内容不遗漏•关注领导强调和反复提及的内容•记录发言人姓名、职务，特别是责任分配•会后及时整理，防止记忆模糊纪要结构与内容规范标准会议纪要结构

1.标题会议全称+时间+纪要

2.基本信息时间、地点、主持人、参会人员

3.会议内容按议题顺序记录讨论要点

4.会议决议明确的决定和工作安排

5.分工落实责任人、完成时限、考核标准湛江政府会议纪要案例《湛江市推进海洋经济高质量发展专题会议纪要》案例特点•突出海洋经济发展重点目标•明确各区县、各部门责任分工•设定清晰的时间节点和考核指标•强调部门协同和资源整合•采用表格形式列出任务分工会议后续工作跟进会议决议落实监督反馈收集与总结报告•制作任务跟踪表，明确责任人、完成时限•收集各部门执行过程中的意见建议•定期检查任务完成进度•整理执行中的经验教训•针对执行中的问题及时协调解决•编写工作总结报告•向领导汇报工作进展情况•提出下一步工作建议案例湛江某区政府会议管理经验湛江赤坎区三重一大事项会议管理创新赤坎区政府创新性地将重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金使用等三重一大事项会议管理流程标准化

1.建立决策事项清单制度，明确必须经会议讨论决定的事项范围

2.实行会前调研报告制度，确保决策有据可依

3.推行会议跟踪反馈机制，形成闭环管理成效•决策效率提高35%第四章档案管理基础档案管理的重要性与法规档案的定义与分类国家档案法及地方实施细则档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史主要法规依据记录•《中华人民共和国档案法》（2020年修订）按内容分类•《中华人民共和国档案法实施办法》•文书档案公文、会议记录等•《机关档案管理规定》•人事档案人员履历、考核材料等•《广东省档案条例》•财务档案预决算、票据凭证等湛江档案管理特色政策•专业档案规划、设计、科研等•声像档案照片、录音、视频等按保密级别分类•绝密档案•机密档案•秘密档案•内部档案•公开档案湛江地区档案管理特色档案收集、整理与归档档案材料的收集标准分类编码与归档流程•真实性材料内容必须真实可靠•按照档案分类方案进行分类•完整性材料应保持完整，包含必要附件•根据编码规则赋予档号•系统性相关材料应成体系收集•整理装订成卷，填写卷内目录•价值性具有保存价值的材料才予以收集•编制档案目录，登记备查•按要求入库保存档案数字化管理趋势•纸质档案数字化转换•电子文件规范化管理•档案管理信息系统应用•云存储与备份机制建立•大数据分析辅助档案利用湛江档案管理实践创新全过程记录与管理专题档案库建设湛江市档案局推行重大项目全过程档案管理，从项目立项、招投结合湛江地方特色，建立海洋经济、港口建设、渔业资源等专标、施工建设到竣工验收全过程的文件材料同步收集、整理、归题档案库，系统收集相关领域的文件资料，为地方经济发展提供档，确保项目档案的完整性和连续性资料支持档案利用与保密管理档案查询与借阅规范基本流程

1.提出申请，填写《档案借阅申请表》

2.经主管领导审批

3.档案管理人员办理借阅手续

4.在规定时间内归还

5.档案管理人员验收归还档案注意事项•原则上档案不得带出档案室•禁止在档案上涂改、圈点、拆卷湛江档案管理典型案例•借阅时间一般不超过7个工作日湛江市数字档案馆建设案例•特殊情况需办理续借手续湛江市档案局于2020年启动数字档案馆建设项目，实现了保密档案管理要求•历史档案数字化保存率达95%•严格执行《保密法》相关规定•新增档案电子化归档率100%•实行专人管理、专柜保存•建立统一的电子档案检索平台•建立保密档案查阅审批制度•实现跨部门档案资源共享•定期检查保密档案保管情况•提升档案查询效率提高3倍•严格落实脱密期满档案降密或解密程序档案管理人员必须严格遵守保密规定，未经授权不得泄露档案内容，违者将追究法律责任第五章沟通协调与职业素养高效沟通技巧口头沟通的艺术书面沟通的技巧跨部门协调沟通策略•语言简洁明了，表达重点突出•结构清晰，层次分明•明确沟通目的和预期成果•注意语速、语调、音量的控制•用词准确，表述规范•了解各部门职能和工作方式•针对不同对象调整表达方式•重点突出，简明扼要•寻找共同利益点和合作空间•善用提问和倾听技巧•格式规范，便于阅读•建立顺畅的信息传递渠道•注意肢体语言与表情配合•适当使用图表辅助说明•及时处理协调过程中的分歧湛江行政环境中的沟通案例湛江港口扩建项目跨部门协调会议湛江港口扩建项目涉及发改委、交通局、海事局、环保局等多个部门项目推进中，秘书处采用以下协调策略

1.预先收集各部门关切点，制作议题清单

2.按照先易后难原则安排讨论顺序

3.会议中使用图表直观展示各方责任与时间节点

4.形成统一会议纪要，明确各方共识和分工通过有效沟通协调，项目审批时间缩短30%，实现多部门高效协同时间管理与工作计划优先级划分与任务分配工作日志与目标管理四象限法则高效工作日志模板

1.今日待办事项（按优先级排序）重要且紧急

2.领导交办任务跟踪表必须立即处理的危机和问题

3.重要会议及活动提醒例领导交办的紧急任务、突发事件处理

4.工作完成情况记录

5.明日计划预览重要不紧急有助于实现长期目标的活动例工作计划制定、能力提升培训紧急不重要干扰工作但不产生实质价值的事务例部分临时性会议、某些电话打断不紧急不重要无助于目标实现的活动例无效社交、过度网络浏览秘书应将80%的精力放在重要的事务上，特别是第二象限的任务提升工作效率的实用工具数字化工具日程管理软件、待办事项应用职业道德与形象塑造保密意识与责任担当礼仪规范职业形象•严格遵守保密制度，不泄露工作机密•着装整洁得体，符合工作场合要求•保持积极向上的工作态度•对工作负责，对领导负责，对单位负责•言行举止大方得体，语言文明规范•展现专业、高效的工作能力•勇于承担责任，遇到问题不推诿•接待礼仪熟练掌握，落落大方•维持平和稳定的情绪状态•重视工作细节，不因小失大•会议礼仪严格遵循，尊重与会人员•建立值得信赖的个人品牌湛江公务员职业素养要求湛江市委组织部于2023年出台的《湛江市公务员职业素养提升计划》中，对文秘岗位提出了特殊要求政治素养坚定政治立场，增强四个意识，坚定四个自信业务能力熟练掌握文字处理、公文写作、会议组织等专业技能服务意识树立四心理念（热心、耐心、细心、责任心）创新精神善于运用新技术、新方法提升工作效率团队协作具备良好的沟通协调能力，促进部门协同该计划还特别强调，文秘人员作为领导的窗口和机关的形象，在塑造政府公信力方面具有重要作用专业形象提示工作中的文秘人员应保持:•得体的职业装扮•适度的妆容与饰品•整洁的工作环境第六章湛江地方行政特色与政策解读湛江行政管理最新政策解读2025年地方政府重点工作1•加快推进湛江港航母级泊位建设•实施蓝色海湾整治行动计划•推进湛江临港产业带发展2湛江公路事务中心春运工作部署•实施乡村振兴战略重点项目•建立一站式春运指挥调度中心•加强湛江特色文化旅游产业发展•实施智慧交通疏导系统•强化湛江至广州、深圳通道保障地方行政改革与文秘工作影响3•增强与海安、徐闻等港口的联动机制•放管服改革深化，文秘工作流程优化•文秘人员承担信息汇总与通报职责•互联网+政务服务推进，电子公文系统升级•政府机构整合，文秘岗位职责重组•数字政府建设，文秘信息化能力要求提高•公开透明要求增强，公文写作规范性更严格文秘工作重点关注事项随着湛江行政管理改革深入，文秘工作应重点关注

1.提升数字化办公能力，适应电子政务发展

2.熟悉新政策背景，提高公文写作质量

3.强化跨部门协调能力，适应机构整合趋势

4.提高信息安全意识，守好数据安全底线文秘工作新要求•适应互联网+时代的文秘工作方式湛江特色行政服务案例地方应急管理与文秘支持湛江地处台风多发区，形成了特色应急管理模式预警阶段文秘责任起草预警通知，建立信息报送渠道响应阶段文秘责任24小时值守，整理情况简报，协调跨部门会议公路事务中心协调机制恢复阶段湛江公路事务中心创新建立三级联动协调机制文秘责任汇总灾情统计，起草救灾报告，协调资源调配

1.中心层面部门联席会议制度

2.县区层面公路段协同机制典型成功案例分享

3.乡镇层面路长制管理体系案例2023年风雨同舟台风应急响应文秘人员在此机制中承担信息汇总、会议组织、文件起草等关键工作，是确保机制顺畅运行的重要支撑2023年8月，超强台风风雨同舟袭击湛江市政府办公室文秘团队在72小时内完成•起草并发布15份应急指令文件•组织协调8次跨部门应急会议•编制36期灾情简报•建立24小时信息共享平台有效支持了领导决策，确保了应急指令及时传达，为湛江成功应对台风灾害提供了重要支撑第七章案例分析与实操演练公文写作实战案例湛江某区政府请示报告写作会议纪要现场模拟案例背景湛江某区需向市政府请示增加防洪设施建设资金模拟情境湛江市交通建设项目协调会关于请求增拨防洪设施建设专项资金的请示湛江市人民政府近年来，我区按照市委市政府部署，积极推进防洪设施建设，完成了河道整治10公里，新建排水泵站3座，有效提升了防洪能力但随着城市化进程加快，原有规划的排水系统已难以满足需求，且部分老旧设施亟需更新改造根据最新水文评估，我区尚需新建排水管网15公里，改造泵站2座，预计所需资金1500万元我区财政收入有限，已统筹安排600万元用于此项工作，仍有900万元资金缺口为确保汛期安全，恳请市政府增拨防洪设施建设专项资金900万元，支持我区防洪工程建设妥否，请批示写作要点分析

1.开头直接点明请示事项

2.简要介绍工作背景和已取得的成效

3.客观说明面临的困难和问题

4.具体提出资金需求，并说明用途

5.结尾使用规范表述妥否，请批示档案管理实操演练档案分类归档实务档案数字化录入操作实操内容实操内容

1.根据《湛江市机关档案管理规定》对提供的文件材料进行分类

1.熟悉档案管理信息系统操作流程

2.按照档号编制规则为文件赋予档号

2.使用扫描设备将纸质文件转为电子文档

3.填写档案目录和卷内目录

3.对电子文档进行元数据标引

4.按要求整理装订成卷

4.完成电子档案的存储与备份系统演示文件扫描与图像处理调整扫描参数，确保图像清晰度；进行图像裁剪、旋转等处理元数据录入录入标题、责任者、日期、文号等关键信息；添加分类标签和关键词系统存储与检索测试将处理完成的电子档案存入系统；测试关键词检索功能档案数字化过程中必须严格保密，严禁将档案资料带出指定区域或传输到非授权设备操作要点•文件材料应保持完整，包括正文和附件•按照时间顺序或逻辑关系排列•去除金属物（曲别针、订书钉等）•统一使用A4纸进行装订沟通协调角色扮演跨部门协调会议模拟突发事件应对沟通演练场景设置湛江市举办国际海洋渔业博览会，需要协调多部门合作场景设置台风突袭湛江，导致部分地区道路中断、电力中断参与部门市政府办公室、海洋渔业局、商务局、交通局、公安局、卫生局参与部门应急管理局、电力部门、交通部门、民政部门文秘角色作为市政府办公室代表，负责组织协调会议文秘角色作为领导参谋，负责信息汇总与指令传达任务目标统筹各部门分工，形成工作方案，解决部门间分歧任务目标收集准确灾情，协助领导决策，确保信息畅通评估与反馈演练评估标准30%25%沟通技巧协调能力语言表达、倾听能力、应变能力问题解决、冲突处理、达成共识25%20%专业素养成果质量政策理解、流程把握、礼仪规范会议纪要、工作方案的完整性和可执行性反馈机制•专家现场点评，指出优缺点结语提升行政文秘综合能力持续学习与技能更新结合湛江实际，服务地方发展定期参加专业培训深入了解湛江发展战略••关注政策法规变化熟悉地方特色产业政策••学习数字化办公技能掌握湛江行政工作特点••拓展跨领域知识服务地方经济社会发展••推动行政高效运行成为领导得力助手优化工作流程提高参谋辅助能力••提高信息传递效率精准把握领导意图••加强部门协同配合主动预判工作需求••推进服务型政府建设减轻领导工作负担••行政文秘是政府运行的润滑剂，是领导工作的好帮手，是部门协作的连接器通过不断学习与实践，提升专业素养与综合能力，每一位文秘人员都能在湛江地方行政发展中发挥更大作用，为湛江建设沿海经济带重要发展极贡献力量！。