合同生命周期管理在企业管理中的重要性

合同生命周期管理在企业管理中的重要性中图分类号F270文献标识码A文章编号1004-4914

（2023）09-288-03

一、合同全过程管理合同全过程管理，即从业务洽谈、合同草拟、合同签订、生效开始，直到合同终结为止，不仅要把好合同签订前的管理关，更要重视签订后合同的风险管控、执行过程、履约率等动态管理，特别要时刻关注掌握行业环境、对方经营环境、法律法规等对本公司的不利因素，以便于及时对合同提出修改、补充或终止等措施，降低企业的经济损失

二、合同管理在企业经营中的意义合同是企业与相关法人、自然人或者其他组织之间设立的权利和义务，它起到约束双方交易行为，维护市场经济秩序的重要作用，因此，加强合同管理，既是企业内部管理控制的主要手段，也是企业规避经营风险，维护合法权益，提高企业经营管理成效的重要保证［1］

（一）预防和降低企业法律风险

（二）防范财务风险，降低企业经营成本企业经营成本控制的有效性，一方面取决于企业内部各项管理是否合理，另一方面取决于采供、销售、用户及资金调度和运用多个环节的有效衔接，合同是企业经营活动的命脉，是企业材料采购、生产计划安排、设备选择、人员安排等人、机、料、法、环的调配依据，是企业生产经营活动各环节衔接，互相制衡的主要动因，合同管理始终贯穿于企业一系列活动的全过程，有效的合同管理，不仅能协调企业内外部各方关系，有效监控并规避财务风险，提高资金周转和使用效率，而且能保证合同交易的正常进行，提高经营管理水平，降低企业经营成本［3］

（三）维护企业信誉，规范市场秩序

（四）稳健公司运营环境

三、合同管理存在的主要问题

（一）管理制度不健全、执行落实不到位

（二）合同文本条款不规范、要素缺失

（三）合同审核约束力不够合同管理过程中把重心放在了合同洽谈、签订的管理上，忽略了合同执行过程中的动态管理公司合同管理过程中，未针对某份合同设定总负责人，往往是各职能部门各司其职，销售部门负责业务洽谈、合同签订、技术部门负责产品设计，技术参数确定、生羟计划负责合同排产，任务下达，生产部门负责原材料采购、生产组织等直至发货、合同终结，各职能管理部门分别负责归口管理工作，对于合同在执行过程中遇到的交叉问题，未能站在全局的高度加强协调，合同执行过程中的横向、纵向协作、衔接、工作落实效率不高，直接降低了合同履约率

（五）合同管理工具传统合同管理采用的是由专人使用简单的Word、ExceL录入，其数据格式不统一，合同原始信息不能准确记录，重点要素在登录过程中容易遗漏，存在人为统计误差的风险，且汇总工作耗时费力，当企业需要查阅历史合同时，查找非常不便其次,手工合同管理缺少对合同进度、关键节点的预警，例如，不能及时提醒合同的签署状态及合同有效性，不能对合同进度，收支等进行准确计算合同手工管理更存在被随意篡改、丢失、损坏的安全隐患，给企业带来经济风险

（一）建立健全合同管理、审批机制严格执行合同审议制度，加强合同隐性细节问题的评议、严查合同要素是否完整，对于重大或紧急合同，各部门联合共审，从多个管理角度审视和规避合同风险,有效维护企业合法权益

（二）规范合同文本格式对于企业主营业务的合同，应由公司法律部门负责制定标准的合同文本格式，确定合同文本的充分必要项，并联合合同洽谈、签订、执行等部门共同审核修订，避免合同文本中某项要素缺失，措词不当等引起的纠纷及争议，降低风险交易此外，在与对方签订合同时，努力争取合同的起草权，能在合同起草过程中充分考虑自己的利益与细节问题的把控，认真甄选有利于公司的措词，更好地保护企业利益

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（三）加强合同签订资质审查

（四）将合同签订的技术把关口前移

（五）建立系统的合同管理培训选择使用专业的、匹配的合同管理软件，突破传统管理瓶颈，把合同相关的信息都统一汇总到一个软件平台中，企业相关部门根据各自的权限及工作需求登录平台进行对应操作，改善合同数据登记错误、信息不完整、合同执行过程更新不及时、归档不规范等诸多问题，并根据需要筛选数据，自动生成分析报表，为企业经营决策提供全面而有力的数据支持

（六）强化合同执行过程监督合同签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以,对合同执行过程中进行全过程监督是十分必要的，通过实时监督管控，可以及时发现影响合同履行的原因，实时采取应对措施加以整改，防止违约发生合同签订后，即进行合同执行环节，为保证合同的整体履约率，可将合同以责任书的形式，确定某份合同总责任人，负责协调和组织处理合同从产品设计至合同结算全过程的所有动态问题，负责监督和管理合同执行过程中管理部门的各项工作到位与否，以保证合同能按时按质履行约定其次，要特别注意违约纠纷的及时处理，合同关系是一种法律关系，违约要承担支付违约赔偿或强制履行等法律后果，一旦发生可能给对象造成损失的违约情形，合同总责任人要及时报告法律事务所，主动与对方进行协商，采取补救措施，尽最大限度降低赔偿损失如遇对方违约，要积极收集证据，要求违约方承担违约责任，必要时申请仲裁或向法院起诉，积极维护企业合法权益

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