高校仪器设备采购内控管理的问题和对策

高校仪器设备采购内控管理的问题和对策图1内控管理要素图下面主要从内部控制的控制环境、风险管理、控制活动和信息与沟通等方面，分析高校仪器设备采购内部控制的现状

2.风险管理方面高校设定的采购风险目标主要是为了改善仪器设备采购质量,降低采购成本，维护学校的合法权益，保障和促进学校教育事业的发展高校所设定的采购风险目标基本明确并切实可行；建立有适当的风险评估机制，出台了《内部控制监督和评价实施办法》，明确了牵头部门和二级单位对风险评估的职责；建立了一定的风险监控机制，对部分采购流程和环节进行了一定程度的过程监控，并建立了采购管理、资产管理、财务、审计、纪检监察等部门相互制约的机制［5］但没有对采购过程中潜在的风险做全面量化和分析，在采购风险识别上还有待加强;风险评估在自我评估方面还没有真正执行到位；风险应对措施，特别是预警机制和应急措施还不够健全

3.控制活动方面仪器设备采购各项活动总体能够按有关法律法规、制度要求执行，采购活动风险总体在可控范围内但高校在采购预算和计划编制、可行性论证、预算价格、招标、合同执行、履约验收、结算付款等方面还存在一些需要改进和规范的问题

4.信息与沟通方面采购部门和其他相关业务部门之间、采购各岗位之间建立了良好的沟通协调机制，信息传递比较及时有效，采购各岗位员工能在信息畅通的环境下有效履行各自的职责；高校在采购信息公开透明方面做得比较规范，对采购相关的政策法规信息在获取、传递方面比较及时有效；在信息资料妥善保管方面做得比较好但在采购信息化建设、采购信息保密意识等方面还有待加强和改进

1.采购管理组织体系方面的问题采购内部管理制度在完整性、及时性方面有所欠缺国家已经修订和发布部分政府采购相关制度、规定，市场环境也发生了很大的变化，但部分高校没有根据外部环境的变化，及时修订、更新仪器设备采购管理办法，已无法适应市场经济的新情况和学校内部控制和采购管理的新需求另外,采购内部管理制度不够完善，制度单一化，只是作为一部宏观的制度指导采购总体业务，还缺乏与之相配套的、适用性强、可操作性强的采购规章制度和实施细则采购内部控制业务流程不够完整、全面从完整性分析，部分高校的采购业务流程还不够完善，如没有采购预算编制流程、采购立项与审批流程、采购变更申请审批流程（包括采购方式变更、合同内容变更等）、采购验收和资金支付流程等另外，政府采购流程只设计了一个总体的基本流程，没有按不同的采购方式制定不同的业务流程，如竞争性谈判方式业务流程、单一来源方式业务流程、询价方式业务流程等，导致员工无法熟悉部分业务流程，无法高效地按流程执行具体的采购业务

3.项目论证方面的问题项目立项的可行性论证针对性不强，重形式忽实质相关单位对立项的可行性论证不够重视，论证没有针对性论证缺乏针对性和科学性，流于形式部分大型仪器设备没有按规定进行可行性论证；部分项目采购申请在先，论证审批在后；部分立项申请表和可行性论证报告没有完成领导签字审批手续；部分项目负责人同时担任项目论证专家组成员；部分可行性论证报告参与论证人员或专家没有签字

4.预算价格方面的问题缺乏采购价格定价机制，价格信息获取方式单一，价格的确定不尽合理，预算价格不够真实采购价格信息获取的渠道较单一，基本上是直接向供应商询价或通过京东、天猫等平台参考网上价格等方式对于一些高端大型仪器设备，技术参数复杂，市场价格信息不透明，又无法直接向厂家询价，二级单位没有价格标准进行衡量，在确定预算价格时存在两方面的问题一是预算价格完全按供应商的报价确定，预算价格不够真实合理；二是完全按照网上价格确定预算价格，没有考虑招标中的一些费用和供应商的利润，价格确定过低，引起流标,影响采购计划的执行，从而影响学校各项活动的正常开展

5.采购实施及合同执行方面的问题在采购实施方面，首先，在一些专业性较强的仪器设备采购中，部分招标文件的采购需求中存在倾向性、排他性、差别对待的内容，给投标人创造串标或围标的条件，排斥一些潜在投标人，导致招标范围缩小、缺乏有效竞争其次，部分招标项目评分标准设计不够科学部分对产品技术、质量、性能、售后要求较高的项目，在设计评分标准时，价格分占比过大，而品牌、质量及性能等分值设置却相差无几，导致价格分一旦占有较大优势，品牌档次低的产品容易中标，而品牌高质量好的产品由于价格稍高容易流标，带来产品质量风险再次，没有做好招标代理机构结果考核评价工作对招标代理机构的评价流于形式,大部分仅停留在简单的满意度打分上，没有细化评价的内容，如对采购文件编制的质量、时效，开评标过程组织的规范性，答复质疑、协助处理投诉情况的积极性以及配合程度等进行全面评价在采购合同执行方面，部分采购项目没按合同约定时间供货和存在未验收先付款等情况

7.采购信息管理方面的问题采购管理部门没有实现利用信息技术和大数据分析对物资采购内部控制进行高质量的管理部分采购人员对采购信息的保密意识不强；部分采购工作人员特别是二级单位采购人员，保密意识不强，对学校有关政府采购信息，如预算价格信息、招投标文件内容或报价文件、未公示的评审结果等提前泄露给无关或相关人员止匕外，在仪器设备使用效益和风险应对上，部分高校中的二级单位不够重视对大型仪器设备使用效益分析，存在着一些仪器设备一直处于闲置状态采购风险应对措施不够健全主要是预警机制和应急措施不够健全预警机制方面，对一些采购程序合规但存在风险隐患的政府采购项目没有预先警示措施，导致在采购中引起不必要的质疑、投诉和举报；应急措施方面，如对重大仪器设备没有统一组织投保,没有制定仪器设备丢失损坏赔偿办法、应急采购实施办法

8.建立采购价格定价机制采购管理部门可联合二级部门建立采购价格定价机制，拓宽价格信息获取渠道，建立价格信息库，对重要仪器设备价格跟踪监控，实现价格信息共享二级单位加强采购价格信息的收集整理，成立询价小组，通过参考历史价格、兄弟院校采购价、市场价等方式，尽可能准确地掌握采购物资特别是大型仪器设备的价格标准，准确、合理地确定预算价格并且，采购项目负责人应熟悉拟采购产品的规格型号、质量要求和技术指标，根据品牌型号认真编写技术参数，并由不同人员进行审核，注意时效性，确保技术参数和品牌型号一致，编制的预算价格符合当前市场实际供应商提供的预算方案只可做参考但不能完全照搬，防止供应商在技术规格中设定某些特定的技术指标，出现倾向性和排他性行为

9.严格按程序实施采购和执行合同在实施采购过程中，采购管理部门一方面应加强与招标代理机构沟通协调，可将采购人需求通过书面警示或召开会议警示等方式事先告知代理机构，对一些有倾向性和排他性的内容避免写入招标文件作为资格要求或评审因素，以免影响招标公平；部分对技术、品质、售后要求较高的产品,在设计评分标准时，应平衡价格和品牌、质量以及性能的分值，避免价低质次的产品中标，给学校带来产品质量风险另一方面，采购管理部门重视采购代理机构的评价考核工作，应量化评价内容，重点对编制招标文件、组织开评标的能力、质量和规范性等进行全面评价，对采购答疑和协助处理投诉的积极性、配合程度等进行考核，确保招标质量和效率高校财务部门办理采购结算业务时应加强监督和审核力度，按照合同约定付款,验收书、合同等是申请支付全部合同价款的必备资料，避免出现未验收先付款的情况如有特殊情况需提前付款的，要严格审批程序，相关部门提交书面申请材料经相关校领导审批同意后方可付款10搭建采购信息管理平台投入充分的资源来支持对采购信息管理系统的开发和完善，运用信息技术落实采购内部控制管理措施，重点强化人员身份验证、岗位业务授权、系统操作记录、电子档案管理等系统功能建设，将信息数据科学运用于采购项目管理、风险控制、监督预警等方面［16］内控管理制度和内控管理有关措施在高校教学、科研仪器设备采购中发挥着重要作用它能将仪器设备采购的各项业务流程有效地联系起来，提高采购工作效率对高校仪器设备采购内控管理问题和对策的研究，有着深远的意义结合高校实际,对高校仪器设备采购中的预算、计划、论证、实施、合同、验收及信息化建设等环节的优化与监督，有利于规范管理、统筹资源配置，合理布局，为高校的教学及科研提供有效保障。