签单制度培训的课件

签单制度培训第一章签单制度概述什么是签单制度？培训目标与学习收益签单制度是企业为规范合同签署、审批和管理而设立的一套标准化流程全面了解企业签单标准流程与规章制度，涵盖从合同发起、审核、批准到归档的全过程管理签单制度的重要性掌握各环节操作要点与注意事项作为企业内控体系的核心组成部分，签单制度直接影响公司财务安全、法律风险控制以及运营效率，是企业规范化管理的基础保障提高签单效率与合规意识签单制度的核心价值防范业务风险与财务风险多层级审批机制可有效识别合同中的潜在风险点，防范欺诈行为，避免不必要的经济损失和声誉损害保障合同合法有效通过严格的审核流程，确保签署的合同符合相关法律法规和公司规章制度，避免无效合同带来的法律风险促进内部流程规范化建立清晰的责任划分和审批标准，促进业务流程标准化，提高整体运营效率，减少因流程混乱导致的错误签单制度的适用范围适用部门与岗位涉及的业务类型与合同类别销售部门客户合同签订产品销售合同••采购部门供应商合同审核服务提供协议••人力资源部劳动合同管理采购订单与合同••财务部门付款审核与监督战略合作协议••法务部门合同合规性审核劳动与雇佣合同••管理层重大合同最终审批租赁与资产处置协议••保密与知识产权协议•企业签单流程示意图申请阶段业务部门根据需求填写签单申请表，附上合同草案和相关支持文件，通过系统提交申请审核阶段部门主管、法务、财务等相关部门依次审核合同内容、条款合规性、财务影响，提出修改意见批准阶段根据合同金额和重要性，由相应级别的管理层进行最终审批，授权签署人执行签约归档阶段签署完成的合同正本及附件按规定统一归档保存，录入合同管理系统进行跟踪管理第二章签单流程详解签单申请的发起条件与要求审批权限与流程节点业务需求明确，合作意向已确认•部门初审合同草案已经初步拟定•相关预算已获得批准直接主管审核业务必要性和基本条件•必要的市场调研和供应商评估已完成•使用公司标准合同模板•专业审核签单申请必须包含完整的业务背景说明、合作方基本信息、交易金额及付款法务审核合同条款、财务审核付款条件条件等关键信息管理层审批根据金额大小，由不同级别管理者审批签单后的归档与跟踪所有签署完成的合同必须在个工作日内完成归档，并在系统中更新状态，3便于后续履行跟踪和到期提醒签单申请的标准模板必填信息与注意事项常见填写错误及避免方法申请部门与申请人信息（包括工号和合同对方信息不完整或不准确••联系方式）合同金额表述不清（未注明含税不•/合同对方全称与统一社会信用代码含税）•合同类型、金额与付款方式付款条件与公司标准不符••合同期限与主要交付物未附上完整的合同文本••业务背景与合作必要性说明业务背景说明过于简略••关联合同编号（如有）缺少必要的支持文件（如比价单）••风险评估与应对措施未明确合同责任人••申请表必须使用最新版本的公司标准模板，过期模板将被系统自动退回所有附件必须清晰可辨，手写部分必须工整审批权限的划分1合同金额审批层级审批时限万元以下部门经理个工作日102万元分管副总个工作日10-503万元总经理个工作日50-1005万元以上董事会个工作日10010授权委托的原则与范围审批权限可临时委托，但必须满足以下条件委托必须书面形式并明确有效期•违规签单的风险案例不得委托给下级超过一个层级的人员••特定类型合同不可委托（如关联交易）某部门经理越权代签100万元设备采购合同，导致公司被供应商起诉并赔偿违约金万元，该经理受到降职处分并承担连带责任30真实案例分享因签单权限不清导致合同纠纷某公司因超权限签单被判违约赔偿事件经过经验教训与改进措施某制造企业销售经理李某与客户口头本案暴露出公司在签单管理方面存在严•达成万元设备供应协议重漏洞500未经公司内部审批流程，李某私自加•签单权限未明确公示，客户难以辨别•盖公司印章与客户签署合同印章管理不严，未实施多人审核制度•公司因生产能力不足无法如期交付设•缺乏事前风险评估和合同可行性分析•备内部培训不到位，员工合规意识薄弱•客户提起诉讼，要求赔偿延期损失•公司辩称李某无权签署此金额合同，改进措施重新制定签单授权体系，实•合同应属无效施印章使用双人审核，建立合同签署前置评估机制，加强员工合规培训，公示法院认定客户有理由相信李某有签•授权代表名单约权限，判决公司承担责任第三章签单制度中的关键控制点价格与付款条件核对价格是否符合市场行情•付款条件是否符合公司标准•合同条款审核重点发票要求是否明确•是否有不合理预付款条款权利义务是否对等••违约责任是否明确•风险评估与合规检查争议解决机制是否完善•保密条款是否充分•交易对手资质审核•履约能力评估•行业法规合规性检查•潜在风险识别与应对•签单制度的核心在于通过多层次、多角度的审核，确保合同的合法性、可执行性和对公司利益的保护每一个控制点都不可忽视，它们共同构成了企业风险防范的坚实屏障签单风险防范技巧如何识别异常签单内部审计与监督机制交易对方成立时间短且注册资本较低公司建立了三道防线确保签单制度有效运行•合同条款明显偏离市场惯例或公司标准•业务部门自查每月对本部门签单情况进行自查

1.紧急要求跳过正常审批流程•法务合规审核季度抽查签单文件合规性

2.付款条件过于宽松或要求大额预付款•内部审计监督半年度对签单流程执行专项审计

3.提供资料不完整或存在明显矛盾•违规签单的处罚规定同一业务频繁更换联系人或合作方••价格明显高于或低于市场水平•越权签单警告、降职直至解除劳动合同流程违规绩效扣分、培训教育•造成损失追究经济责任，严重者移交司法•签单合规红线任何情况下，不得为未经审批的合同加盖公章；不得在空白合同或关键条款未确定的合同上签字；不得接受口头授权进行签署风险控制流程图预防环节建立完善的合同模板库，明确各级审批权限，强化员工合规培训，实施供应商资质预审，设置关键风险指标预警发现环节实施合同审批多层把关，建立内部举报机制，定期开展签单合规检查，利用系统自动识别异常交易特征纠正环节及时中止存在风险的合同执行，启动合同补救或解除程序，分析问题原因并完善制度，追究相关责任并举一反三全流程风险控制是签单制度有效实施的关键，预防为主、发现及时、纠正彻底，形成闭环管理第四章电子签单系统操作指南系统登录与权限设置访问内网地址contract.company.com使用企业统一身份认证登录•根据岗位自动分配基础权限•特殊权限需部门主管申请•签单申请提交流程选择新建申请，选择合同类型

1.填写基本信息并上传合同文本

2.选择审批流程（系统预设或自定义）

3.提交后系统自动通知下一审批人

4.审批流程在线跟踪实时查看审批进度和当前环节•接收审批提醒和意见反馈•查询历史签单记录和统计数据•电子签单的优势85%100%30%审批效率提升合规率提高管理成本降低电子签单系统将传统纸质审批流程的平均周期从系统内置审批规则和合规检查，确保每份合同都减少纸质文档打印和物流传递成本，同时降低文天缩短至天，大幅提升业务响应速度经过必要审核，杜绝流程跳过件丢失和查询困难的管理风险71-2便于数据统计与分析保障签单安全与合规自动生成签单数量、类型、金额等统计报表数字签名确保文件真实性和完整性••分析审批耗时和流程瓶颈访问权限精细控制，防止信息泄露••识别异常交易模式和风险信号操作日志完整记录，便于追溯和审计••系统强制执行审批流程，避免规则绕行•操作演示视频截图系统登录创建申请使用企业账号密码或扫码登录系统，首次登录需修改初始密码并绑定手机号点击新建按钮，选择合同类型，系统自动加载对应模板和必填字段信息填写提交审批完整填写合同基本信息，上传合同文本和必要附件，系统自动检查必填项确认信息无误后提交，系统根据金额和类型自动匹配审批流程和审批人完整操作视频已上传至公司内部学习平台，员工可随时登录学习新系统将于下月正式上线，请各部门提前熟悉操作流程第五章常见问题与解决方案签单流程中常见阻碍审批延误的应对策略系统故障时的应急处理合同条款存在争议，双方无法达成一系统自动提醒超过小时未审批自启动纸质审批应急预案，使用纸质表••24•致动发送提醒单审批人员长时间未处理待审事项升级处理超过小时可申请上级协通过邮件或即时通讯工具传递文件••48•调系统填报信息不完整导致退回重填系统恢复后小时内补录电子记录••24替代审批紧急情况下启动授权替代缺少必要的支持文件如竞争性比价单•重要合同可联系部门优先处理••IT人审批特殊业务情况不符合标准审批路径•流程优化定期分析延误环节，针对•性改进常见问题解决渠道业务问题请联系合规部门（内线），系统技术问题请联系服务台（内线）工作日提供实时8866IT99888:30-17:30支持签单制度常见误区误区1签单只需领导签字误区2签单流程可随意简化误区3签单后无需归档管理错误观点只要有领导签字批准，其他流程错误观点为了提高效率，可以根据情况灵错误观点合同签署完成后任务就结束了，可以简化或省略活调整或简化签单流程后续管理不重要正确做法签单必须经过完整的流程审批，正确做法流程可优化但不可随意简化，特正确做法签单完成后必须及时归档，并定每个环节都有其独特的审核重点，缺一不可殊情况需走例外审批，并留存充分理由期跟踪合同执行情况潜在风险缺少专业部门审核可能导致合同潜在风险随意简化流程可能导致重大风险潜在风险合同归档不当可能导致权利义务条款存在法律漏洞或商业风险点被忽略，造成不可挽回的损失无法及时履行，或在发生纠纷时无法提供有效证据签单制度是一个完整的闭环管理体系，从申请到归档每个环节都至关重要避免这些常见误区，才能充分发挥签单制度的风险防控作用真实案例签单流程简化导致财务漏洞事件经过损失分析某化工企业为加快采购速度，简化了万直接经济损失余万元资金被挪用•50•300元以下原材料采购的审批流程间接损失公司信誉受损，客户订单延期•采购经理被授权可直接与供应商签订合同•管理成本额外投入大量人力进行全面审•，无需财务部审核计一名采购员利用此漏洞，与虚构供应商签•法律成本追责诉讼及执行费用•订多份单价万元的采购合同49改进后的流程优化措施半年后内部审计发现多笔付款无实际交付•最终查明该采购员与虚假供应商共谋，造恢复财务部对所有采购合同的审核权•

1.成公司损失超过万元300建立供应商资质预审和定期评估机制

2.实施采购申请与审批分离制度

3.增加采购价格与市场行情比对环节

4.定期轮换关键岗位人员

5.引入电子签单系统，实现全流程可追溯

6.第六章签单制度的合规要求法律法规相关条款解读企业内部规章制度合规检查与责任追究《中华人民共和国民法典》对合同效力的规我司签单管理主要依据以下制度合规检查主要从以下方面进行定《公司合同管理办法》（版）流程完整性是否履行全部必要审批•2023•第一百四十三条代理权限制与表见代•《授权审批管理规定》（版）授权合规性是否在权限范围内签署•2022•理《印章使用管理办法》（版）文本规范性合同内容是否合法合规•2023•第五百零二条合同成立的基本要素•《供应商管理制度》（版）存档管理是否按规定及时归档•2021•第五百零七条格式条款的效力与解释•《电子签单系统使用规范》（版）•2023违规责任追究将纳入个人年度考核《电子签名法》对电子合同的法律效力认定签单合规是企业风险管理的重要组成部分，每位员工都应当熟悉相关法律法规和公司制度，严格遵守操作规范，共同维护公司合规经营环境签单合规检查清单合同文本审核要点流程合规审核要点交易主体是否明确、合法，名称是否与营业执照一致合同申请是否提供完整的业务背景说明合同标的是否明确、合法，数量、质量、价格是否清晰是否经过必要的竞争性比价或单一来源证明权利义务是否对等，违约责任是否明确合理是否经过所有必要审核环节的批准合同期限、交付方式、验收标准是否具体可操作签约人是否在授权范围内行使签约权付款条件是否符合公司标准，是否有过高预付款合同文本是否为最终版本，是否有修改痕迹争议解决条款是否明确，管辖地是否有利于公司合同及附件是否完整归档，编号是否规范审核人员职责说明各审核环节负责人应当对照检查清单逐项核实，确保无遗漏发现不符合项应立即要求修正，不得放行审核过程及结果应当留有记录，便于追溯第七章签单数据分析与绩效考核签单数据统计指标数量指标•月度签单总量与同比变化•各部门签单数量分布•不同类型合同占比时效指标•平均签单周期（从申请到完成）•各环节平均审批耗时•审批延误率与原因分析质量指标•一次通过率（无需退回修改）通过数据发现流程瓶颈•合规问题发现率•合同履约异常率数据分析显示的主要瓶颈•法务审核环节平均耗时最长（

2.5天）•50万元以上合同审批周期显著延长•月底签单量激增，审批效率下降签单绩效考核标准签单相关绩效纳入部门和个人考核•业务部门签单质量与效率指标•审批人员审批及时性与准确性案例分享数据驱动的签单流程优化某企业通过数据分析缩短审批时间30%问题识别改进措施该企业通过签单数据分析发现以下问题建立合同模板库，标准合同简化审批•增加法务人员配置，专人负责不同业务•合同审批平均周期长达个工作日•12实施分级审批制度，简化小额合同流程•的合同需退回修改至少次•40%1部署电子签单系统，实现并行审批•法务部门审核成为主要瓶颈•开发前置审核清单，提高一次通过率•标准合同仍需完整审批流程•建立签单考核机制，与绩效挂钩•KPI纸质流转导致文件频繁丢失•30%60%100%审批时间缩短一次通过率提升系统应用覆盖平均签单周期从天减至合同退回修改率从降至全面实现无纸化签单审批

128.440%天16%第八章签单制度的持续改进数据分析评估建立反馈机制通过系统数据分析签单效率、质量和合规性，找出瓶颈环节和异常情况，为改进提供数据支持定期收集员工和客户对签单流程的反馈，识别痛点和改进机会，形成问题清单和优先级排序方案设计与测试针对发现的问题设计改进方案，在小范围内试行测试，收集效果数据，调整优化方案设计持续监控评价建立常态化监控机制，定期评估改进成效，及时发现新全面实施推广问题，持续优化签单制度和流程完善方案后进行全公司范围推广，配套培训和宣导，确保全员了解并遵循新流程和规则定期培训与制度更新技术升级与流程再造每季度组织签单制度专题培训持续优化电子签单系统功能•••针对新员工开展入职签单培训•探索AI辅助审核技术应用根据法规变化及时更新相关制度推进与业务系统的深度集成••建立签单知识库，促进经验分享构建合同全生命周期管理平台••签单制度改进路线图1短期目标（3个月内）•完成电子签单系统全面上线•建立合同模板库，覆盖80%常用合同•优化授权体系，明确各层级权限责任部门IT部门、法务部2中期目标（6-12个月）•实现与财务系统、CRM系统的数据对接•建立合同风险预警机制•提高签单一次通过率至85%以上•缩短平均审批周期至5个工作日内责任部门IT部门、法务部、财务部3长期目标（1-2年）•构建合同全生命周期管理平台•引入AI技术辅助合同审核和风险识别•建立供应商信用评级系统•实现跨部门、跨区域的协同签单管理责任部门IT部门、战略发展部关键里程碑2023年12月完成电子签单系统全面上线；2024年3月完成与财务系统集成；2024年6月实现合同风险预警功能；2024年12月建成合同全生命周期管理平台互动环节签单流程模拟演练分组角色扮演现场问题讨论与解答请学员分成5-6人小组，模拟一次完整的签单审批流程演练过程中思考以下问题选择以下场景之一如何确定合同审批的关键风险点？

1.••100万元设备采购合同•遇到紧急签单需求如何平衡效率与合规？新供应商年度框架协议如何应对合同对方提出的不合理条件？••涉外服务外包协议电子签单系统故障时如何应急处理？••分配角色申请人、部门主管、法务、财务、总经理如何处理签单过程中的分歧与冲突？

2.•使用提供的模拟表单完成全流程审批

3.请记录讨论中发现的问题和解决方案，稍后将进行小组分享和集体讨论模拟可能遇到的问题和解决方案

4.小组讨论并总结经验

5.演练时间分钟小组讨论分钟成果分享请各小组指定一名代表进行总结发言，每组发言控制在分钟以内30+153互动环节总结典型问题1审批流程效率低1问题表现多层级审批导致周期长，特别是跨部门审批容易延误优化建议实施并行审批机制，设置审批时限预警，建立紧急审批绿色通道典型问题2合同条款争议处理2问题表现对方坚持使用其标准合同，含有对公司不利条款优化建议准备核心条款清单，明确底线条款，培养谈判技巧，提前法务介入典型问题3签单权限认识模糊3问题表现不清楚自身权限边界，过度依赖上级或越权行事优化建议制作权限明细卡，定期培训，建立权限查询系统优秀操作分享第一小组预审机制第三小组条款对照表第四小组履约跟踪表在正式提交审批前，先与法务和财务进行非正式预沟通，提创建核心条款对照表，一目了然地展示公司标准条款与对方设计合同履约跟踪表，记录重要时间节点和交付物，提前预前发现问题并修正，减少正式流程中的退回修改条款的差异，便于决策者快速识别风险点警即将到期的事项，避免被动违约签单制度培训小结签单制度概述签单流程详解规范合同签署全流程的管理体系，是企业风险控制的核心机从申请、审批到归档的标准化流程，以及各环节的操作要点制关键控制点持续改进合同条款审核、价格核对、风险评估等控制环节的重点内容签单制度优化的机制和路线图，技术与流程创新数据分析与考核电子签单系统通过数据分析优化流程，签单绩效与考核机制系统操作指南及电子签单带来的效率和合规双重保障合规要求常见问题解决相关法律法规及内部制度的解读，合规检查清单签单过程中的典型问题及有效应对策略关键注意事项提醒严格权限任何情况下不得超越授权范围签署合同，紧急情况应通过正规渠道申请特批全流程合规不得跳过任何必要的审批环节，保持完整审批记录及时归档签署完成的合同必须在规定时间内完成归档，确保可追溯性持续学习关注签单制度的更新变化，参与定期培训，不断提升合规意识签单制度常用工具与资源模板下载地址系统操作手册公司内网资源中心提供以下常用模板电子签单系统相关资料合同申请表模板系统操作完整手册（版）••PDF标准合同模板库（行业通用版本）常见问题解答（）•20+•FAQ合同审批表操作演示视频（分模块）••合同履约跟踪表系统更新日志••签单权限查询表移动端应用下载••风险评估清单•联系支持团队信息访问路径内网首页资源中心法务专遇到问题可联系以下支持团队区合同管理合同法务咨询法务部张律师（内线•）8866系统技术支持服务台（内线）•IT9988流程咨询合规部李经理（内线•7755）签单制度问答环节常见问题1特殊情况如何加急处常见问题2如何处理对方不接受理？我方合同模板？答公司设有紧急审批绿色通道，但须满答可采取以下策略足特定条件识别核心条款与非核心条款，对核心•

1.提前24小时提交加急申请条款坚持立场部门总监书面说明紧急理由提供修改建议版本，而非简单拒绝

2.•仍需完成全部必要审核环节针对重大偏离，准备法律风险分析报

3.•告每个部门每月加急申请不超过次

4.3必要时邀请法务参与谈判，提供专业•支持常见问题3电子签名与实体签名的法律效力？答根据《中华人民共和国电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力我司电子签单系统采用的电子签名技术符合法律规定的可靠电子签名标准，具备完整的身份认证和数据完整性保护功能欢迎学员提出更多问题，我们将在培训后持续收集问题并在内网中更新答案您也可以直接联系法FAQ务部或合规部获取一对一咨询结束语签单制度，企业合规与发展的基石签单制度的核心价值规范的签单流程是对企业和员工的双重保护，也是专业精神的体现防控风险有效识别和管理合同风险，保护企业利益期待与展望规范流程建立标准化、可追溯的业务期待大家将所学应用于实际工作中审批流程提升效率通过流程优化和电子化转型•主动学习和遵守签单制度提高运营效率在日常工作中严格执行规范流程•合规经营确保企业活动符合法律法规积极提出改进建议和创新思路•和内部规章共同营造合规文化和风险意识•签单制度不仅是一套流程和规则，更是让我们共同努力，通过完善的签单制度企业管理文化和风险意识的体现完善，推动企业规范、高效、健康地运营发的签单制度能够在保障合规的同时促进展！业务发展，为企业可持续增长奠定坚实基础。