高校档案员培训课件

高校档案员培训课件档案管理新时代的使命与挑战第一章高校档案管理概述档案的定义与高校档案特殊性档案员的岗位职责与职业素养档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在政治、军事、经高校档案员主要职责济、科学、技术、文化等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值档案收集、整理与保管•的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录档案鉴定与编目•高校档案的特殊性表现在档案利用服务与信息公开•学术性与教育性并存•档案安全管理与保护•形式多样（教学、科研、学生档案等）•必备职业素养具有较高的历史文化价值•责任心与保密意识•专业知识与系统思维•档案的重要性与价值档案作为高校文化传承的载体档案在教学科研和管理决策中的作用高校档案凝聚着学校的发展历程、学术成就和文化积淀，是高校历史的档案不仅是历史记忆，更是现实决策的重要依据原始记录和集体记忆的重要载体为教学改革提供历史经验与参考•记录学校发展沿革与重大事件•为科研项目提供前期成果与数据支持•保存名家学者的学术成果与思想精髓•为学校管理与规划提供决策依据•传承高校特色文化与精神内涵•为人才培养与评价提供客观记录•为校史研究与校庆活动提供第一手资料•为学校评估与学科建设提供证明材料•高校档案管理的法律法规框架1《中华人民共和国档案法》核心条款解读年月日起实施的新修订《档案法》是档案工作的根本法律依据，其核心202111条款包括明确各级各类档案馆和档案室的设立条件与管理职责•规定档案的形成、归档、保管、利用等基本制度•强调档案信息化建设与安全保护要求•明确档案工作的奖励与处罚措施•2高校档案管理相关政策与标准高校档案管理还需遵循以下专门规定《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局联合发布）•《高等学校档案工作规范》（）•DA/T22-2015《电子文件管理规范》（）•GB/T18894-2016《高校档案信息化建设指南》•《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》•档案安全，责任重大第二章档案管理基础知识与技能档案分类与归档原则档案整理、装订与编号规范档案分类是档案管理的基础工作，科学合理的分类有助于提高档案管理效率档案整理是确保档案有序可用的关键环节整理流程装订要求•高校档案主要分类•文书档案•教学档案•科研档案•基建档案•设备档案•人事档案•学生档案•声像档案•实物档案等•归档原则•来源原则•有机联系原则•整体性原则

1.拆除金属物（如曲别针、订书钉）

2.按要求排序（按时间、事由或文号）

3.编写页号（右上角，连续编号）

4.装订成册（左侧装订，留足装订边距）

5.制作卷内目录和备考表

6.编制案卷号（按年度-门类-序号）•装订整齐、牢固•不得损伤文字档案的收集与鉴定档案收集流程与注意事项档案鉴定标准与保管期限档案收集是档案形成的起点，直接影响档案的完整性和系统性档案鉴定是确定档案价值和保管期限的重要工作主要收集流程鉴定标准制定收集计划与明确责任部门内容价值（历史、利用、证明价值）

1.•下发收集通知与指导材料形成时间（年代久远程度）

2.•组织档案材料交接形成部门的重要性

3.•验收登记与签署交接单文件的稀有性与独特性

4.•反馈问题与补充材料

5.保管期限分类收集注意事项永久（具有永久保存价值的档案）•建立档案形成部门的责任制长期（年以上）••30明确归档范围与要求短期（年以下，如年、年等）••30105保证档案的真实性与完整性•注意特殊载体档案的保护•档案的保管与维护档案保存环境要求温湿度控制•纸质档案温度16-24℃，相对湿度45%-60%•声像档案温度10-20℃，相对湿度35%-45%•电子档案温度16-20℃，相对湿度35%-45%•应安装温湿度监测设备，定时记录并调控防火要求•档案库房应使用耐火材料建造•安装自动报警与灭火系统•严禁在库房内使用明火•配备适当的灭火器材防虫防霉•定期通风与除尘•定期进行杀虫、灭菌处理•发霉档案应及时隔离处理档案修复与数字化保护技术传统档案修复技术•纸张加固（托裱、配纸、补洞）•酸性纸脱酸处理•字迹恢复与保护•装订修复数字化保护技术•高精度扫描与拍摄•数字水印技术•多媒体档案格式转换与存储•数据备份与异地容灾•长期保存策略（格式迁移、内容刷新）档案借阅与利用管理借阅审批流程与权限控制档案利用服务与信息公开规范档案借阅是档案利用的主要方式，需严格管理档案利用是档案工作价值的重要体现借阅流程利用服务方式提交借阅申请（填写借阅单）现场查阅

1.•审核借阅资格与权限复制服务

2.•登记借阅信息档案证明出具

3.•提供档案（原则上仅限在档案室内查阅）档案展览

4.•监督使用过程专题编研

5.•归还与完好性检查网络信息服务

6.•权限控制信息公开规范•按档案密级设置访问权限•遵循公开为原则，不公开为例外按用户身份确定可借阅范围明确档案开放范围与时限••特殊档案需经主管领导审批涉密档案严格按保密规定管理••外部单位借阅需提供介绍信涉及个人隐私的档案限制查阅••制定统一的档案利用指南•年天天30315一般档案开放时限一般借阅审批时间档案管理信息系统（）介绍AMS系统功能模块与操作流程档案数字化管理的优势与挑战现代档案管理信息系统是高校档案数字化管理的核心平台优势主要功能模块•提高工作效率与准确性•便于检索与统计分析•档案采集与归档模块•实现资源共享与远程利用•档案整理与著录模块•降低纸质存储空间需求•档案检索与利用模块•加强安全控制与追踪管理•借阅管理模块•统计分析模块挑战•系统管理与安全模块•系统安全与数据保密基本操作流程•数据迁移与格式兼容•电子文件长期保存问题

1.系统登录与权限验证•技术更新与系统维护成本

2.数据录入与批量导入

3.全文检索与高级检索

4.在线申请与审批

5.数据备份与恢复数字化转型助力档案管理第三章高校档案管理实务操作档案目录编制与检索技巧档案整理实操演示（案例讲解）档案目录是档案检索的重要工具以文书档案为例，整理步骤如下目录编制要点

1.收集并清点文件材料•案卷目录填写案卷标题、责任者、日期、密级、保管期限等

2.剔除重复与非归档材料•卷内目录列出文件序号、文号、责任者、题名、日期、页次等

3.拆除金属物（订书钉、回形针等）•专题目录按主题归纳相关档案，便于专题研究

4.按归档要求排序（年度、文号或事由）检索技巧

5.修补破损文件•把握档案分类体系，明确查找路径

6.编写页号（右上角，连续编号）•利用关键词与全文检索功能

7.填写卷内目录和备考表•使用高级检索组合多个条件

8.装订成册（左侧装订，预留装订边距）•了解档案著录规则，提高检索精准度

9.制作档案卷封面与脊背

10.编制案卷号并贴标签注意事项•保持文件完整性，不得擅自裁剪•装订不得损伤文字内容•一个案卷不宜过厚（建议不超过3cm）档案安全管理与风险防控档案安全事故案例分析防火、防盗、防泄密措施详解案例一某高校因空调故障导致档案库房湿度过高，造成一批珍贵历史档案发霉防火措施教训•配备自动报警与灭火系统•安装防火门与防火墙•温湿度监控系统应有备用设备•定期检查电路与用电设备•应建立定期巡检制度•组织消防演练•重要档案应有专门保存条件防盗措施案例二某高校档案管理系统遭受黑客攻击，导致部分电子档案数据泄露•档案库房安装监控与报警装置教训•实行钥匙管理与双人进出制度•加强网络安全防护•贵重档案专柜存放•建立数据备份与恢复机制•建立库房进出登记制度•涉密档案应物理隔离防泄密措施•严格执行保密制度•涉密档案专人管理•电子档案加密存储档案年度检查与统计报表制作检查要点与常见问题档案年度检查是确保档案工作质量的重要手段主要检查内容•库房环境与安全设施•档案收集与归档情况•档案整理质量•档案著录与目录编制•借阅与利用管理•保密制度执行情况常见问题•归档不及时，材料不齐全•整理不规范，编目错误•保管条件不达标•借阅手续不完备•安全措施落实不到位应建立问题台账，制定整改措施，确保问题及时解决报表制作规范与数据分析统计报表是档案管理的重要依据和考核工具主要统计指标•馆藏数量与增长情况•年度归档率•档案利用次数与人次•数字化率•安全事故发生率•服务满意度报表制作要求•数据准确、完整•格式规范，表述清晰•使用统一的计量单位•附必要的说明与分析数据分析方法•比较分析（历年对比、横向比较）•结构分析（各类档案比例）档案移交与销毁管理移交流程与责任划分档案销毁的合法合规操作档案移交是档案从形成单位转移到档案部门的过程，需严格按规定执行档案销毁是一项严肃工作，必须严格遵守法定程序移交流程销毁条件制定移交计划保管期满的非永久性档案

1.•清点整理档案经鉴定失去保存价值的档案

2.•编制移交清册损毁严重无法修复且无保存价值的档案

3.•组织实物验收

4.销毁程序签署移交单（双方签字盖章）

5.编制销毁清册

1.变更保管责任

6.组织鉴定小组审核

2.责任划分报主管领导审批

3.移交单位负责档案整理与编目填写销毁审批单•

4.接收单位负责审核验收监督销毁过程（至少两人在场）•

5.双方共同责任确保移交过程安全、档案完整记录销毁情况并存档•

6.特殊档案（如涉密档案）移交应有专门程序与要求销毁方法纸质档案碎纸、焚烧或制浆•电子档案物理消磁或格式化•声像档案物理销毁载体•档案员职业道德与服务意识档案员的职业操守档案员作为档案工作的执行者，其职业道德直接影响着档案工作的质量和社会形象忠于职守恪尽职守，认真履行岗位职责，对档案工作负责严谨求实工作严谨细致，确保档案完整准确，不弄虚作假保守秘密严格执行保密制度，不泄露档案内容，保护隐私公正廉洁公平公正提供服务，不徇私舞弊，不谋取私利与时俱进不断学习新知识、新技能，提高业务水平优质服务与用户满意度提升档案工作的价值在于服务，提升服务质量是档案工作的永恒主题需求导向了解用户需求，提供有针对性的服务便捷高效简化服务流程，提高办事效率主动服务变被动应对为主动服务，开展档案信息推送创新服务利用新技术拓展服务方式，如网上查询、移动应用等服务评价建立服务评价机制，及时调整改进第四章高校档案管理创新与发展趋势档案数字化与云存储技术应用大数据与人工智能在档案管理中的前景档案数字化是将传统纸质档案转换为电子形式，便于保存和利用大数据与人工智能技术为档案管理带来革命性变革•高精度扫描与OCR识别技术•智能分类与自动著录•结构化数据提取与元数据标准•内容识别与知识提取•云存储实现资源弹性扩展•智能检索与个性化推荐•分布式存储提高数据安全性•预测分析与决策支持•区块链技术确保档案真实性档案信息安全与隐私保护信息安全法律法规档案数据加密与访问控制技术档案信息安全必须有法律保障和制度规范技术手段是保障档案信息安全的重要方式主要法律法规数据加密技术《中华人民共和国数据安全法》传输加密（协议）••SSL/TLS《中华人民共和国个人信息保护法》存储加密（、算法）••AES RSA《中华人民共和国网络安全法》数据库加密••《电子档案管理暂行办法》全盘加密••《涉密档案数字化管理规定》数字签名与认证••档案信息安全主要要求访问控制技术建立分级保护制度身份认证（密码、生物特征）••明确安全管理责任权限管理（基于角色的访问控制）••保护个人信息与隐私访问审计与日志记录••规范信息采集与使用防火墙与入侵检测••加强安全事件应对•档案管理与高校信息化建设融合档案与教务、科研系统的联动档案管理系统应与学校其他信息系统实现无缝对接，形成信息共享与业务协同与教务系统联动•学生学籍档案自动生成与更新•课程资料与教学成果自动归档•毕业生档案信息一站式处理与科研系统联动•科研项目全过程档案自动采集•学术成果与专利信息同步归档•科研数据长期保存与共享利用实现联动的技术手段•统一身份认证•数据交换与接口标准化•工作流引擎与业务协同档案数据共享与开放平台建设档案资源的价值在于开发利用，建设档案数据共享平台是提升档案价值的重要途径平台功能•一站式检索与浏览•在线申请与审批•数据分析与可视化•专题展览与知识服务•用户互动与社区建设开放策略•分级分类开放•数据脱敏处理•API接口开放•特色资源重点展示平台建设原则•用户体验至上•安全与开放平衡档案管理典型案例分享某高校档案数字化转型成功经验档案管理中遇到的挑战与解决方案清华大学档案馆数字化建设项目是高校档案管理的典范案例某高校面临历史档案积压、空间不足问题主要做法挑战分阶段实施策略，先易后难历史档案数量大，积压严重

1.•制定统一标准规范，确保质量档案库房空间不足

2.•引入专业技术团队，保证专业性人员编制有限，专业人才缺乏

3.•建立长效机制，持续推进经费投入不足

4.•重视人才培养，提升队伍素质

5.解决方案成果争取专项经费，改善基础条件

1.建成百万级数字档案库采用数字化方式节省物理空间•

2.开发特色馆藏数据库引入项目管理机制，分批处理积压档案•

3.推出移动服务平台与相关院系合作，利用实习生资源•

4.实现多系统数据共享开展校内培训，提升现有人员能力•

5.经验启示数字化不是简单的技术改造，而是管理理念、工作流程和服务模式的全面创新技术赋能档案管理数字化扫描设备是档案数字化的基础工具高校档案数字化应选择适合的设备，既保证扫描质量，又能保护原始档案不受损伤操作人员需经过专业培训，掌握设备操作技能和文献保护知识，确保数字化过程安全有效档案员能力提升路径专业培训与资格认证介绍继续教育与职业发展规划档案员应通过系统的专业培训和资格认证提升职业能力档案工作需要终身学习，持续提升专业能力主要培训类型继续教育途径•国家档案局组织的档案专业培训•参加学术会议与研讨会•高等院校开设的档案学专业课程•订阅专业期刊与关注行业动态•行业协会举办的专题培训•参与专业社群与经验交流•企业提供的技术工具培训•开展课题研究与实践创新•国际档案组织的交流项目•利用在线学习平台自主学习资格认证职业发展路径•档案专业技术资格考试（助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员）•专业技术路线从助理馆员到研究馆员•数字档案管理师认证•管理路线从普通档案员到档案部门负责人•档案保护修复技术认证•专业方向可向数字档案、档案修复、档案编研等方向发展•信息安全与数据保护认证建议制定个人职业发展规划，明确目标，有计划地提升能力获取资格认证不仅是能力的证明，也是职业发展的重要基础档案管理团队建设与协作团队角色分工沟通机制高效的档案管理团队需要明确的角色分工良好的沟通是团队协作的基础管理者负责总体规划与决策定期工作会议（周例会、月总结）••专业技术人员负责档案整理与编目工作日志与交接记录••信息技术支持负责系统维护与数据处理协作平台与项目管理工具••服务人员负责接待咨询与档案利用即时通讯群组••保护修复专家负责档案保护与修复问题反馈与解决机制••角色分工应根据团队规模和馆藏特点灵活调整沟通应及时、准确、有效，确保信息畅通绩效考核激励机制科学的绩效考核是管理的重要工具合理的激励机制可提高团队积极性设定明确可量化的考核指标物质奖励（绩效工资、奖金）••建立多元评价体系（自评、互评、领导评价）精神激励（表彰、荣誉）••定期进行考核（月度、季度、年度）职业发展（晋升、培训机会）••结果反馈与改进建议工作环境（改善条件、人性化管理）••考核结果与奖惩挂钩团队活动（增强凝聚力）••考核应重过程也重结果，促进持续改进激励应公平、公正、透明，激发内在动力档案管理团队建设应坚持专业化、协作化、高效化的原则，创造良好的工作氛围，提高团队整体绩效档案管理常见问题答疑1如何处理破损严重的历史档案？对于破损严重的历史档案，应遵循最小干预原则，采取以下步骤

1.先进行评估，确定损坏程度和价值

2.记录原貌（拍照或扫描）

3.根据损坏类型选择适当修复方法

4.严重破损的珍贵档案应请专业修复人员处理

5.修复后进行数字化备份

6.调整保存环境，防止再次损坏2电子档案如何确保长期可用？电子档案长期保存面临格式老化、软硬件淘汰等挑战，应采取以下措施•选择标准开放的文件格式（如PDF/A、TIFF等）•定期进行格式迁移与内容刷新•采用多种存储介质，异地备份•建立元数据标准，确保可检索性•定期测试可读性与完整性•跟踪技术发展，及时更新保存策略3如何提高档案利用率？提高档案利用率的有效策略•加强宣传，提高档案意识•简化利用流程，提高便捷性•开展档案资源二次开发（如专题数据库、展览等）•与教学科研紧密结合，融入学校工作•利用新媒体推广档案资源•开展用户需求调研，有针对性地提供服务4如何应对人员少任务重的挑战？面对人少事多的情况，可采取以下策略•明确工作重点，合理安排优先级档案管理工作流程图示档案收集•制定收集计划•明确归档范围•下发收集通知•指导材料整理•验收登记风险点材料不完整、归档不及时档案整理•分类排序•编写页号•编制目录•装订成册•编号上架风险点分类错误、装订不规范档案保管•温湿度控制•防火防虫•定期检查•数字化备份•安全防护风险点环境不达标、安全措施不足档案利用•接受申请•权限审核•提供服务•监督使用•归还检查风险点未经授权查阅、档案损坏档案销毁•鉴定评估•编制清册•审批备案•监督销毁•记录存档档案管理工具与资源推荐常用档案管理软件介绍相关书籍、标准与学习网站推荐选择适合的软件工具可显著提高档案管理效率专业书籍推荐综合档案管理系统《档案学概论》•《高校档案管理实务》•数字档案馆系统•《电子文件管理》•档案数字化管理平台•《档案保护技术》•高校档案信息管理系统•《数字档案馆建设指南》•专用工具软件重要标准规范档案扫描与识别软件•《档案著录规则》（）•DA/T18-2008档案修复与处理工具•《电子档案管理规范》（）•GB/T18894-2016档案编目与检索系统•《档案数字化规范》（）•DA/T31-2017档案统计与分析软件•《档案馆建筑设计规范》（）•JGJ25-2010移动应用学习网站与资源档案查询•APP中国档案信息网（）•www.archives.cn移动办公与审批工具•国家档案局培训中心•档案安全检查应用•中国高校档案工作研究会网站•选择软件应考虑兼容性、扩展性、安全性和使用便各省档案局资源平台•捷性档案管理绩效考核指标25%20%档案收集与归档档案保管与安全归档及时率文件形成后规定时间内归档的比例库房达标率符合保管条件标准的比例••归档完整率归档内容符合规定要求的比例档案完好率档案保存状态良好的比例••归档准确率归档文件分类、编目正确的比例安全事故发生率年度安全事故次数••30%25%档案利用服务档案管理创新档案利用率档案被利用次数与总量比数字化率已数字化档案占总量比例••服务及时率规定时间内完成服务的比例系统应用深度信息系统功能使用程度••用户满意度服务评价满意的比例创新项目实施新技术、新方法应用情况••特色服务开展情况专题展览、编研成果数量管理制度完善制度建设与执行情况••案例分析某高校通过实施绩效考核，档案归档及时率从提升至，用户满意度从提升至，数字化率年增长，有效促进了档案工作质量提65%95%75%92%15%升绩效考核应坚持客观公正、注重实效、促进改进的原则，指标设计应科学合理，考核过程应规范透明，考核结果应有效应用培训总结与行动计划培训重点回顾本次培训系统介绍了高校档案管理的基础知识与实务技能，主要内容包括

1.档案管理基本理论与法规框架

2.档案收集、整理、保管、利用的规范流程

3.档案安全管理与风险防控措施

4.档案信息化建设与数字档案管理

5.档案管理创新与发展趋势通过理论学习与案例分析相结合，帮助档案员提升专业素养与实务能力，适应新时代档案工作的要求个人岗位工作改进计划制定建议学员根据所学知识，结合自身工作实际，制定个人工作改进计划

1.进行岗位职责与能力差距分析

2.确定3-5个需要改进的重点领域

3.设定具体、可衡量的改进目标

4.制定分阶段实施步骤

5.明确所需资源与支持

6.设定时间节点与评估方式计划制定应遵循实用、可行、有效的原则，重点解决实际工作中的问题与挑战档案工作是一项专业性强、责任重大的工作，期望各位学员通过本次培训，不仅掌握知识技能，更要树立正确的职业理念，在实践中不断学习、创新，推动高校档案工作高质量发展互动环节知识竞赛与案例讨论档案管理知识抢答案例情景模拟与解决方案分享通过知识竞赛形式，巩固培训内容，提高学习积极性通过案例讨论，培养解决实际问题的能力抢答题示例案例情景示例

1.《中华人民共和国档案法》最新修订版实施时间是？

1.某教授要求查阅已故名师的个人档案，如何处理？

2.高校常见档案保管期限分为哪几类？

2.学校图书馆发现一批珍贵历史资料，如何与档案馆协调管理？

3.纸质档案库房适宜的温湿度范围是？

3.突发水管破裂，档案库房有渗水风险，应如何应急处置？

4.档案鉴定工作应由哪些人员组成？

4.一批重要档案需要数字化，但预算有限，如何制定优先策略？

5.电子档案长期保存的主要技术手段有哪些？

5.新生档案接收过程中发现部分档案材料缺失，如何处理？竞赛规则讨论方式•分组进行，每组3-5人•小组讨论（15分钟）•每答对一题得10分•方案分享（每组5分钟）•抢答形式，先举手先答题•专家点评与补充•答错不扣分，由其他组继续抢答•最佳方案投票评选•最终按总分评出优胜团队致谢与展望感谢参与，期待携手共建高校档案新未来感谢各位学员的积极参与和认真学习！本次培训虽然告一段落，但档案管理的学习与实践永无止境未来展望高校档案工作正面临数字化转型与创新发展的重要机遇•从保管型向服务型转变•从封闭管理向开放共享转变•从被动应对向主动服务转变•从单一功能向多元价值转变期待各位档案员继续提升专业能力，创新工作方法，共同推动高校档案事业高质量发展！后续支持培训结束后，我们将持续提供以下支持•培训资料电子版分享•建立学习交流微信群•定期分享行业动态与最新技术•提供在线咨询服务•组织后续专题培训与研讨会•开展实地参观与交流活动联系方式电话010-XXXXXXXX邮箱archives@xxx.edu.cn。