公司档案管理制度 5

公司档案管理制度第一篇公司档案管理制度德兴市天然气有限公司档案管理制度为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度

一、档案管理原则公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则

二、组织公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档基本建设工程和技术改造项目验收、科学技术成果鉴定、重要设备开箱和其他技术项目的验收、鉴定，应有公司档案工作人员参加，验收应当归档的材料国家确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目形成的档案，由同级档案行政管理部门和有关主管部门的档案机构验收第十三条公司各部门应认真做好本部门档案移交前的准备工作，严格落实档案形成、积累、立卷、归档等环节的工作责任，确保档案完整、准确，归档及时第十四条公司综合部按或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用第十五条综合部应积极采用现代化先进手段，编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务第十六条落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作第十七条保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理第四章归档范围第十八条文书档案归档范围

1.本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等如股东会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料

2.本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等，以及内部资料、统计报表资料

3.本单位领导、部门负责人参加主管机关（如安徽省、铁道部及有关部门）召开重要会议带回的文件材料

4.本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等

5.本单位与有关单位签定的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料

6.本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册

7.其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等

8.文书档案保管期限，参见附表2第十九条科技（工程）档案归档范围按铁道部科技档案管理规定和铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[20XX]8号）的规定执行

（一）铁路运输档案铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等

（二）基本建设档案

1.铁路线路（干线、支线、联络线、专用线）、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结、竣工资料以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸

2.旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表

3.桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸

（三）设备仪器档案在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料

（四）科技研究档案在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等

（五）技术标准档案铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准（标准图、通用图、参考图），各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料第二十条声像照片档案归档范围（参见附表

3、4）o第二十一条财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档第五章档案的接收第二十二条公司综合部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、科技、声像等档案入库第二十三条接收档案时间公司各部门将处理完毕的各类文件经综合部审核后，填写卷内目录、编码、立卷后交综合部保管本的文书档案于下的4月底前归档；基建档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后由工程部负责整理归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后由设备管理人员负责整理立卷归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档；科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档第二十四条综合部对归档的文件材料逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善第二十五条归档卷宗，应编制案卷目录（卷内目录、文件目录）一式两份，签名盖章后综合部和部门各执一份留存备查工程项目档案待竣工验收后，由综合部按铁道部有关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交第六章档案的分类第二十六条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号各类档案编号由综合部统一明确（附表5）第七章档案的保管第二十七条档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防光等设施第二十八条为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图第二十九条定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护第三十条提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统第三十一条档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚第八章档案的利用第三十二条档案管理人员要熟悉馆藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务第三十三条档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料第三十四条档案一般不外借，公司各部门工作人员因工作需要可以借阅公司档案，借阅档案要办理借阅手续，非财务人员借阅财务档案需征得财务部门负责人的同意第三十五条借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还第三十六条外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅（复印），原则上不予外借第三十七条借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失如发现将按《档案法》及《实施办法》严肃处理第九章附则第三十八条本办法适用于本公司，如有与上级档案管理规定相抵触的条款，以上级管理规定为准第三十九条本办法由公司（综合部）负责解释第四十条本办法自公布之日起执行附表

1.公司档案全宗

2.文书档案保管期限

3.声像档案种类、分类代号

4.照片档案归档范围、分类及保管期限表

5.公司档案总目录第三篇公司档案管理制度篇一企业档案管理制度公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理第二章档案归档第四条归档范围

（一）

（二）通用管理证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等工程基建设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等

（三）合同原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同

（四）设备档案公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等

（五）

（六）员工培训培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等计量化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中

（七）产品档案产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等

（八）

（九）供应商档案质量标准原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等

（十）检验方法原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等

（十一）记录除批记录以外的所有记录包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

（十二）批记录批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等

（十三）标准操作规程

（十四）验证文件验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等

（十五）行政类文件9行政法规性文件包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；Q*各类公文本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；Q■各类证照、证书包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；9人事任命、劳动纠纷等;

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

（二）凡本公司印发出的公文（含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由综合管理部统一收集管理

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事

五、归档公司档案室资料

（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;各类固定资产资料包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；Q■所有加盖公章的文件复印件；9*在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录第五条归档时间

（一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

（二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；

（三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；

（四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续;

（五）供应商档案按归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；

（六）

（七）手续；

（八）验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月25记录文件辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；

（九）

（十）其他文件每周一集中归档一次未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理第六条归档份数

（一）

（二）原件全部归档，并注明份数、出处使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用第七条归档要求

（一）

（二）

（三）

（四）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档文件必须通过系统整理后再归档文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档第八条归档手续各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考由档案员填写《文件归档登记簿》，归档人和档案员共同签字确认第三章档案的收集与整理第九条档案的收集

（一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室

（二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理

（三）收集时要保证档案的质量如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录第十条档案的整理

（一）

（二）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下

7、

8、9位代表流水号

001999、6位为档案柜号〜、4位为二级分类的编号、2位为一级分类的英文缩写第四章档案建档第十一条分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》第十二条档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查第十四条检索目录所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对第十五条电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份第五章档案使用和归还第十六条档案使用

（一）文件复印由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供

（二）借出已加盖档案专用章的复印件由使用人填写《档案借出登记簿》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续

（三）借阅原始文件由使用人填写《档案借阅登记簿》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准

（四）借出原始文件由使用人填写《档案借出登记簿》,经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准,总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；

（五）外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记簿》，须经总经理批准后方可使用

（六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以20XX1000元/人/件的罚款；造成损失的,由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理第十七条档案归还

（一）档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记簿》登记，并由使用人和档案员分别签字确认

（二）发生损坏、丢失的，对使用人处以20XX1000元/人/件的罚款；造成损失篇二公司档案管理制度实施细则公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况,制定本细则

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全

三、档案接收与整理一公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面

1、行政部:1公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；2与总部及其他单位往来发文；3行政管理方面，包括1办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等

3、企划部公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等

4、仓管部仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等

7、工程部主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容

10、市场部有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件

（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为行政部:xz人资部rz客服部:kf设计部sj市场部SC工程部gc财务部CW法务与档案部fd企划部qh仓管部eg

3、工程项目命名以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为nhkc-3-1-2各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下0日期客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门篇三公司档案管理制度X X公司档案管理制度

一、总则

（一）为规范XX公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据《XX集团档案工作管理规定》，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（十一）会计凭证，会计活动帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料（文字、电子文件、图样、照片、实物等），均须归档保存

（三）管理性档案在分类立卷时应做到分年度、分类别、分级别党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一^起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续

（二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和

（三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）O

二、管理职责

（一）公司档案管理小组职责负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作

（二）公司档案管理员职责督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设

（三）各部门档案管理员的职责负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全;负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案,注意安全，严防丢失和泄密；负责向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作

三、档案归档范围公司档案分为八大类贸易业务合同类、贸易业务非合同类、银产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下

（一）贸易业务合同类档案包括银产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等

（二）贸易业务非合同类档案包括客户函件、客户资料、客户评审等文件

（三）银产品业务部技术推广类档案类别包括专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件

（四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等

（五）人事类档案类别包括员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件

（六）财务类档案类别包括计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件

（七）行政管理类档案类别包括纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp项目资料、办公合同、iso9000等文件档案归档时按卷宗形式归档

（一）贸易业务合同类，各部门应按以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3）的填写

（二）贸易业务非合同类、银产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按根据其产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录（附件3）,并按编制各部门的“部门档案目录（附件2）,档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图（附件4）o

（三）归档的合同、协议必须是正本原件凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存

（四）档号的编号规则

1、贸易业务合同类档号编制规则为部门一合同号其中“部门”以字母代替银产品业务部nt、矿产资源部tk、钢铁部gt、有色金属部gj“”为合同产生，若合同号前面有合同产生，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号如银铁部20XX年合同号为20XXrmjs/n—3003项下档案对应的档案编号为nt-20XXrmjs/n—

30032、贸易业务部门非合同类档案、银产品业务部技术推广类按档案类别进行归档,档号编制规则为部门一档案类别其中部门以拼音首字母代替，如银产品业务部nt、实业投资部sy、计财处jc、综合处zh档案类别以拼音首字母代替如20XX年rd项目对应文件的档号为nt-20XX-rdxmo

3、投资业务类按项目进行归档档号编制规则为部门一项目名称项目名称以拼音首字母缩写代替如实业投资部20XX兴光矿业项目对应文件的档号为sy-20XX-xgkyo

4、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档档号编制规则为部门一档案类别其中档案类别以其拼音首字母代替如综合处20XX年培训文件的档号为zh-20XX-pxo

（五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号,也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号盒脊号为每个档案盒的编号,按以数字

1、

2、3〃〃顺序分别表示

五、档案的移交及管理

（一）特殊档案的管理特殊档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一特殊档案的“归档文件目录”负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安全、可靠，可独立上锁的档案柜内

（二）其他档案的移交及管理

1、档案移交前的管理档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在安全的场所，并及时按照要求建立档案目录

2、档案移交中的管理1贸易业务合同类档案的移交程序为各部门终结合同时将纸质和电子目录、合同及合同项下所有的正本单据移交给计财处贸管，贸管根据归档文件目录，对照业务系统终结合同需提供的单据明细，审查与该档号项下单据相符时，双方在移交归档文件目录上签字确认；贸管完成合同终结审批后，将终结合同对应档号的纸质和电子目录、合同及合同项下所有单据移交给综合处档案管理员，双方在移交归档文件目录上签字确认第四篇公司档案管理制度弟一中公司档案管理制度第一条为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度第二条该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人第三条职责

1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理办公室负责公司总体档案的管理

2、公司财务档案由财务中心保管使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督

3、公司销售档案由销售公司保管使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督

4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管使用时指定专人调档，办公室负责监督第四条档案管理的流程分为文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁

一、文件的收集凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围

（一）政府机关或职能部门的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、职能部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料

（二）公司证照

1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管

2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管以上证件各部门一般使用复印件如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还

（二）公司文书材料

1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料；

2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料；

3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿；

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件；

5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等；

6、公司各类调研工作形成的文件材料；

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；

8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等；

11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料；设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等

二、立卷归档

（一）流程

1、各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单

2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单

3、按月度、周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放

（二）要求

1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档

2、各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份

3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件

4、文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档

4、各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行

5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作

三、整理上架

（一）流程■■

1、鉴定对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料

2、组卷通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷

3、上架案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下

4、造册制作全引目录和案卷目录，形成保管清册

（二）要求:

1、卷内文件的排列应条理系统文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；工程档案的卷内排列顺序为文前图后

2、不同保存价值的文件应分开组卷

3、凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）

4、文件材料装订前应剔除金属物

5、一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cmX21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标

四、保管

（一）档案室管理

1、严格执行《档案室管理制度》

2、除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室

3、档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动

4、档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性

5、公司采用文件柜作为档案装具档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下

（二）流动中的安全防护:

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制

八、档案的借阅必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销凡利用者都应按规定办理借阅手续查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚;

1、档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；

2、未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

3、未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印；

五、提供使用一加强基础工作

1、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

2、编制电子文档清单，提高查档效率；二开展查借服务

1、借阅1公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准2公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库3非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅4借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页

2、借出:1公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准2档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理3必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任4不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制5必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等6不准转借，必须专人专用7用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续

3、档案室资料查询时间830—930原则上其他时间不予以办理

六、销毁一流程

1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批

2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室,由办公室统一组织销毁

（二）要求

1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管

2、批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖

3、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责第五条保存期限文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理永久保存

（1）公司章程；⑵工程设计图；⑶组织规程及办事细则；

（4）董事会会议纪录；⑸财务报表；

（6）政府机关核准文件；⑺不动产所有权证及其他债权凭证；

（8）其他经核定须永久保存的文书10年保存

（1）预算、决算书类；⑵会计凭证；

（3）事业计划资料；⑷其他经核定须保存10年的文书5年保存

（1）期满或解除的合约;⑵其他经核定保存5年的文书1年保存结案后无长期保存必要者规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第六条附则

1、本制度由办公室编制并负责解释

2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止集团办公室二O一五年八月二十五日第五篇公司档案管理制度公司档案管理制度汇编

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料书写工整、图像、字迹清晰

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发薄一同移交档案室归档

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档周期长的可分阶段、单项归档

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档

8.声像档案在每次活动结束后整理归档

9.相关会议（技术会议、专题会议、工作会议），在会议结束后归档

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档

二、档案查（借）阅制度档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字但要如期归还

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人

十、档案的鉴定与销毁鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行公司档案保管期限分永久、长期、短期三种确定保管期限的原则是

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16—50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部

十二、本管理制度自发布之日起实施二一二年二月二十九日第二篇公司档案管理制度XX公司档案管理制度第一章总则第一条为了加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司生产建设和经营管理服务，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》等，特制定本办法第二条本办法所称的档案，是指公司在建设、生产、经营管理等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案全宗见附表1o第三条公司各部门及每位员工都有保护档案的义务第四条公司应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入公司发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费，加快实现档案管理现代化的进程第五条公司档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门的利用第二章档案机构及其职责第六条公司综合部负责对公司文书、科技和财务档案统一归档，集中保管，业务上接受铁路局和地方档案行政管理部门的指导第七条贯彻执行上级机关对档案管理工作制定的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施第八条综合部负责对公司各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和捡查，公司各部门设档案专管员，接受综合部统一的档案业务培训、指导和检查第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个人，由公司给予奖励第三章档案的管理第十条对公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定整理立卷，定期向综合部移交、集中管理，任何个人不得据为己有第十一条综合部按有关规定，及时做好国家重点建设项目的档案管理登记工作，定期向有关档案馆移交档案第十二条。