档案的方法与步骤

科技档案得整理方法与步骤科技档案得整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位得科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类基建档案:一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类如果项目不就就是很多得单位，可直接按具体项目分类设备档案:一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类如果设备不就就是很多得单位,可分到设备性质，不必再分下去特别提示一个科技项目得文件材料具有成套性,其她项目得文件材料不能混入科技项目得前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对得项目科技文件材料中第二步组合

1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成得文件基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式得材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷若项目较小，材料不就就是很多，则可几个阶段得材料组成一卷,应视情况灵活掌握组卷顺序:依据文件（可行性研究、立项、审批）—基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）一设计文件-施工文件-监理文件—竣工验收文件―评奖创优文件-使用、维修、改建、扩建

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合小型设备材料少得，可将文字材料和随机文件材料组成一卷这也应视情况灵活掌握组卷顺序市场调研一立项审批—购置合同-商务洽谈一开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）一安装调试一验收一使用维护一更新改造第三步案卷和卷内文件材料排列

1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列

2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备得设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列

3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列

4、文字材料和图纸组在一卷得，应文字材料在前，图样材料在后

5、有译文得外文材料译文在前，原文在后

6、有编号得图纸按图纸编号排列第四步编号编号有两种方式

1、装订成卷得,案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字得在左下角图样页号编写在标题栏内卷内目录、卷内备考表不编写页号成套图样或印刷成册得科技文件材料，自成一卷得，原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号与其她科技文件材料组成一卷得,应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数

2、不装订得，案卷内应在每份科技文件材料得右上角加盖档号章档号章有档号、序号两个栏目序号:卷内科技文件材料得顺序档号:填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号一般各单位得科技档案不向档案馆移交,档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为S、

1、2—3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“、”，类与案卷号间用“一”）第五步编制卷内目录、备考表卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存得档案得档号档号后应注明档案得载体形式，并用括号括起第六步装订装盒可采用装订和不装订两种形式

1、采用装订方式得，用档案部门统一监制得软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线装订成册后再装入科技档案卷盒内保存

2、采用不装订方式得,可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存特别提示:一个单位内采用装订或不装订得方法要相对统一装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型,做到大小统一，并且标题栏露在右下角破损得科技文件材料要先修复,案卷内得金属物要去掉第七步编制案卷封面、脊背案卷封面得编制案卷封面印制在卷盒或软卷皮得正表面封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等特别提示:科技档案案卷题名“三要素”结构:科技项目（工程、设备）名称+文件材料得内容特征+文中名称案卷脊背得编写:案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名保管期限填写永久、长期、短期,也可用色标区分红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期；档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上第八步编制案卷目录科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目填写时要与案卷封面上内容相一致特别提示在编制时，要在档案分类得最低一级类中按案卷流水号进行登记，如基建档案就就是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关得案卷目录页上用口取纸标出科技档案得类目，以便检索利用第九步入库上架科技档案排架按最小类目排列因为一个项目得科技档案不就就是一次完成得，有一个不断积累得过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增加得档案科技档案得整理方法一般讲，基层档案部门对科技档案得整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节

一、分类科技档案分类，就就就是根据科技档案得内容性质和形成特点，把一定范围得科技档案划分成不同得类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系得不同等级得科技档案库藏系统

1、分类得要求搞好科技档案得分类，应注意以下几点⑴科技档案得分类要遵循同一规则在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案得分类标准应该一致2科技档案分类要遵循效用规则即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类得整体适用效果也就就就是说，科技档案得分类,要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动得性质和特点3科技档案分类要遵循排她规则即同一级类目必须互相排斥而不能重合4要编制一个合理和切实可行得科技档案分类方案分类方案就就是进行科学分类得依据性文件，在编制科技档案分类方案叱要了解和掌握本单位科技档案得内容构成和形成特点，确定明确得分类标准和分类方法，设置科学、合理得类目体系，形成完整得科技档案分类方案

2、分类得方法基层档案部门对科技档案得分类，实际上就就是在分类方案得指导下进行得科技档案得种类很多，因此可运用得分类标准或进行分类得方法也就就是较多得，大体上，科技档案实体分类基本就就是采用对象分类法和特征分类法两种方法对象分类法就就就是以一个实物对象得设计、生产制造等活动形成得整套科技档案为单元进行分类得方法，其典型得形式就就是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法特征分类法就就就是以科技档案得内容特征为依据进行分类得方法,其典型得形式就就是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法⑴工程项目分类法她适用于对基本建设工程档案得分类，就就就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案得类别2型号分类法她适用于产品档案和设备档案得分类，就就就是以各个型号得产品或设备为分类单元,划分科技档案得类别3课题分类法适用于对科研档案得分类，以各个独立得研究课题为分类单元，划分科技档案得类别⑷专业特征分类法按照科技档案所反映得专业性质划分科研档案得类别5地域特征分类法根据科技档案内容所反映得地域特征划分科技档案得类别6时间特征分类法按科技档案内容所反映得时间特征划分科技档案得类别以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用基本建设档案得分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法产品档案得分类，由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法得基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用得有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法设备档案得分类，根据组织形式和设备类型得不同，设备档案具体得分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法科研档案得分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法

二、案卷组织与排列案卷就就是一组具有有机联系、价值相同、密级相同得科技文件得最小集合体科技文件之间得联系就就是多方面得，因此组织案卷得方法也就就是多种多样得一般情况下,组织案卷得方法应当与该类科技档案得分类方法相一致常用得案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷此项工作应由有关得科技业务部门承担，档案部门协助、指导案卷内科技文件得排列应注意以下几点

1、图样材料得排列有两种情况:一就就是对于有图样目录得图纸，可以按图样目录得顺序进行排列；二就就是对于没有图样目录得图纸，可以按总体与局部得关系排列

2、文字材料得排列可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列

3、图文混合材料得排列一般要求文字材料在前，图样材料在后

三、案卷编目案卷编目，就就是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行得，就就是科技文件整理工作得一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作案卷编目,就就是以案卷为对象，通过一定得形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分得工作其内容有:编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签

1、编页号为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件得顺序，便于确切统计案卷内科技文件得数量，有助于保护和查找使用其方法就就是:1）凡就就是有书写内容得页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写得文件在右下角编号，双面书写得文件,正面在右下角编号,背面在左下角编号;3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时才需要编页号或重新编页号

2、填制卷内科技文件目录案卷内科技文件目录，就就是卷内每一份文字材料或每一张图样得明细表她对于管理和使用案卷具有重要作用成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目录案卷内科技文件目录，其项目有:序号，指该份文字材料或图样在案卷内得排列序号;题名，指该份文字材料或图样得标题（全称）；编号,指该份文字材料得文件号或图样得图号;责任者，指该份文字材料或图样得直接编制部门或个人得姓名；日期,指该份文字材料图样得编制日期；以及备注和页次Q

3、填写备考表备考表就就是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况得一种工具她对于案卷得保管和使用,乃至鉴定和统计都有一定得作用备考表得项目主要包括两个部分:一部分就就是对组织案卷叱卷内科技文件基本情况得有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量得记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况得说明这部分内容就就是由有关得科技人员填写得另一部分就就是科技文件归档后,在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况得记载和说明这部分内容由科技档案部门得有关人员负责填写备考表排列在案卷内科技文件得尾页之后

4、填制案卷封面案卷封面，就就是以一定得格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征得一种工具同叱她又对案卷内得科技文件起着保护作用，封面编制得质量和水平,将直接影响到对科技档案著录和检索工具得编制，关系到科技档案得管理和开发利用所以，填制案卷封面在案卷编目中就就是一项重要内容封面得内容项目,主要由3部分组成1）案卷题名又称案卷标题，就就是案卷内科技文件得综合名称她概括地反映了案卷得内容特征，就就是直接指引和帮助利用科技档案得向导案卷题名在结构上一般由3个部分组成:一就就是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等得名称二就就是案卷内科技文件得内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）或某专业（专业特征）得科技文件,等等三就就是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列;同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷得内容和成分,避免不适当得简化2）案卷得管理性内容项目这一部分包括:编制单位（责任者），指案卷内科技文件就就是由何人、何部门编制得;编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期;保管期限，填写经鉴别划定得保管期限；密级,根据保密规定填写3）档号项包括档号，即本案卷得科技档案号,由分类号和案卷排列顺序号组成;档案馆（室）号，填写国家给定得本档案馆（室）得编号;缩微号，填写缩微时给定得本案卷得编号需要说明得就就是,在编制档号叱首先要编制同科技档案分类有关得代字、代号表,然后进行具体编制如某单位基建档案号:j・2-3案卷顺序号建筑项目代号基建档案代号分类号

5、编制案卷脊背标签脊背标签,就就是管理和使用案卷得必备工具，其项目有案卷题名和档案号。