费用借支及报销管理新规制度

费用借支和报销管理制度

一、总则（-）为深入完善企业财务管理，规范借款及各项费用报销程序，结合企业实际，特制订本制度

（二）本制度所指费用为差旅费、招待费、短途出差就餐费、其它费用

（三）本制度适适用于企业全体职员

二、借款程序

（一）差旅费借支

1、出差人员借支差旅费按“往返车费（企业自备车除外）+出差补助X估计出差天数”标准计算，先填写《出差借款单》，经审核、同意后办理借款

（1）派遣部门经理审签出差事宜，如人员配置、天数、交通工具等应严格控制，确保在计划时间内完成工作

（2）财务依据以下标准审签借支金额

①前次借支差旅费无合理原因还未报销者，不得再次借款；

②借支金额必需合理、未超出控制额度；

2、《出差借款单》审签后由出差人报请总经理同意；财务据此给予借支

3、总经理外出不能签批时，经部门经理、财务审核符合要求，可给予借支，财务负责补签

（二）招待费借支

1、因业务需要开支招待费，由部门经理参考招待要求填写《领款单》

2、凭《借款单》交财务参考招待要求审核签字

3、审核无误后《借款单》报请总经理签批（总经理外出时须电话请示），财务给予借支

（三）其它临时借款如购置办公用具、礼品、福利用具、维修费等，须填写《采购联络单》（申购单），写明品名、规格型号、用途、金额等参考《办公用具管理措施》要求权限办理审批手续后，财务给予借支

三、报销程序

（一）差旅费报销

1、出差人员返回企业后，五个工作日内应到财务部报账；同一项目由2人以上同时出差，差旅费由责任人报销，不得分开分次报销

2、出差人员填写《差旅费报销单》，并按要求粘贴原始票据，票据后面由报销人签字住宿费、车船费等原始票据须是正式税务发票，没有正式税务发票不予报销

3、派遣部门经理负责《差旅费报销单》所列事实、日期、目标地审核签字审核依据:

（1）经同意《出差外派单》；

（2）电话纪录（职员出差期间，须经过当地固定电话在抵达日、回程日向部门经理通报，期间亦应汇报工作内容）；

（3）当地当日交通票据、住宿费票据（须有出票日期）；

（4）售后服务（质量统计单、服务统计单等）回签文件

4、财务人员负责《差旅费报销单》票据是否规范、票据和日期是否对应、申报费用是否符合标准和金额审核签字

5、审核无误后《差旅费报销单》报请总经理签批，财务给予报销

（二）业务招待费报销

1、招待完成后两个工作日内应到财务部报账；

2、经办人填写《支出凭单》，注明宴请贵宾单位、姓名、时间、地点、陪同人员等，所附单据必需是正式发票

3、先由经办人署名，部门经理负责《支出凭单》事实审核签字；财务人员负责《支出凭单》费用标准、金额审核签字

4、审核无误后《支出凭单》报请总经理签批，财务给予报销

（三）加班费、就餐补助、夜间补助由生产主管按《加班管理要求》统计后，部门经理审核，报请总经理同意，财务在发薪时一同给付

（四）其它费用报销

1、参考《办公用具管理措施》要求审批程序审核；尚无对应制度要求，按事先申请、经办人签字、权限人审核、总经理审批程序实施

2、不需填写报销凭单费用，应在票据背后注明用途、经办人、审核人签字，报总经理审批

3、办公用具、劳保用具、福利物品、纪念品等全部外购物品须经入库，连同入库单、发票一起，两个工作日内报销

（五）报销期限应在上述要求工作日内，超期未报，财务人员月底清账时凭《借款单》转个人应收款，发工资时从借款人工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月扣发以后工资,待领用人报账后再作补发工资处理

四、费用报销标准

（一）差旅费

1、职员出差分“长途”和“短途”两种，当日能往返为“短途”；出差时间在一天以上为“长途”

2、受企业指派到外地进行采购、销售、生产服务等公差补助标准按下表实施出差补助费标准长途出差夜车市内住宿费类别交通费补助补助出租车费公差按标准实报按要求（需提供住宿发票）50须同意

3、每日住宿费和出差补助累计报销标准省会所在城市、浙江、上海、江苏、福建、广东地级市所在地、唐山、青岛、厦门、大连等地报销标准120元；其它地域报销标准100元长久（10天以上）出差同一地方或多人同时出差，报销标准80元/天用户或企业已安排住宿，每日补助按20元核计

4、出差补助费标准、要求说明⑴职员外出参与已由企业缴费多种会议、会展、培训等，缴费中已包含伙食或住宿扣除对应补助，其它费用按标准实施⑵长途交通指六枝到目标地交通晚八时至次日晨七时乘车时，乘车时间六小时以上，可乘硬卧；如乘坐硬座，抵达时间为24时以后，给夜车补助⑶其它时段乘坐火车为硬座，轮船为三等舱，不得乘坐软座、软卧和豪华高等级交通工具特殊情况经事先同意方可乘坐折扣票价飞机违反上述要求使用交通工具，超出部分由个人支付

（4）出差补助以往返车票为准计算天数⑸出租车费报销要求职员因公出差标准上不得乘坐出租车，但下列情况除外

①携有巨款或关键文件须确保安全；

②携带公物（重物）无法乘坐公共交通工具；

③因公办事所到目标地较远又没有公共交通工具，或夜间没有公共交通工具；

④其它特殊情况或紧急情况需乘坐出租车

⑤出租车费报销时须说明原因，在票据上注明起始地点，并经部门经理审核（在票据背后签字）

（二）职员短途出差视同出勤，不再享受出差补助短途出差需在外用餐者，可享受5元/人/次就餐补助

（三）招待费各部门因工作需要必需宴请客人，按以下标准报批

1、限制陪餐人数，相关人员『2人陪同

2、贵宾为通常按排企业食堂用餐，特殊安排须由总经理同意

3、员工在外发生宴请不予报销，关键用户由总经理同意除外

4、宴请用户就餐须附所在餐饮单位菜单和联络电话

五、财务人员应对差旅费各项单据给予认真审核，复核内容包含单据填写是否规范、内容及金额和原始票据是否一致，签字是否齐全，签字人权限是否正确，是否符合相关费用标准要求等

六、如发觉不符合上述要求开支，按要求整改；对涂改票据、弄虚作假、虚报冒领者，如虚填出差日期、人数、票据作假、虚报工作内容等，当次费用不予报销，并作记过处分

七、财务人员到县城办事，每个月固定报销车费元50

八、附则

（一）本要求解释权归财务部，未尽事宜由财务部组织修订

（二）本制度经总经理核准后实施，修改时亦同

（三）本制度公布之日生效。