通知培训课件

通知培训课件高效通知的艺术与实务第一章通知的意义与作用通知的重要性沟通桥梁影响效率减少冲突通知是组织内部沟通的关键桥梁连接管理层清晰明确的通知直接影响员工的行为决策和,与基层员工确保信息自上而下、自下而上的工作效率及时准确的信息传递能够减少重,顺畅流动它打破部门壁垒促进跨部门协作复沟通避免工作延误提升整体执行力,,,通知的分类正式通知非正式通知正式通知是组织管理中最常见的信息传达方式具有权威性和约束力非正式通知更加灵活便捷适用于日常工作中的临时性安排和提醒,,政策公告制度变更、规章发布临时安排突发事项的协调会议安排重要会议的时间地点友情提醒截止日期、注意事项人事调整任命、调动、考核活动公告团建、培训、庆典财务通知报销、薪资、预算日常通知设施维护、环境变化通知连接你我,每一份通知都是组织与员工之间的对话是信任与责任的传递认真对待每一份通知,,就是尊重每一位同事的时间与努力第二章通知的编写规范优秀的通知离不开规范的编写从结构布局到语言表达每一个细节都影响着通知的传达,效果掌握编写规范是提升通知质量的第一步本章将详细介绍通知编写的核心要素与,技巧通知结构要素010203标题设计正文撰写结尾要求标题应简洁明了突出通知的核心主题使用准确正文内容应具体详实条理清晰采用总分结构结尾部分应明确执行要求、截止时间和联系方式,,,的关键词让接收者一目了然避免冗长表述控先说明通知事由再展开具体内容使用分段和编说明未尽事宜的处理办法提供咨询渠道署名和,,,,制在字以内为宜可使用关于的通知格式号便于阅读理解重点信息可用加粗或下划线强日期不可缺少体现通知的正式性与可追溯性

15...,,调温馨提示通知编写完成后务必进行校对检查确保无错别字、标点错误或格式问题维护组织的专业形象,,,语言风格与格式用词准确语气得体格式统一选择精确的词汇表达意图避免模糊不清或保持正式但不失亲切的语气既体现组织的建立组织统一的通知模板规范字体、字号、,,,产生歧义专业术语应统一规范时间地点权威性又展现人文关怀根据通知性质调行间距等格式要素标题使用二号或三号黑,,等关键信息必须准确无误多用主动语态整语气重要政策宜严肃日常事项可轻松体正文用四号宋体或仿宋段落间距适中,,,,,减少被动表述使用尊重性称呼避免命令式表述页边距合理整体版面美观大方,,明确具体的时间节点使用请、烦请等礼貌用语标题居中字号加大•••,准确的地点描述体现对接收者的尊重正文左对齐层次分明•••,清晰的责任人划分落款右下角日期完整••,案例分析通知不清的教训某公司会议通知引发的连锁反应某科技公司曾发布一份重要项目启动会的通知但因细节不清导致严重后果通知中仅写本周,三下午项目会未明确具体时间、地点和会议室,原通知问题缺少具体时间下午几点、缺少地点信息哪个会议室、未说明参会人员范围导致后果名员工中人迟到人走错会议室会议延迟分钟开始影响后续工作安排158,3,40,经验总结细节决定成败关键信息必须完整准确重要通知需电话确认,,启示一份完整的会议通知应包含具体日期时间、会议室名称及楼层、参会人员名单、会议议题、所需材料、联系人及电话第三章通知的发布流程通知的发布不仅仅是简单地传递信息而是一个系统化的流程管理过程从准备阶段到发,布后的跟进每个环节都需要精心设计和严格执行科学的发布流程能够确保通知的及时,性、准确性和有效性发布前的准备选择发布渠道确认目标受众根据通知的紧急程度和重要性选择合适的发审核内容准确性明确通知的目标接收群体避免信息泛滥或遗布渠道常规通知使用系统或邮件紧急,OA,发布前必须对通知内容进行全面审核核对漏重要人员根据通知性质划分接收范围区通知配合电话或短信重要通知可采用多渠,时间、地点、人员等关键信息检查是否有错分全员通知、部门通知和个人通知建立完道并行确保信息送达,,别字或语句不通重要通知应由多人交叉审善的通讯录系统办公系统核确保万无一失•OA按部门分类,企业邮箱•信息准确性检查•按职级划分•公告栏张贴•格式规范性审查•按项目组归类•即时通讯工具•领导审批流程••发布后的跟进确认送达收集反馈及时更新建立反馈机制收集员工的疑问和建议设置,专门的咨询渠道及时解答疑惑通过反馈了,解通知的清晰度和执行情况为改进提供依据通知发布后应及时确认接收情况使用已读,,回执功能统计阅读率对于未读人员通过其,,根据实际情况及时更新或补充通知内容如有他方式进行提醒确保重要信息无遗漏,变更第一时间发布更正通知说明变更原因和影,,响范围保持信息的时效性和准确性数字化通知管理借助现代化的办公系统通知管理变得更加高效智能从编辑发布到跟踪反馈全OA,,流程数字化管理让信息传递更快捷、更准确、更可追溯拥抱数字化让通知管理进,入新时代第四章常见问题与解决方案在通知管理的实践中我们常常会遇到各种挑战和问题通知未被及时阅读、内容需要变,更、接收者理解偏差等情况时有发生本章将针对这些常见问题提供切实可行的解决方,案帮助您从容应对各种通知管理难题,通知未被及时阅读怎么办设置阅读回执重要通知电话提醒制定考核机制在系统或邮件中启用阅读回执功能实时对于紧急或重要通知在系统发布后应配合电将通知阅读情况纳入绩效考核体系提升员工OA,,,监控通知的阅读情况设定合理的阅读期限话或短信提醒建立重要通知分级制度一级对通知的重视程度定期通报通知阅读率对,,,对超时未读人员进行标记和提醒通过数据通知要求电话逐一确认二级通知短信群发表现优秀的部门予以表扬对长期忽视通知的,,,统计分析阅读习惯优化发布时间三级通知仅系统推送个人进行提醒和教育,自动回执统计建立提醒机制绩效挂钩•••未读人员名单分级管理制度定期通报•••阅读时间分析多渠道并用奖惩分明•••实用技巧在通知标题中加入【紧急】、【重要】等标识或使用红色字体标注关键信息能够有效提升通知的关注度和阅读率,,如何处理通知内容变更及时发布更正评估影响范围一旦发现通知内容有误或需要调整应立即发布更正通分析变更对已开展工作的影响及时通知相关人员调整,,知在标题中明确标注更正或补充说明变更的具体计划对于重大变更应召开说明会或进行一对一沟通,,,内容方便接收者快速识别确保所有人清楚了解新要求,1234说明变更原因保留历史记录更正通知中应简要说明变更的原因和背景增强透明度建立完善的通知档案管理制度保留所有版本的通知文,,和可信度诚恳的态度能够获得员工的理解和支持减件包括原始通知和更正通知便于日后查询和责任追,,少因变更带来的负面影响溯也为持续改进提供数据支持,案例分享多渠道通知的成功实践某单位年度总结大会的通知策略某事业单位计划举办年度总结表彰大会涉及余名员工参加时间紧、人员多、要求高为确保活动顺利进行单位采取了多渠道、多层,300,,次的通知策略取得了显著成效,系统主通知OA提前两周通过系统发布正式通知详细说明大会时间、地点、议程、着装要求等设置阅读回执实时掌握阅读情况通知发布当天阅读OA,,率达到82%短信群发提醒会前三天通过短信平台向全体员工发送提醒短信强调时间地点和注意事项短信内容简洁明了确保即使未看通知的员工也能及时获知,,OA信息部门口头传达会前一天各部门负责人在部门会议上口头传达大会安排现场解答员工疑问人性化的沟通方式让信息传递更温暖也增强了员工的参与感,,,和重视度98%100%0到场率信息知晓率投诉数量名员工中人准时到场全体员工清楚活动安排未收到任何信息遗漏投诉300294第五章通知的法律与合规要求通知管理不仅是一项行政工作更涉及法律合规和风险防范随着个人信息保护法、劳动法等法律法规的完善组织在发布通知时必须严格遵守相关规定,,本章将介绍通知管理中的法律要点和合规要求个人信息保护通知中的隐私保护原则在通知中涉及员工个人信息时必须严格遵守《个人信息保护法》的相关规定保护员工隐,,私权益避免泄露隐私遵守法律法规通知中不应公开员工的身份证号、建立完善的信息安全管理制度明确,家庭住址、电话号码、健康状况等通知发布的审批流程和权限管理敏感信息如需涉及个人信息应征定期开展个人信息保护培训提升全,,得本人同意或采用匿名化处理员法律意识和合规意识法律提示违反个人信息保护规定可能面临行政处罚控制知悉范围甚至刑事责任组织应建立信息安全应急机制一旦发,根据最小必要原则限制通知的接收范围仅向需要知悉的相关人员发送涉及薪生信息泄露及时采取补救措施并向相关部门报告,,,酬、绩效、人事调整等敏感内容应采用一对一通知方式,重要通知的存档管理建立电子档案系统定期备份与审查法律保存期限构建完善的通知档案管理系统对所有发布建立定期备份机制防止数据丢失每季度根据《档案法》和相关行业规定不同类型,,,的通知进行分类存档按照时间、类型、对通知档案进行审查检查归档完整性和准的通知有不同的保存期限劳动人事类通,部门等维度建立索引便于快速检索和查询确性对于过期或失效的通知按规定进行知至少保存年财务类通知保存年重大,,5,15,电子档案应设置访问权限确保信息安全清理或标注保持档案的时效性和有效性决策类通知应永久保存明确保存期限规,,,范档案管理自动定期备份•按年度归档人事通知年以上多地异地存储••:5•按类别分类财务通知年季度审查制度••:15•关键字检索重大决策永久保存档案清理规范••:•权限分级管理•合规建议建议组织制定《通知管理办法》明确通知的编写、审批、发布、存档等全流程规范将通知管理纳入制度化、规范化轨道有效防,,,范法律风险第六章提升通知效果的技巧除了规范的编写和严格的流程提升通知效果还需要一些巧妙的技巧通过视觉设计优化、,互动机制设计等手段可以大幅提升通知的吸引力和传达效果让通知不再是冷冰冰的文,,字而是充满温度的沟通桥梁,视觉设计优化图表与关键点突出适当配色提升体验合理运用色彩心理学提升通知的阅读体验蓝色代表专业可信适合正式通知绿色代表积极向上适合激励性通知红色代表紧急重要适合警示性通知保持配色一,,;,;,致性建立组织的视觉识别系统,主题色统一规范•强调色恰当使用•背景色舒适柔和•对比度清晰可读•互动与反馈机制设立问答环节鼓励提出建议建立反馈闭环在通知末尾设置常见问题解答板块预主动征集员工对通知内容和形式的建议让员对员工提出的问题和建议应在规定时限内给FAQ,,,判员工可能的疑问并提前给出答案同时提工参与到通知管理的改进中来定期开展通予回复对于共性问题及时发布补充说明通,供咨询方式鼓励员工提出疑问建立通知问知满意度调查了解员工的真实感受和需求知对于合理建议说明采纳情况和改进措施,,,答知识库积累常见问题和标准答案提升沟对建设性意见给予肯定和采纳形成良性互动完整的反馈闭环让员工感受到被重视提升参,,,,通效率与积极性提前解答建议征集渠道小时内响应•FAQ••24在线咨询渠道满意度定期调查补充通知及时发布•••知识库持续完善改进意见采纳反馈改进措施公开透明•••沟通让通知更有温度,通知不应是单向的信息传递而应是双向的真诚沟通当我们用心倾听员工的声音积,,极回应他们的关切通知就不再是冰冷的文字而是充满温度的对话让每一份通知都,,成为连接组织与员工的情感纽带第七章实操演练与案例讨论理论学习之后实践演练是检验和巩固所学知识的重要环节本章将通过具体的练习题和,真实案例帮助您将通知编写的理论知识转化为实际操作能力在实践中发现问题、解决,,问题真正掌握高效通知的编写技巧,练习一撰写一份会议通知练习场景假设您是公司行政部门的工作人员需要为下周的季度经营分析会议撰写一份通知会议将于下周三月日上午在公司楼第一会议室举行预计时长,11209:005,3小时要求各部门负责人参加并提前准备本部门的季度工作总结报告,,0102明确时间地点说明会议议题准确写明会议的具体日期年月日星期、开始时间和预计结束时间详细说明清晰列出会议的主要议题和讨论内容本次会议的主题是季度经营分析应说,会议地点包括楼层和会议室名称便于参会人员准确找到地点明包括各部门工作总结、经营数据分析、存在问题讨论、下季度工作计划等,,议程安排0304规范语言格式提出明确要求使用正式的公文语言保持语气得体、表述准确遵循通知的标准格式包括标明确参会人员范围各部门负责人并说明需要提前准备的材料季度工作总结,,,题、主送对象、正文、落款和日期注意标点符号的正确使用和段落层次的报告提供联系人和联系方式方便有疑问的人员咨询强调会议的重要性,,清晰要求准时参加练习提示完成通知撰写后请进行自查时间地点是否准确完整议题表述是否清晰参会要求是否明确格式是否规范联系方式是否提供,:练习二模拟通知发布及反馈收集选择合适渠道设计反馈表单根据通知的性质和紧急程度制定发布策略,:常规通知通过系统或企业邮箱发布设置阅读回执跟踪阅读情况OA,,重要通知采用多渠道并行系统邮件部门负责人口头传达:OA++紧急通知电话或短信直接联系确保第一时间送达并得到确认,真实案例点评优秀通知示范标题清晰明确内容完整准确关于召开年第四季度经营分析会议的通知标题直接点明通知主题包含时间、地点、参会人员、会议议题、准备要求、联系方式等关键信息一应俱全表2024——,,时间要素一目了然述准确无歧义,格式规范美观语气得体专业使用标准公文格式层次分明重点突出适当使用加粗和编号便于阅读理解用词正式但不失亲切既体现会议的重要性又让接收者感受到尊重,,,,,常见错误剖析错误案例一信息不完整错误案例二表述模糊错误案例三格式混乱:::各位同事下周开会讨论项目进展请大家准时参请尽快提交相关材料尽快没有明确的时间通知中字体字号不统一段落层次不清标点符号使:,——,,加缺少具体时间、地点、参会人员范围、界限不同人理解不同容易造成延误应改为请用错误整体版面凌乱影响阅读体验和专业形象——,,,,会议议题等关键信息导致接收者无所适从于月日前提交,111517:00课程总结与关键点回顾经过系统学习我们全面掌握了高效通知管理的核心要素让我们回顾本课程的重点内容巩固学习成果,,规范编写沟通桥梁掌握通知的结构要素、语言风格和格式规范确保通知内,容准确完整、表述清晰通知是组织沟通的重要桥梁连接管理层与员工促进信,,息流通和协作配合发布流程建立完善的发布流程从审核准备到发布跟进每个环节,,都严格把控持续改进不断优化通知的视觉设计和互动机制提升通知效果和员合规管理,工满意度重视法律合规保护个人信息规范档案管理防范法律风,,,险730+5章节内容实用技巧真实案例系统化的知识体系可直接应用的方法贴近实际的经验分享致谢与问答环节感谢您的参与欢迎提问与交流感谢各位学员全程参与本次通知培训课程您的认真学习和积极!互动是本次培训成功的关键希望本课程所学的知识和技能,,能够帮助您在实际工作中更加高效地进行通知管理提升组织沟,通质量现场提问通知管理是一项需要持续实践和改进的工作欢迎您在工作中欢迎就课程内容提出疑问我们将现场为您解答,不断应用所学知识积累经验形成适合本组织的通知管理体系,,后续咨询培训后如有问题可通过邮件或电话联系我们,经验交流建立学习交流群分享实践经验和优秀案例,让每一份通知都成为有效沟通的开始通知不是工作的终点而是高效协作的起点愿您在今后的工作中用心编写每一份通知用情传递每一条信息让通知成为组织温,,,,度的传递者成为团队凝聚力的催化剂祝您工作顺利沟通无碍,,!。