2026档案管理培训课件

档案管理培训课件2020第一章档案管理的价值历史真实记录决策与监督支持信息资源共享档案是国家、组织和个人历史活动的真实记档案为各级管理层提供重要的决策参考依录承载着宝贵的历史信息通过系统化的据帮助追溯历史决策过程总结经验教训,,,档案管理我们能够保障历史的完整性和准同时档案也是监督检查工作的重要工具保,,,确性为后世提供可靠的历史依据障权力运行的透明度和规范性,年档案管理新趋势2020法规修订与完善线上培训普及新修订的《中华人民共和国档案法》将于2021年1月1日正式实施,这是档案法受新冠疫情影响,2020年档案管理培训大规模转向线上进行各级档案部门积实施30年来的首次大修新法适应信息化发展需要,增加了档案信息化建设专极开展网络培训、视频教学、在线考核等活动,创新培训方式,确保档案人员业章,强化了档案开放利用和监督管理务能力持续提升数字化转型加速2020年,全国各级档案部门积极推进数字档案馆室建设,档案信息化水平显著提升电子文件归档、数字化扫描、档案管理系统应用等工作全面展开,传统档案管理模式正在发生深刻变革档案管理迈向智能时代现代化的档案馆配备先进的数字化设备和智能检索系统为公众提供便捷高效的档案查询服务智能化档案管理正在成为新时代档案工作的发展方向,第二章档案管理法律法规框架完善的法律体系规范性文件法律责任明确档案管理工作有法可依,有章可循国家档案局发布多项管理规范违法行为将受到严格追究主要法规解读123《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》国家档案局规范性文件年月日第十三届全国人民代表大作为档案法的配套行政法规实施条例对档截至年国家档案局共发布件重点2020620,2020,59会常务委员会第十九次会议修订通过自案法的具体条款进行了细化和补充为档案法规和规范性文件涵盖档案收集、整理、,,,年月日起施行这是档案工作的根工作的实际操作提供了更加详细的指导条保管、鉴定、利用、数字化等各个方面这202111本大法规定了档案管理的基本原则、管理例涵盖档案管理的各个环节确保档案法的些文件构成了完整的档案管理规范体系为,,,体制、档案的收集与整理、保管与保护、利有效实施基层档案工作提供具体操作指南用与公布等内容新《档案法》重点内容档案信息化建设专章新法增设第五章档案信息化建设明确规定推进档案数字化建立数字档,,案馆加强档案信息资源的开放共享这是对信息时代档案工作的积极回,,应监督检查强化新法强化了档案监督检查机制明确了各级档案主管部门的监督职责建立,,了档案工作检查和评价制度确保档案管理工作规范有序进行,开放利用与保密平衡新法在扩大档案开放范围的同时也强化了档案保密管理明确了档案开放,审核程序建立了档案利用与保密相协调的机制,典型法规案例法律责任提示案例一档案非法销毁处罚:根据新《档案法》规定违反档案管理规定的行为将面临以下某单位未经批准擅自销毁具有保存价值的会计档案被档案行政管,,处罚理部门处以罚款并责令相关责任人承担法律责任此案警示各单:,位必须严格遵守档案鉴定销毁程序损毁、丢失属于国家所有的档案的对直接负责的主管人员•,和其他直接责任人员依法给予处分擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的依法•,案例二档案信息泄露追责追究法律责任:违法向境外组织或者人员出卖、赠送、交换档案的依法从•,某档案管理人员违规将涉密档案信息提供给无关人员造成信息泄,重处罚露经调查该人员被追究行政责任并给予纪律处分此案强调了,档案保密工作的重要性和严肃性第三章档案收集与归档流程档案收集原则全面性原则及时性原则真实性原则确保所有具有保存价值的文件材料应归尽文件形成后应按规定时间及时归档一般在档案内容必须真实、完整、准确保持文件,,归不遗漏任何重要文件全面性是档案收次年月底前完成上一年度文件的归档工的原始性和可靠性不得随意修改、伪造档,6集工作的基本要求要求建立完善的文件收作及时归档能够防止文件散失确保档案案内容确保档案能够真实反映历史活动的,,,集网络覆盖单位各个部门和业务领域的完整性和系统性本来面貌,建立文件归档责任制建立归档时间节点保持文件原始状态•••明确各部门归档范围实行归档提醒机制完整收集相关附件•••定期检查归档完整性加强归档进度监督准确记录文件信息•••归档流程详解档案分类与编号预立卷与文件整理按照档案分类方案对文件进行科学分类通常采用年度机构问题保,--文件形成部门在文件办理过程中就应考虑归档问题,做好预立卷工作管期限的分类方法每份档案赋予唯一的档号,便于检索和管理单件文件整理要求去除文件中的金属物破损文件应进行修裱确保文,,件完整移交与接收目录编制归档部门按规定时间将整理好的档案移交给档案室双方履行交接手,编制档案目录是归档工作的重要环节目录应包括档号、文号、责任续填写移交目录签字确认档案室应对接收档案进行质量检查,,者、题名、日期、页数、保管期限等要素准确反映档案内容,档案归档表格与模板规范使用档案归档表格和模板是提高归档工作质量和效率的重要手段以下是2020年常用的档案归档工具:表格名称主要用途填写要点档案移交目录表记录档案移交的详细信息,作为移交凭证准确填写档号、题名、页数、移交时间等信息,双方签字确认档案分类方案表规定档案分类的类目和编号规则根据单位实际情况制定,保持分类体系的稳定性档案著录模板统一档案著录格式,规范档案著录内容按照档案著录规则填写,确保著录信息的完整准确档案盒封面标签标识档案盒内档案的基本信息填写全宗号、年度、保管期限、类目号、案卷号等内容档案检查验收表记录档案质量检查情况逐项检查归档质量,记录存在问题及整改要求2020年档案离线著录通用模板提供了标准化的档案著录字段,包括档号、题名、责任者、文号、日期、密级、保管期限、主题词、备注等必填和选填项,适用于各类档案的离线著录工作规范的档案整理工作档案工作人员正在对文件进行分类整理和装订确保每份档案都符合归档标准规范的档案整理是档案管理工作的基础直接影响档案的保管质量和利用,,效率第四章档案保存与安全管理档案保存环境要求实体档案保存环境电子档案保存要求防潮措施加密技术应用档案库房相对湿度应控制在45%-60%之间,配备除湿设备,定期检测湿度采用国家认可的加密算法对电子档案进行加密存储,确保档案信息安全对涉变化密电子档案应采用更高级别的加密措施防火措施备份策略实施采用防火建筑材料,安装火灾自动报警和灭火系统,严禁在库房内吸烟和使用明火建立3-2-1备份策略:保存3份数据副本,使用2种不同存储介质,1份副本存放在异地定期检验备份数据的完整性和可读性防虫措施存储介质管理定期检查档案虫害情况,采取物理和化学防治相结合的方法,保持库房清洁卫生选用质量可靠的存储介质,定期进行介质迁移,防止因介质老化导致的数据丢失建立存储介质更换周期制度防盗措施档案库房应设置防盗门窗和监控系统,实行门禁管理,严格控制人员进出档案安全管理制度实体安全管理建立健全档案库房管理制度,包括库房门禁管理、档案出入库登记、档案查阅审批、库房巡查等制度档案库房应设专人管理,非工作人员不得随意进入定期对档案保存状况进行检查,发现问题及时处理信息安全管理建立电子档案信息安全管理制度,包括用户权限管理、日志审计、病毒防护、数据备份等制度对档案管理系统实行分级授权管理,确保档案信息不被非法访问、篡改或泄露定期进行信息安全风险评估和应急演练涉密档案管理规范涉密档案应单独存放,实行更加严格的管理措施建立涉密档案台账,详细记录涉密档案的借阅、复制、销毁等情况涉密档案的查阅必须经过严格审批,并在专门场所进行,不得擅自复制或带离涉密档案管理人员应经过保密教育培训并签订保密承诺书档案安全事故应急预案预防准备阶段应急处置阶段建立应急组织机构,明确应急职责分工配备应急设备和物启动应急预案,组织人员开展抢救工作火灾事故应立即疏资,开展应急培训和演练,提高应急处置能力散人员、扑灭火源、转移档案;水灾事故应切断水源、排除积水、抢救档案1234事故报告阶段恢复重建阶段发现档案安全事故后,第一时间向上级主管部门报告,说明事对受损档案进行清点评估,采取相应的修复措施总结事故故类型、影响范围、初步原因等情况教训,完善管理制度,防止类似事故再次发生档案恢复与修复技术物理修复化学修复数字化抢救对破损档案进行裱糊、去污、去酸等物理修复处使用化学方法对褪色、霉变档案进行处理,恢复档对珍贵档案和濒危档案进行数字化处理,以数字形式理,恢复档案的物理强度和外观案的可读性永久保存档案内容第五章档案鉴定与销毁档案保存价值鉴定原则档案鉴定是确定档案保存价值和保管期限的重要工作关系到档案资源的合理利用和科学管理档案鉴定工作应遵循以下基本原则,:010203需求原则客观原则去芜存菁原则从国家、社会和单位的实际需要出发判断档案的根据档案的客观属性和实际作用判断其保存价值对档案进行科学筛选保留具有重要价值的档案,,,,保存价值需要长期保存的档案应予以保留不再不受主观因素影响要全面分析档案的内容、来剔除重复、无用的档案优化馆藏结构提高档案,,,需要的档案可以销毁源、形成时间等因素质量0405历史性原则完整性原则用历史的眼光看待档案价值既考虑档案的现实作用也重视其历史价值和保持档案的系统性和完整性避免因鉴定销毁导致档案内容的残缺和断层,,,长远价值档案保存期限通常分为永久、定期年和定期年三种保存期限的确定应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关标准结合3010,单位实际情况科学判断鉴定流程与方法档案鉴定方法鉴定工作要求12档案鉴定工作应定期开展,一般每5年进行一次鉴定工作应由单位档案鉴定小组集体进行,不得由个人单独决定档案的存毁内容鉴定法职能鉴定法鉴定过程应详细记录,填写《档案鉴定意见书》,说明鉴定的档案范围、数量、鉴定意见和理由通过分析档案记载的内容,判断其重要程度和保存价值重点关注档案反映的事根据文件形成单位的职能地位和档案在其职能活动中的作用,判断档案的保存价件、人物、问题的重要性值职能越重要,相关档案的保存价值越高3宏观鉴定法从档案的整体性和系统性出发,对成批档案进行鉴定通过分析档案的类型、来源、数量等宏观特征,批量确定保存价值鉴定组织方式专家评审:组织档案专家对疑难档案进行评审,发挥专家的专业判断能力业务单位会审:邀请文件形成单位参与鉴定,确保鉴定结论的准确性公听会:对涉及重大问题的档案鉴定,可举行公听会,广泛听取意见档案销毁规范编制销毁清册审批程序对鉴定为应销毁的档案,编制详细的销毁清册,列明档案的档号、题名、数量、鉴定意见销毁清册应经单位档案鉴定小组审核,报单位负责人批准重要档案的销毁还需报上级等信息档案主管部门审批监督销毁记录归档档案销毁应在指定地点进行,由两人以上监督销毁方式应确保档案内容无法恢复,防止销毁完成后,监督人员应在销毁清册上签字确认销毁清册作为档案永久保存,以备查泄密考档案销毁注意事项•严禁擅自销毁档案,必须履行法定审批程序•对保存期满但仍有保存价值的档案,应延长保管期限,不得销毁•涉密档案的销毁应按照保密规定执行,采取更严格的销毁方式•电子档案的销毁应彻底删除,包括各种备份,防止数据恢复第六章档案利用与服务档案利用原则开放档案管理便于利用原则档案工作的根本目的是为了利用档案部门应采取各种措施,为利根据新《档案法》规定,档案自形成之日起满25年向社会开放,经济、教用者提供便利条件,简化利用手续,缩短利用时间,提高利用效率育、科技、文化等类档案可以少于25年向社会开放建立完善的检索工具开展主动服务充分发挥档案的价值,,档案开放应经过开放审核程序确定是否涉及国家秘密、商业秘密、个人,隐私等不宜开放的内容保障安全原则涉密档案利用管理在提供利用的同时要确保档案的安全对珍贵档案、濒危档案,,涉密档案的利用应当遵守保密法律法规利用者应具有相应的保密资格应提供复制件供利用原件妥善保管严格执行档案保密规定防,,,并办理严格的审批手续涉密档案应在专门场所查阅不得复制或拍照止档案内容泄露建立档案利用登记制度记录利用情况,,依法利用原则档案利用应遵守法律法规和相关规定开放档案向社会公众开放,涉密档案和未开放档案的利用应经过审批利用者应尊重档案内容的真实性不得歪曲、伪造档案内容不得损害国家利益和他人,,合法权益利用方式与渠道纸质档案查阅档案复制服务电子档案检索在线下载服务利用者携带有效证件到档案室填写经批准利用者可以对档案进行复通过档案管理系统或档案网站利用对已开放并数字化的档案利用者可,,,查阅申请经审批后在指定阅览室查印、拍照或扫描档案部门应提供者可以在线检索档案目录查看开放以通过档案服务平台在线下载下,,阅档案查阅过程中应爱护档案不复制服务收取合理费用涉密档案档案的数字化副本系统提供关键载档案应遵守使用规定注明档案来,,,得污损、涂改档案内容和未开放档案的复制应经过特别审词搜索、分类浏览等多种检索方式源不得用于非法用途,,批提高检索效率档案数字化服务平台介绍年各级档案部门积极推进档案数字化服务平台建设为公众提供便捷的档案查询和利用服务平台功能包括2020,,:在线检索提供全文检索、高级检索等多种检索方式•:在线浏览支持图片、等多种格式档案的在线浏览•:PDF在线申请利用者可在线提交档案查阅、复制申请•:档案展览展示珍贵历史档案开展档案文化宣传•:,互动交流提供在线咨询、意见反馈等互动功能•:档案利用案例分享案例一政府决策支持案例二维护合法权益::某市政府在制定城市发展规划时查阅了大量历史档案了解城市发展某企业与合作方发生经济纠纷诉诸法律在诉讼过程中企业从档案,,,,脉络、土地使用变迁、人口流动趋势等历史信息这些档案为科学决室调取了当年签订的合同、往来函件、会议记录等档案这些档案真实,策提供了重要依据避免了规划工作的盲目性确保了城市发展的连续记录了双方的权利义务关系成为法庭认定事实的重要证据最终帮助,,,,性和合理性企业赢得了诉讼维护了自身合法权益,案例三学术研究支撑案例四社会公众查询::某大学历史系教授在研究地方近代史时到当地档案馆查阅了民国时期一位市民为了办理退休手续需要查询早年的工作履历经多方寻找未,,的政府文件、报刊资料、私人信函等档案这些第一手历史资料为学果后他来到档案馆查询档案馆工作人员通过系统检索帮助他找到,,术研究提供了坚实基础使研究成果更具说服力和学术价值相关研究了当年的人事档案证明了其工作经历顺利解决了退休手续办理问,,,论文发表后引起学术界广泛关注题这体现了档案为民服务的宗旨第七章档案管理信息系统应用档案管理系统介绍P9档案管理系统P9是2020年广泛应用的档案管理软件,为档案的收集、整理、保管、检索、利用提供全流程信息化支持系统主要功能模块系统操作流程用户登录:使用分配的用户名和密码登录系统档案著录功能选择:根据工作需要选择相应的功能模块支持档案的批量著录和单条著录,提供标准著录模板,自动生成档号数据录入:按照规范要求录入档案信息数据审核:对录入的数据进行审核和修改档案检索数据提交:审核无误后提交数据到数据库提供简单检索、高级检索、全文检索等多种检索方式,快速定位档案数据备份:定期备份系统数据,确保数据安全插件安装与使用数字化管理系统需要安装OCX插件才能正常使用扫描、打印等功能插件安装步骤:管理档案的数字化副本,实现档案原文与目录的挂接和浏览

1.下载系统提供的插件安装包借阅管理

2.关闭浏览器,以管理员身份运行安装程序

3.按照提示完成插件安装记录档案借阅情况,自动提醒归还,生成借阅统计报表

4.重启浏览器,插件生效统计分析生成各类统计报表,为档案工作决策提供数据支持档案数字化转型规划设计基础设施建设制定数字档案馆建设方案,明确建设目标、内容、进度和预算建设档案数字化加工中心,配备扫描、存储、网络等设备服务平台建设系统开发部署建设档案利用服务平台,提供在线检索、浏览、下载等服务开发或采购档案管理系统,部署服务器和客户端软件数据库建设档案数字化加工建立档案目录数据库和全文数据库,实现档案信息的集中管理对存量档案进行扫描、OCR识别、质量检验、数据挂接电子文件归档与管理规范根据《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016,电子文件归档应遵循以下要求:•电子文件应在形成时就考虑归档问题,确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性•电子文件归档时应连同元数据一起归档,元数据包括文件的内容、背景、结构等信息•归档的电子文件应采用长期保存格式,如PDF/A、OFD等开放标准格式•电子档案应定期进行格式转换和迁移,确保长期可读可用结语档案管理的未来与使命:智能化发展安全保障运用人工智能技术实现档案智能分类、智能检索、智能推送强化档案安全防护,确保档案实体安全和信息安全创新发展服务治理不断创新档案工作理念、方法和手段,推动档案事业高质充分发挥档案在国家治理现代化中的重要作用量发展队伍建设开放共享加强档案人才培养,提升档案队伍专业化水平推进档案资源开放共享,让档案服务经济社会发展档案工作承载着为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命在新时代,档案工作面临着数每位档案人的责任与担当字化转型的历史机遇,也肩负着更加重大的责任守护历史记忆,传承文化根脉,服务现实需要,这是我们档案工作者的光荣使命让我们携手作为档案工作者,我们要深入学习贯彻新《档案法》,不断提升业务能力和专业素养,积极适应并进,共同开创档案事业发展新局面!信息化发展要求,推动档案工作创新发展,让档案在服务党和国家工作大局、维护人民群众合法权益、传承中华文明中发挥更大作用。