档案管理系统培训课件

档案管理系统培训课件培训课程目录010203系统概述与登录档案著录操作档案审核流程了解系统功能架构与安全登录流程掌握按件著录与案卷著录的具体方法熟悉审核环节的要求与注意事项040506档案移交管理档案管理规范与安全电子档案管理基础完成档案从系统到实体的完整移交遵循档案管理的基本原则与安全要求理解电子档案的特殊管理要求常见问题与答疑第一章系统概述与登录档案管理系统是实现档案数字化管理的核心平台本章将带您了解系统的基本功能特性掌握安全登录的正确方法为后续的深入学习打下坚实基础,,档案管理系统简介系统核心功能档案管理系统采用先进的数字化技术为各类机构提供全方位的档案管理,解决方案系统不仅支持档案的电子化存储与检索更实现了档案管理全,流程的数字化控制数字化管理支持档案从采集、整理、归档到利用的全生命周期管理:流程控制内置完善的审核与移交流程确保档案管理规范化:,统一认证采用统一身份认证机制保障系统访问安全可控:,广泛适用适用于党政机关、企事业单位、教育机构等多种档案管理场景:系统登录步骤访问系统网址在浏览器地址栏输入系统网址:https://da.bnuzh.edu.cn/建议使用、或等主流浏览器以获得最佳体验Chrome EdgeFirefox输入登录凭证在登录页面输入您的统一身份认证用户名和密码请确保输入信息准确无误注,意区分大小写字母完成登录验证点击立即登录按钮系统将自动验证您的身份信息验证成功后您将进入,,系统主界面开始档案管理工作,登录注意事项密码安全管理登录异常处理权限分配示例密码是保护档案信息安全的第一道防线如遇到登录失败、页面无法访问或账号被系统根据用户角色分配不同权限:请设置包含字母、数字和特殊字符的强密锁定等异常情况请保持冷静并及时联系技档案员档案著录、编辑、提交审核,码并定期更换建议每个月更换一次术支持部门记录具体的错误提示信息以:,3-6,审核员档案审核、退回修改切勿将密码告知他人或在多个系统中使用便技术人员快速定位问题技术支持热线:管理员系统配置、用户管理、数据维护相同密码::xxxx-xxxxxxx查询员档案查询、借阅申请:第二章档案著录操作档案著录是档案管理的核心环节直接影响档案信息的准确性与完整性本章将详细讲解,按件著录与案卷著录两种模式的操作方法以及批量导入的高效技巧,按件著录流程著录模式选择单条著录按件著录适用于以单个文件为单位进行档案管理的场景是最,在系统界面逐条录入档案信息适合档案数量较少或需要精细化管理的情况操作常用的著录方式之一,灵活可随时调整,批量导入下载模板按规范填写档案信息后批量上传大幅提升工作效率适合档案数Excel,,量较多的场景必填字段要求以下字段为必填项缺一不可,:题名档案标题应准确反映档案内容:,年度档案形成年度采用四位数字格式:,密级公开、内部、秘密、机密等:保管期限永久、定期年、定期年等:3010页数档案实际页数:文件时间档案形成的具体日期:案卷著录流程案卷著录适用于将多个相关文件组合成案卷进行管理的场景常见于传统档案管理模式案卷著录需要同时完成案卷级和文件级两个层次的信息录入,案卷信息著录批量导入选项录入案卷的基本信息包括案卷号、案卷题名、密级、保管期限、起止支持同时批量导入案卷信息及卷内文件目录使用专用模板填写后一次,,日期等案卷级元数据性上传提高著录效率,123卷内文件著录在案卷下逐个录入卷内文件的详细信息包括文件标题、责任者、文件,日期、页码等文件级元数据重要提示案卷编号应遵循单位制定的编号规则保持连续性和唯一性归档年度填写应与文件实际形成年度一致确保档案分类准确:,,案卷级目录信息填写示例档号格式全宗号-归档年度-分类号-案卷号示例001-2024-WS-0001:档号是档案的唯一标识各部分之间使用连接,-正题名案卷的标准化标题应简明扼要地概括案卷内容主题,示例年度人事任免文件:2024密级与保管期限密级根据档案内容确定保密等级:保管期限根据档案价值确定保存年限:两者需严格按照国家档案管理规定选择起止日期案卷内最早文件的形成日期至最晚文件的形成日期格式YYYY-MM-DD:示例至:2024-01-052024-12-28文件级目录信息填写示例文件级元数据规范1档号延续规则在案卷档号基础上增加页号或件号如001-2024-WS-0001-001最后三位为文件序,:,号2文件标题与编号文件标题应与原件一致文号填写文件的正式编号如校人字〔〕号,,2024153责任者信息第一责任者文件的主要发文单位或个人:立卷单位负责整理归档的部门名称:注意文件级信息的准确性直接影响档案的检索效率请务必仔:细核对每项信息确保与实体档案完全一致,4日期填写要求文件形成日期文件正式签发或形成的日期:归档日期文件移交归档的日期:批量导入操作要点Excel下载标准模板在系统中选择对应的档案类目点击批量导入功能下载官方提供的模板不同,,Excel类目的模板字段有所差异请务必使用正确的模板,按规范填写信息打开模板后严格按照表头说明和示例填写档案信息注意日期格式、数字格式等,要求避免格式错误导致导入失败不要删除或修改表头行不要添加额外的列,,上传文件并确认填写完成后保存文件回到系统点击上传文件按钮系统会自动检测文Excel,件格式和内容显示预览信息仔细核对预览数据确认无误后点击确认导入,,完成批量著录批量导入可以显著提高著录效率特别适合档案数量较多的情况建议先用少量数据测试导入流,程熟悉后再进行大批量操作如导入过程中出现错误提示请根据提示信息修正数据后重新上,,传第三章档案审核流程档案审核是确保档案质量的关键环节通过系统化的审核流程可以有效发现并纠正著录,错误保障档案信息的准确性和完整性为后续的档案利用奠定坚实基础,,审核环节说明审核流程概述档案著录完成后不会立即生效需要经过审核环节的质量把关审核机制确保了,档案管理的规范性和严谨性提交审核1单条著录完成后点击提交按钮档案状态变更为待审核,批量提交2批量导入成功后需要统一提交所有导入的档案进入审核流程,审核通过3审核员确认档案信息准确无误后档案状态变更为已审核方可进,,行移交审核注意事项123审核内容范围审核人员职责审核不通过处理审核员需要全面检查档案信息的完整性和准审核员承担档案质量把关的重要责任需要当档案信息存在错误或不规范时审核员应,,确性包括但不限于具备扎实的档案专业知识和认真负责的工作选择退回修改并在反馈意见中详细说明需,:,态度审核员应当要修改的内容和原因档案员收到反馈后必填字段是否完整填写:,•需要及时修正错误并重新提交审核熟悉档案管理规范和标准档号编制是否符合规范••认真核对每一条档案信息题名是否准确反映档案内容••及时处理待审核档案密级和保管期限是否合理••对不合格档案给出明确的修改意见日期格式是否正确••责任者信息是否准确•第四章档案移交管理档案移交是档案从立档部门转交至档案馆的正式过程标志着档案管理工作的完成规范,的移交流程确保了档案实体与系统数据的一致性是档案集中统一管理的重要保障,移交流程详解审核通过确认只有通过审核的档案才能进行移交在系统中筛选已审核状态的档案勾,选需要移交的档案记录下载交接单点击生成交接单按钮系统自动生成包含档案清单的交接单下载并打印,交接单准备实体档案,前往档案馆携带打印好的交接单和整理好的实体档案前往档案馆办理移交手续档案,馆工作人员会进行预审核完成移交手续档案馆确认档案与系统数据一致无误后双方在交接单上签字盖章正式完,,成档案移交归档工作结束,移交单打印与管理移交单管理规范查询移交目录核对档案信息在系统中进入档案移交模块可以查看生成交接单前务必逐条核对档案信息,,,所有已审核档案的详细信息使用筛选包括档号、题名、页数、保管期限等关功能可以按年度、类目、保管期限等条键字段确认实体档案与系统记录完全件查询档案确保移交范围准确无误一致避免移交过程中出现差错,,打印与盖章交接单需打印一式三份立档部门、档案馆、监督部门各留存一份打印后加盖立档,单位公章负责人签字确认交接单是档案移交的法律凭证必须妥善保管温馨提示交接单一旦签署即具有法律效力请,,:,在签署前仔细核对所有信息确保准确无误交,接单应长期保存作为档案移交的永久凭证,实物档案移交注意事项材料准备清单档案馆核对流程交接单一式三份加盖公章并签字档案馆工作人员会对移交的档案进行:,严格核对档案实体按档号顺序整理装订规范::,核对交接单与实体档案数量

1.档案盒袋标注清晰的档案分类和编抽查档案内容与系统数据的一致/:

2.号性档案目录纸质或电子版档案清单检查档案整理质量和装订规范:

3.相关附件如有特殊说明或附件需一并确认密级标识和保管期限标注:

4.提交验收合格后签字确认接收

5.归档工作完成标志当档案馆在交接单上签字盖章并出具接收回执后表示档案已正式移交完成系统中,档案状态更新为已归档立档部门的归档工作至此正式结束档案的后续保管和利,用由档案馆负责第五章档案管理规范与安全档案管理规范是确保档案价值得以长期保存和有效利用的基础本章将介绍档案管理的基本原则、安全保护措施以及信息化管理的规范要求帮助您建,立完善的档案管理体系档案管理基本原则完整性要求真实性保障档案收集应齐全完整不得随意丢弃或遗漏,档案管理要保持档案的有机联系维护档案的档案必须真实反映历史活动不得伪造、篡改,,系统性和完整性从档案形成、收集到保管利用的全过程都要,确保档案的原始性和真实性可靠性原则档案的形成、收集、整理、保管等环节都要有明确的制度规范和责任人确保档案管理工,作的可靠性和可追溯性密级管理分类与期限涉密档案要严格按照国家保密法规进行管理,明确密级标识采取相应的安全防护措施防止档案分类要科学合理符合国家标准保管期,,泄密事件发生,限的确定要依据档案价值和国家规定分为永,久、定期年、定期年等3010档案保护与安全管理安全防护措施防火配备灭火器、烟雾报警器等消防设施严禁烟火定期检查电路安全,,防潮安装除湿设备保持适宜湿度防止档案霉变采用防潮档案盒存放档案,,防虫害库房建设标准定期进行虫害检查和防治保持库房清洁使用安全的防虫药剂,,档案库房是档案实体保存的重要场所应满足以下基本要求数字化安全与备份,:温湿度控制温度相对湿度:14-24℃,45%-60%电子档案的安全同样重要需要建立多层次备份机制包括本地备份、异地备份和云备份通风采光良好的通风系统避免阳光直射,,定期进行数据恢复测试确保备份数据的可用性:,,空间布局合理规划档案架排列预留通道:,承重能力地面承重满足密集架承载要求:档案信息化管理规范系统功能要求1电子档案管理系统应具备档案收集、整理、保管、检索、利用等全流程功能支持多种档案类型2身份认证与权限,和格式提供灵活的权限管理和,采用统一身份认证机制实现单统计分析功能,点登录根据用户角色分配不同权限确保档案访问的安全性和操作日志与审计3,可控性支持多因素认证提高,系统应详细记录所有用户操作账户安全性,包括登录、查询、下载、修改等行为建立安全审计机制定期,审查日志及时发现和处置异常,操作档案信息化管理不仅提高了工作效率更为档案的长期保存和安全利用提供了技术保障,系统应符合国家档案信息化建设标准定期进行安全评估和升级维护,第六章电子档案管理基础随着信息技术的发展电子档案在档案管理中的比重日益增加电子档案具有独特的管理,要求需要特殊的技术手段和管理规范来确保其长期可用性和法律效力,电子文件归档规范电子文件的定义归档范围以下电子文件应纳入归档范围电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载:体依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件办公自动化系统形成的电子公文,•业务系统产生的电子记录和数据•数字化扫描的纸质档案•电子邮件及其附件•多媒体文件音频、视频、图片•数据库记录和报表•网站信息和电子出版物•元数据管理元数据是描述电子档案特征和背景的数据对于保障电子档案的长期可用性至关重要元数据采集应贯,穿电子文件的全生命周期包括形成、归档、保管、利用等各个环节,重要提示电子文件归档时应同时保存文件本身和相关元数据确保文件的真实性、完整性和可用性:,电子档案管理流程电子文件采集从业务系统、办公系统等各类信息系统中采集电子文件采集时要确保文件格式的规范性和元数据的完整性支持批量采集和自动采集整理与编目对采集的电子文件进行分类、命名、编号等整理工作建立科学的分类体系便于后续检索和利用完成电子档案的编目著录工作,归档与入库将整理好的电子档案正式纳入档案管理系统并进行病毒扫描、格式转换等处理建立电子档案与纸质档案的对应关系,长期保存电子档案的长期保存需要应对技术更新、载体老化等挑战采用格式迁移、数据刷新、异质备份等技术手段确保电子档案的长期可读性,安全与保密建立电子档案安全管理制度采用加密、访问控制、水印等技术保护电子档案安全定期进行安全检查和风险评估,电子档案系统操作要点电子文件登记与编号在系统中登记电子文件时应填写完整的元数据信息包括文件标题、责任者、形成日期、文,,件格式、文件大小等电子档案编号应与纸质档案保持一致便于对应查找,支持的文件格式包括、、、、、、、、、:PDF JPGPNG TIFFDOC DOCXXLS XLSXMP4等常见格式大文件可采用分卷上传方式MP3批量导入与审核电子档案支持批量导入功能可一次性上传多个文件导入时系统会自动提取文件的基本信,息用户只需补充必要的元数据批量导入后同样需要经过审核环节确保电子档案的质量,,审核重点包括文件格式是否符合规范、元数据是否完整、文件内容是否清晰可读、是否存:在病毒等安全隐患利用与查询功能系统提供强大的检索功能支持全文检索、条件组合检索、模糊查询等多种方式用户可以,快速定位所需档案在线预览或下载文件,利用统计功能可以生成各类利用报表为档案管理决策提供数据支持系统记录详细的利用,日志便于追溯和审计,第七章常见问题与答疑在实际操作中用户可能会遇到各种问题本章汇总了常见的操作问题及解决方案帮助,,您快速解决使用过程中的困惑确保档案管理工作顺利开展,常见操作问题解答登录异常如何处理问题表现无法登录、页面报错、账号被锁定等:解决方案:检查网络连接是否正常尝试刷新页面1•,确认用户名和密码输入正确注意大小写•,清除浏览器缓存和后重新登录•Cookie如账号被锁定请联系管理员重置密码•,确认浏览器版本建议使用、或•,Chrome EdgeFirefox批量导入错误排查常见错误类型:格式错误检查模板是否为官方最新版本是否修改了表头:Excel,必填项缺失确认所有必填字段都已填写2:日期格式错误统一使用格式:YYYY-MM-DD数值类型错误页数、件数等应填写数字不要包含文字:,字符长度超限题名、摘要等字段有长度限制注意控制:,排查方法根据系统错误提示定位到具体的行和列修正数据后重新上传建议先用小批量数据测试:,,审核不通过的原因常见不通过原因:档号编制不规范不符合单位编号规则:题名不准确题名过于简单或不能反映档案内容3:密级保管期限不当未按规定确定密级和期限:责任者信息错误责任者名称不规范或错误:日期逻辑错误归档日期早于形成日期等:改进措施认真阅读审核反馈意见对照档案管理规范修正错误如有疑问及时与审核员沟通修改完成后重新提交审核:,,技术支持与咨询如遇到以上方法无法解决的问题请联系技术支持团队提供详细的问题描述、错误截图和操作步骤以便技术人员快速定位和解决问题:,,培训总结与感谢课程回顾通过本次培训我们系统学习了档案管理系统的核心功能和操作流程从系统登录到档案著录从审核移交到安全管理每,,,一个环节都关系到档案管理的质量和效率730章节知识点涵盖档案管理全流程详细讲解操作要点核心要点强调规范化管理安全性保障高效化利用档案管理系统为档案工作的规范化、标准化、科学化提供了有力支撑有助规范操作是保障档案安全的基础严格遵守操作规程认真履行岗位职责确熟练掌握系统功能可以大幅提高档案管理和利用效率为单位的各项工作提,,,,,于提升档案管理的整体水平保档案信息的安全与完整供优质的档案服务档案是历史的记录是单位的记忆做好档案管理工作就是为历史负责为未来奠基,,,感谢与祝愿感谢各位学员的认真学习与积极参与希望大家能够将所学知识应用到实际工作中不断提升档案管理水平在使用过程中如有任何问题欢迎随时与我们联系交流!,,。