企业行政管理培训课件

企业行政管理培训课件第一章行政管理的角色与价值行政管理是企业运营的重要支撑系统，承担着资源配置、流程优化和组织协调的关键职能在现代企业管理体系中，行政管理不仅是后勤保障部门，更是推动企业战略落地、提升组织效能的核心力量行政管理的三大核心职能资源协调与保障组织沟通与信息传递规章制度执行与监督统筹企业各类资源，包括人力、物力、财力建立高效的内部沟通机制，确保企业政策、制定和完善企业各项行政管理制度，确保制的合理配置与高效利用确保各部门运营所决策和信息在组织内准确、及时地传达协度有效执行监督检查制度落实情况，及时需的资源及时到位，为业务发展提供有力支调跨部门协作，消除信息孤岛，提升组织协发现和纠正偏差，维护企业正常运营秩序撑同效率制度建设与优化•办公资源采购与分配会议组织与记录••执行情况监督•设施设备维护管理公告通知发布••预算编制与成本控制跨部门协调沟通••行政岗位分类与职责解析行政助理行政专员行政主管职责定位执行层面的基础支持职责定位专项管理与流程优化职责定位团队管理与战略规划文件收发与档案整理行政制度制定与完善行政团队建设与管理•••办公用品管理与发放固定资产管理与盘点年度预算编制与控制•••会议室预订与会议记录供应商管理与合同执行重大项目统筹协调•••来访接待与行程安排活动策划与组织实施制度体系规划与监督•••日常事务性工作处理数据统计与分析报告危机处理与应急管理•••能力要求细致认真、执行力强、服务意识好能力要求专业能力强、沟通协调好、问题解决能力行政管理企业运转的中枢神经第二章行政日常工作实务印章证照管理档案管理体系印章和证照是企业重要的法律凭证，管理不当可分类原则能给企业带来重大法律风险和经济损失建立严按业务类别分类•格的管理流程和审批制度是行政管理的基础工作按时间顺序归档•按重要程度分级•核心要点保管技巧印章使用审批流程规范化•防潮防虫防火使用记录详细登记备案••电子化备份专人保管、双人监督机制••定期盘点与风险排查•来宾接待与会议管理来宾接待流程会议组织流程提前确认来访信息明确会议目的与议题

1.

1.准备接待方案确定时间地点参会人员

2.

2.机场车站接送发送会议通知

3./

3.酒店住宿安排准备会议资料与设备

4.

4.会谈场地布置会议现场服务

5.

5.用餐与参观安排会议记录整理

6.

6.送别与后续跟进会议决议跟进落实

7.

7.资产与办公资源管理010203资产采购资产登记资产盘点根据需求制定采购计划，选择合格供应商，执行建立固定资产台账，详细记录资产名称、型号、定期开展资产盘点工作，核对账实相符情况，及采购审批流程，确保采购质量和成本控制数量、价值、存放位置、责任人等信息，实现资时发现资产流失或损坏，分析原因并采取改进措产全生命周期管理施0405资产维护资产处置建立资产维护保养制度，定期检查设备运行状态，及时维修保养，延长资对报废、闲置资产按规定程序进行处置，办理资产核销手续，确保国有资产使用寿命，确保资产价值产不流失，账务处理规范行政车辆管理与安全保障车辆管理要点安全保密管理门禁系统管理调度管理建立严格的门禁制度，控制人员进出，保护企业财产安全和商业建立车辆使用申请制度，合理安排车辆调度，提高车辆使用效率，秘密避免资源浪费信息安全防护保养维护制定信息安全管理制度，加强网络安全防护，防止信息泄露和数制定车辆保养计划，定期检查车辆状况，及时维修保养，确保车辆据丢失安全运行应急预案演练费用管理制定消防、安全等应急预案，定期组织演练，提高员工应急处置能力建立车辆使用台账，详细记录油耗、维修、保险等费用，定期分析成本，控制费用支出细节决定效率规范保障安全行政管理工作千头万绪，每一个细节都可能影响企业运营效率只有建立规范的管理流程，严格执行各项制度，才能确保企业安全稳定发展优秀的行政管理者，善于在细节中发现问题，在规范中创造价值第三章行政沟通与团队协作有效沟通技巧冲突管理策略倾听技巧专注聆听，理解对方真实意保持冷静，客观分析冲突原因

1.图，避免主观臆断倾听各方诉求，了解真实需求

2.表达技巧清晰准确表达观点，注意语寻找共同利益点和解决方案

3.气和措辞，考虑对方感受协商沟通，达成共识

4.反馈技巧及时反馈信息，确认理解一总结经验，预防类似冲突

5.致，避免信息偏差关键原则对事不对人，以解决问题为非语言沟通注意肢体语言、面部表情，导向，维护团队和谐氛围传递积极信号行政人员的服务意识与全局观念服务意识的培养全局观念的体现将服务对象视为内部客户，主动了解需求，提供优质服务培养换位站在企业整体利益角度思考问题，不局限于部门职责理解企业战略思考能力，理解他人困难，提供有温度的服务目标，将行政工作与业务发展紧密结合主动服务，超越期待跨部门思维，协同配合••耐心细致，解决问题资源优化配置，成本意识••持续改进，提升质量前瞻性规划，未雨绸缪••优秀的行政人员既是执行者，也是协调者和服务者他们用专业的服务赢得尊重，用全局的视野创造价值，成为推动企业发展的重要力量案例分享联想公司绩效管理与面谈技巧绩效面谈的五个关键步骤充分准备收集员工绩效数据，分析工作表现，准备具体事例，制定面谈提纲营造氛围选择合适时间地点，创造轻松氛围，消除员工紧张情绪，建立信任关系客观反馈基于事实反馈绩效表现，肯定成绩，指出不足，避免主观评价和情绪化表达双向沟通鼓励员工表达想法，倾听员工诉求，共同分析问题原因，探讨改进方向制定计划共同制定绩效改进计划，明确目标和措施，确定支持资源，约定跟进时间联想经验启示绩效面谈不是简单的评价打分而是帮助员工成长的机会通过有效沟通，激发员工潜能，实现个人与组织的共同发展,第四章行政管理制度建设制度设计五大原则执行监督机制合法性原则制度的生命力在于执行建立完善的监督机制，确保制度落地生根制度内容符合国家法律法规和行业规范要求，不得违反强制性规定宣贯培训组织制度学习培训，确保全员知晓理解过程监督定期检查制度执行情况，及时发现问题适用性原则考核评估将制度执行纳入绩效考核，建立奖惩机制持续改进收集执行反馈，优化完善制度内容和流程结合企业实际情况制定制度，确保制度可操作、可执行、可落地系统性原则各项制度相互衔接配套，形成完整的管理体系，避免冲突和漏洞动态性原则根据内外部环境变化及时修订完善制度，保持制度的有效性和先进性公平性原则制度面前人人平等，执行标准一致，维护制度的权威性和公信力合规管理与风险防范风险评估风险识别分析风险发生概率和影响程度，确定风险等级和应对优先级全面梳理行政管理各环节，识别潜在法律风险和合规风险点风险控制制定风险防控措施，建立内控机制，降低风险发生可能性评估改进风险监控定期评估风险管理效果，总结经验教训，完善风险管理体系持续监测风险状况，及时预警异常情况，启动应对预案合规管理重点领域合同管理、印章使用、档案保管、信息安全、劳动用工、安全生产等行政岗位绩效考核体系绩效考核指标设计合规管理企业稳健发展的基石在日益复杂的法律环境下，合规管理不是可选项，而是企业生存发展的必选项行政管理部门作为制度建设和执行监督的核心部门，肩负着防范法律风险、确保企业合规运营的重要使命只有筑牢合规防线，企业才能行稳致远第五章行政管理能力提升时间管理与工作优先级划分123列出任务清单评估任务重要性和紧急性确定优先顺序每天开始前列出所有待办事项，做到心中有运用四象限法则，将任务分为重要紧急、重优先处理重要紧急的任务，合理安排重要不数，避免遗漏重要工作要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要四类紧急的任务，适当授权或延后处理其他任务45集中处理同类事务定期回顾总结将相似任务集中处理，减少任务切换成本，提高工作效率每周回顾时间利用情况，分析效率低下原因，持续优化时间管理方法信息化工具在行政管理中的应用办公自动化系统资产管理系统系统实现流程审批、文档管理、协同办公等功能，提高工作建立电子化资产台账，实现资产从采购、使用、维护到报废的全OA效率，减少纸质文件流转，实现无纸化办公推荐工具钉钉、生命周期管理，通过扫码或技术提高盘点效率和准确性RFID企业微信、飞书等会议管理工具信息安全防护在线会议室预订、会议通知发送、视频会议、会议纪要共享等功部署防火墙、入侵检测、数据加密、权限管理等安全措施，保护能，提升会议组织效率推荐工具腾讯会议、、企业数据安全建立数据备份机制，防止数据丢失定期进行安Zoom等全培训和演练Microsoft Teams行政人员职业发展路径规划行政助理阶段（年）1-21掌握基础行政技能，熟悉企业运作流程，培养服务意识和执行力关键能力文档处理、会议组织、沟通协调行政专员阶段（年）22-4承担专项管理职责，优化工作流程，提升专业能力关键能力制度建设、项目管理、数据分析、问题解决行政主管阶段（年）4-63带领团队完成行政管理工作，参与战略规划关键能力团队管理、战略思维、资源整合、决策能力行政经理阶段（年）46-8全面负责行政管理体系建设，推动组织变革关键能力领导力、创新思维、战略规划、变革管理行政总监阶段（年以上）/CHO85参与企业战略决策，建设企业文化，推动组织发展关键能力战略眼光、组织建设、文化塑造、高层沟通多技能发展方向人力资源、法务、财务、项目管理等相关领域，提升综合管理能力案例分析某企业行政团队转型升级转型背景转型措施与成效某制造企业规模快速扩张，员工从人增至人，原有200800组织架构优化行政管理模式无法满足发展需求设立综合管理、资产管理、后勤保障三个专业小组，明确职责分工，提升专业化水平面临挑战管理流程不规范•制度体系建设信息传递效率低•制定行政管理制度手册，涵盖余项管理制度，实现有章可循、有据可依20资源配置不合理•员工满意度下降•信息化升级成本持续上升•引入系统和资产管理系统，实现流程线上化，提升工作效率以上OA30%能力提升培训开展系统培训，提升团队专业能力和服务意识，员工满意度提升25%转型成果管理成本下降，工作效率提升，员工满意度显著提高，行政团队成为企业发展的有力支撑15%30%第六章行政管理实战演练模拟场景一紧急会议组织场景描述董事长临时决定下午点召开全体中层管理者会议，讨论重要战略调整，现3在是上午点，你作为行政专员需要在小时内完成会议筹备114思考与行动要点立即执行事项应急预案确认会议室是否可用会议室被占用启用备用会议室

1.•→通知参会人员并确认出席投影仪故障准备备用设备

2.•→准备会议设备和资料参会人员临时缺席视频会议接入

3.•→安排茶歇和午餐资料准备不足快速复印补充

4.•→布置会议现场

5.行政危机管理与应急预案预防阶段识别潜在风险，制定应急预案，储备应急资源，开展培训演练发现阶段建立预警机制，及时发现异常情况，快速评估影响程度和范围响应阶段启动应急预案，成立应急小组，采取措施控制事态发展处置阶段根据预案执行应对措施，协调各方资源，解决突发问题恢复阶段评估损失影响，恢复正常运营，总结经验教训，完善预案常见突发事件应对消防安全事件信息安全事件公共卫生事件立即启动消防预案立即隔离受影响系统启动疫情防控预案•••组织人员有序疏散通知部门紧急处理做好消毒和隔离措施••IT•拨打报警评估数据泄露范围安排员工居家办公•119••使用消防器材控制火势启动数据恢复程序储备防疫物资•••清点人员确保安全向相关方通报情况及时向政府部门报告•••员工关系与行政支持沟通桥梁活动组织建立员工意见反馈渠道，及时收集和处理员工诉策划团建活动、节日庆祝、员工生日会等，增强求，促进上下沟通团队凝聚力和归属感文化建设关怀服务传播企业文化，组织文化活动，增强员工认关注员工工作生活需求，提供人性化服务，同感营造温馨工作环境福利支持环境优化协助人力资源部门落实员工福利政策，提升员工改善办公环境，配置舒适设施，创造良好工作氛满意度围沟通无障碍团队更高效良好的沟通是团队协作的基础，也是行政管理工作成功的关键行政人员要善于搭建沟通桥梁，促进信息流通，化解矛盾冲突，营造和谐氛围当沟通顺畅、协作默契，团队效能自然提升，企业目标更易达成第七章行政管理创新趋势互联网行政管理+移动办公云端协同智能服务数据驱动移动终端应用普及，员工可随时随云存储和云协作工具实现文档共享、客服、智能问答、流程自动化等通过数据分析洞察运营规律，为决AI地处理工作，打破时间和空间限制，在线编辑、版本管理，团队协作更技术应用，提升服务效率，降低人策提供支持，实现精细化管理和资提升工作灵活性和响应速度加高效便捷工成本源优化配置行政管理中的绿色办公理念节能减排措施企业社会责任能源管理行政管理部门在践行企业社会责任方面发挥重要作用，通过日常管理工作传递环保理念，推动可持续发展推广节能照明、智能温控系统，合理使用空调和照明设备，下班后及时关闭电源无纸化办公推广电子化流程，减少纸质文件打印，提倡双面打印和纸张循环利用绿色采购优先采购环保认证产品，选择节能设备，使用可降解或可回收办公用品垃圾分类建立垃圾分类制度，设置分类垃圾桶，培养员工环保意识和习惯典型实践建设绿色办公空间，增加绿植•鼓励员工绿色出行，提供自行车停放•参与环保公益活动，提升企业形象•定期发布环保报告，接受社会监督•培训总结与行动计划关键知识点回顾角色认知实务技能行政管理是企业运转的中枢，承担资源协调、沟通传递、制度执行等核心职能掌握印章证照、档案管理、会议接待、资产管理、车辆安全等日常工作要点沟通协作制度建设培养服务意识和全局观念提升沟通技巧和团队协作能力遵循制度设计原则，加强执行监督，做好合规管理和风险防范,能力提升创新发展加强时间管理、信息化应用、危机处理等核心能力建设拥抱数字化转型，践行绿色办公，推动行政管理创新升级制定个人改进计划短期目标（个月）中期目标（个月）长期目标（个月）1-33-66-12梳理优化现有工作流程完善部门管理制度推动行政管理数字化转型•••学习掌握一项新的信息化工具提升跨部门沟通协作能力建立行政管理知识库•••建立个人时间管理体系参与一项管理创新项目实现个人职业发展突破•••互动问答与经验分享常见问题解答如何平衡多项紧急任务？如何提升跨部门协作效率？如何应对制度执行阻力？评估任务重要性和紧急性，优先处理重要紧建立定期沟通机制，明确各方职责和协作流加强制度宣贯培训，让大家理解制度意义急事项必要时向上级汇报，寻求资源支持程换位思考，理解部门需求和难处以企收集执行反馈，优化不合理条款树立制度或调整优先级学会合理授权，培养团队能业整体利益为重，寻求共赢方案权威，对违规行为严格问责以身作则，率力先垂范优秀实践分享欢迎大家分享在行政管理工作中的成功经验和创新做法互相学习，共同成长，让我们的行政管理工作更加专业、高效、有温度持续学习建议关注行业动态，参加专业培训，加入行政管理社群，与同行交流经验阅读管理类书籍，提升理论素养实践中不断总结反思，形成个人方法论致谢行政管理，企业成功的无名英雄感谢每一位行政管理者的辛勤付出！你们或许不在聚光灯下，但企业的每一次成功，都离不开你们默默的支撑和保障你们用专业、细致和责任心，守护着企业的正常运转，创造着不可替代的价值100%365∞全力以赴全年无休无限可能以饱满的热情投入工作每一天都是新的开始持续学习创造价值期待大家成为高效能行政管理者！让我们以更专业的能力、更开阔的视野、更积极的态度，推动行政管理工作不断创新发展，为企业创造更大价值，为个人赢得更好未来！。