外贸采购 业务培训课件

外贸采购业务培训课件第一章外贸采购基础认知与流程概览外贸采购的定义与重要性什么是外贸采购？为何如此重要？外贸采购是指企业从国际市场获取原材料、零部件、成品或服务的商业采购质量直接影响企业的成本控制和市场竞争力优质的采购管理能够活动，是连接国际供应链的关键环节它涉及跨境交易、国际物流、外汇结算等多个专业领域•降低采购成本15-30%作为全球化背景下的重要商业活动，外贸采购需要采购人员具备国际贸•提升产品质量稳定性易知识、供应链管理能力以及跨文化沟通技巧•优化供应链响应速度•增强企业市场竞争优势外贸采购全流程框架市场调研与供应商筛选询价、谈判与合同签订通过B2B平台、行业展会、社交媒体等渠道识别潜在供应商，评估其资制定询价函，比较报价，开展商务谈判，明确产品规格、价格、交期及质、生产能力和信誉度付款条件，签订具有法律效力的采购合同订单执行与物流管理结算与售后服务跟踪生产进度，协调国际物流运输，办理通关手续，确保货物按时按质按约定方式完成货款支付，处理质量问题，维护供应商关系，为后续合到达目的地作奠定基础采购流程中的关键节点与风险点供应商资质审核价格与付款条款谈判风险点供应商资质造假、生产能力不足、质量体系缺失风险点隐性费用、汇率波动、付款方式不当导致资金风险控制措施实地考察、第三方认证查验、样品测试、背景调查控制措施全面成本分析、锁定汇率、采用信用证等安全结算方式货物质量与交期控制单证合规与风险防范风险点质量不达标、交货延误、规格偏差风险点单证不符、信用证拒付、海关查验不过控制措施第三方验货、生产进度追踪、违约条款约束控制措施专业单证审核、合规培训、提前备案供应链环节示意图外贸采购位于供应链的核心位置，上游连接全球供应商网络，下游服务于生产和销售环节采购节点的效率和质量直接影响整个供应链的运转效能上游环节采购节点下游环节•原材料供应商•供应商管理•生产制造•零部件制造商•订单执行•仓储物流•成品生产商•质量控制•市场销售第二章外贸采购实操技巧与谈判策略掌握实战技巧是外贸采购人员的核心竞争力本章将深入讲解供应商开发、询价管理、谈判策略及合同签订的实操要点，助您在实际工作中游刃有余供应商开发与评估0102多渠道获客资质评估利用B2B平台（阿里巴巴、环球资源）、国际展会（广交会、汉诺威工业审核营业执照、生产许可证、质量认证（ISO

9001、ISO14001）、出口资展）及社交媒体（LinkedIn、Facebook）建立供应商数据库质等关键文件0304能力考察信用调查评估生产能力、技术水平、产能规模、研发实力、质量管控体系及交付能通过第三方机构、行业协会、客户推荐等渠道核实供应商信用记录和商业力声誉成功案例某电子制造企业通过阿里巴巴国际站筛选并实地考察5家潜在供应商，最终选定2家优质供应商建立长期合作关系，采购成本降低15%，产品质量合格率提升至

99.2%询价与报价管理标准询价函要素报价比较分析维度价格对比•公司基本信息介绍•产品详细规格说明单价、总价、运费、保险费、关税等综合成本分析•采购数量与交期要求交期评估•质量标准与认证要求•包装与运输要求生产周期、运输时效、交货地点及灵活性•付款方式与结算币种付款条件•报价有效期限•联系方式与截止时间预付款比例、信用账期、结算方式对现金流的影响售后服务质保期限、退换货政策、技术支持响应速度警惕低价陷阱过低的报价往往意味着质量风险、隐性费用或供应商信誉问题要关注总体拥有成本（TCO），而非仅看单价常见隐性费用包括模具费、打样费、检测费、单证费等外贸采购谈判技巧明确谈判目标灵活让步策略设定理想价格、可接受价格和底线价格三个层次，明确采用先难后易或由小到大的让步节奏，每次让步都要核心诉求和可让步空间，制定谈判路线图换取对方相应回报，避免单方面妥协贸易术语运用深入理解INCOTERMS®2020各术语对费用、风险、责任的划分，选择最有利的贸易条款贸易术语案例分享FCA术语FOB术语货交承运人（指定地点）装运港船上交货•卖方在指定地点将货物交给买方指定的承运人•卖方将货物装上买方指定的船舶•风险转移货物交给承运人时•风险转移货物越过船舷时•费用划分卖方负担装货前费用•费用划分卖方负担装船前所有费用•适用场景多式联运、内陆运输•适用场景海运、内河运输选择FCA而非FOB，可将内陆运输风险转移给承运人，某企业采用FCA术语后，因内陆运输事故造成的损失减少40%，同时简化了单证流程合同签订要点基本条款1明确产品规格、型号、数量、单价、总价、包装要求、唛头标识2交货条款交货期、交货地点、贸易术语、分批交货安排、延期违约责任付款条款3付款方式、付款比例、付款时间、结算币种、汇率约定4质量条款质量标准、检验方法、检验时间、索赔期限、质量异议处理违约责任5违约情形、违约金计算、免责条款、不可抗力界定6争议解决适用法律、仲裁机构、仲裁地点、语言要求合同审查注意事项常见风险点审查清单

1.产品描述模糊不清•✓核对数量、单价计算是否准确

2.交期约定不具体•✓确认交货期是否包含节假日

3.付款条件对卖方过于有利•✓检查付款条件是否与谈判一致

4.质量标准缺乏可操作性•✓验证质量标准是否明确可执行

5.违约责任不对等•✓评估违约金额是否合理

6.管辖权条款不利•✓确认仲裁条款是否公平第三章外贸采购单证管理与物流协调单证是国际贸易的生命线，物流是货物流通的动脉本章将系统讲解单证制作、审核要点及物流运输优化策略，确保货物安全高效地完成国际流转主要采购相关单证介绍商业单据运输单据采购订单（PO）买方向卖方发出的正式采购指令海运提单（B/L）海运货权凭证，可转让销售合同双方权利义务的法律文件空运运单（AWB）空运货物收据，不可转让商业发票货物价值、数量的证明文件装船通知告知买方货物已装船的信息装箱单货物包装明细清单货运代理委托书授权货代办理运输保险单据证明文件保险单保险合同的正式文件原产地证书证明货物原产国，享受关税优惠保险凭证简化的保险证明质量证书第三方检验机构出具投保单投保人向保险公司提出的申请卫生证书食品、动植物产品需要需注明险别、保额、起讫地点熏蒸证书木质包装需要单证制作与审核实务单证制作规范要求准确性完整性货物描述、数量、金额、日期等信息必须准确无误，与合同、信用证条款完全一致所有必需单据齐全，信息填写完整，不得有空白栏目或缺失内容一致性及时性各单据之间信息相互印证，不得出现矛盾或冲突之处在规定时间内提交单据，注意信用证交单期、有效期等时间节点信用证条款对单证的影响信用证是单据买卖，银行只审单不审货单据必须严格符合信用证条款要求，做到单单一致、单证一致常见不符点包括•货物描述与信用证不符•保险金额、险别不符•发票金额超过信用证金额•原产地证明缺失或错误•交单期超过规定时间•受益人名称不一致•提单显示装运日期过期•汇票金额计算错误•单据签字盖章不完整•单据份数不足专业建议收到信用证后立即审证，发现问题及时要求修改制单时逐条核对信用证条款，交单前进行三次以上审核，确保万无一失物流运输方式选择与优化成本指数速度指数安全指数运输保险方案设计与理赔流程主要险种介绍保险方案选择1评估货物特性平安险（FPA）考虑货物价值、易损性、包装情况承保范围最小，仅赔偿自然灾害造成的全损和意外事故造成的部分损失2分析运输风险•恶劣气候、雷电、海啸•搁浅、触礁、沉没、碰撞评估运输方式、路线、季节因素•运输工具遭受火灾、爆炸水渍险（WPA）3计算保险成本在平安险基础上增加自然灾害造成的部分损失保费=保险金额×保险费率•平安险的所有责任投保金额建议CIF价格×（1+10%），即在到岸价基础上加成10%作为预期利润•恶劣气候造成的部分损失•货物落海的全部或部分损失一切险（AR）承保范围最广，除外责任外的所有损失•水渍险的所有责任•外来原因造成的损失•盗窃、短少、破碎等理赔流程与注意事项0102及时报损保留证据发现货损后立即通知保险公司和承运人，海运货损需在卸货后7天内提出拍摄现场照片、保存包装材料、留存所有相关单据（提单、发票、装箱单）0304申请检验提交索赔委托第三方公证机构（SGS、BV）出具检验报告，作为索赔依据准备索赔清单、保险单、发票、提单、检验报告等文件向保险公司索赔第四章采购结算风险控制与合规管理结算安全是外贸采购的生命线，合规管理是企业发展的基石本章将深入解析国际结算方式、风险防范策略及海关合规要点，为企业资金安全保驾护航国际结算方式及风险分析汇付（Remittance）信用证（L/C）托收（Collection）方式电汇（T/T）、信汇、票汇方式不可撤销信用证、保兑信用证方式付款交单（D/P）、承兑交单（D/A）风险等级⭐⭐⭐⭐⭐高风险风险等级⭐⭐低风险风险等级⭐⭐⭐⭐中高风险特点操作简便、费用低，但买方风险大，适合信誉良好的长期合作伙特点银行信用担保，单证相符即付款，安全性最高特点通过银行托收，但银行不承担付款责任，存在拒付风险伴建议大额交易、新客户首选，注意软条款陷阱建议D/P相对安全，D/A风险较高需谨慎使用建议要求预付30-50%定金，余款见提单副本付款风险评级模型与结算工具组合策略客户信用等级交易金额推荐结算方式预付款比例风险控制措施AAA级（优质老客户）任意T/T0-30%信用额度管理AA级（良好合作客户）10万美元T/T30%见提单副本付款A级（一般客户）5万美元D/P50%投保信用保险B级（新客户）5万美元L/C不适用要求保兑信用证C级（高风险客户）任意100%T/T预付100%谨慎交易或拒绝华为、中兴信用证风险管理经验华为在国际业务中建立了完善的信用证审核三道防线业务部门初审、财务部门复审、法务部门终审重点关注软条款（如检验证书由开证行指定）、不可抗力条款、单据要求的合理性中兴则建立了供应商信用评级系统，根据交易历史、财务状况、行业地位等因素动态调整结算方式，有效降低坏账率至

0.3%以下采购付款安全与防欺诈措施信用证欺诈识别六维模型单据异常软条款陷阱单据格式不规范、信息不完整、有明显涂改痕迹单据由开证申请人或其代理人出具，条款模糊不清物流矛盾银行信誉运输路线不合理、装运港与货物来源地不符开证行来自高风险国家或地区，资信不明身份疑点交易异常客户身份模糊、联系方式频繁变更、无实体办公地点价格明显偏离市场、交易条件过于优厚贸易背景真实性核查清单客户尽职调查交易真实性验证•✓营业执照、税务登记证真实性•✓基础交易合同审查•✓企业实际经营地址核实•✓货物来源与去向核实•✓法定代表人身份验证•✓价格合理性分析•✓企业信用报告查询•✓物流信息追踪•✓行业协会会员资格确认•✓资金流向监控•✓第三方背景调查报告•✓关联交易排查关税筹划与出口退税操作关税分类与申报出口退税流程01出口报关确定HS编码取得出口货物报关单（出口退税专用）根据货物材质、用途、加工程度确定10位海关商品编码收汇核销02计算完税价格在外汇管理系统中进行出口收汇申报到岸价（CIF）=货价+运费+保险费增值税申报03确定适用税率取得增值税专用发票并完成认证抵扣查询最惠国税率、协定税率、普通税率退税申报04通过电子税务局提交出口退税申报计算应纳税额税款到账关税=完税价格×关税税率审核通过后退税款项打入企业账户申报注意HS编码归类错误是海关稽查的重点，建议申报前咨询专业报关行或申请海关预裁定RCEP自贸协定下的税率运用技巧《区域全面经济伙伴关系协定》（RCEP）于2022年1月1日生效,涵盖中国、日本、韩国、澳大利亚、新西兰及东盟十国企业可享受关税减免原产地累积规则申请流程简化约90%的货物最终实现零关税，纺织服装、电子产品、机械设备等行业受益明显在任一成员国加工增值超过40%即可享受优惠税率，降低原产地认定门槛支持经核准出口商自主出具原产地声明，无需逐票申请官方证书某电子企业从日本采购零部件，通过RCEP原产地证书，关税税率从8%降至0%,每年节省关税支出120万元通关实务与海关稽查重点加工贸易货物报关流程手册备案1向海关申请加工贸易手册，登记进出口货物信息2进口报关凭手册办理保税进口，暂不缴纳关税和增值税加工生产3在海关监管下完成加工制造，记录原材料使用情况4成品出口出口后核销手册，完成保税监管流程手册核销5提交进出口数据、加工损耗报告，完成海关核销海关稽查三大雷区123归类问题估价问题原产地证明风险点故意或过失将货物归入低税率类别风险点低报成交价格、利用关联交易转移利润风险点虚假原产地证书骗取关税优惠案例某企业将液晶显示器错报为显示器零件，税率从5%变0%，被追缴税款并处罚金案例某企业从境外关联公司进口，价格明显低于市场价，被海关价格质疑并调整案例某企业使用伪造的原产地证享受零关税，被查实后补缴税款200万元并处以3倍罚款防范申请海关预归类、聘请专业顾问、建立内部审核机制防范保留完整的价格谈判记录、市场比价资料、关联交易定价政策文档防范严格审核供应商提供的原产地证真实性、建立供应商资质档案AEO认证优势及企业自查清单AEO（Authorized EconomicOperator）是海关对信用状况、守法程度和安全管理良好的企业的认证，分为一般认证和高级认证AEO认证优势企业自查清单•通关便利简化单证、优先查验、快速放行•□近3年无走私违规记录•查验比例降低至一般企业的20%•□建立完善的内部控制制度•国际互认与新加坡、韩国等48个国家和地区互认•□财务报表真实准确•融资便利银行授信、保险费率优惠•□进出口单证齐全规范•政府项目政府采购、项目招标优先•□贸易安全管理达标•□信息系统满足海关要求采购风险案例分析案例一运输延误导致交期违约赔偿背景某电子企业从韩国采购芯片，合同约定30天内交货因台风导致海运延误15天，造成生产线停工，客户取消订单损失直接损失150万元（订单取消）+间接损失80万元（生产线停工）+违约金60万元，合计290万元教训

①未在合同中约定不可抗力免责条款；

②未购买运输延迟险；

③未建立备用供应商体系改进措施合同明确约定不可抗力范围、购买综合保险、建立1+2供应商模式（1家主供+2家备供）案例二单证不符引发信用证拒付背景某服装企业向欧洲出口，信用证要求提单显示CIF Hamburg，实际提单显示CIF Hamburg,Germany，银行以单证不符拒付损失货款50万美元被拒付，产生银行费用5000美元、货物滞港费8000美元，同时因资金链断裂导致后续订单延误教训

①单证制作不够细致，多了,Germany导致不符；

②未在交单前进行严格审核；

③未及时与客户沟通修改信用证改进措施建立单证三级审核制度（制单员自审、单证主管复审、财务经理终审）、使用单证检查软件、收到信用证后立即审核并要求修改不合理条款案例三虚假原产地证明被海关处罚背景某贸易公司从越南进口钢材，供应商提供虚假原产地证书（实为中国产钢材转运），企图规避反倾销税海关稽查发现后追究责任损失补缴反倾销税180万元+罚款540万元（3倍罚款）+企业信用等级下调，合计720万元企业被列入海关失信名单，后续通关受到严格监管教训

①未对供应商原产地证真实性进行核实；

②贪图价格便宜忽视合规风险；

③未建立尽职调查机制改进措施要求供应商提供完整的生产记录、采购凭证；对原产地证进行第三方验证；建立供应商黑名单制度；定期参加海关合规培训采购风险管理流程图有效的风险管理需要建立事前预防、事中监控、事后应对的全流程体系风险识别风险评估识别供应商风险、市场风险、合规风险、物流风险、财务风评估风险发生概率、潜在损失、影响范围，确定风险等级险持续改进风险应对总结经验教训，优化风险管理体系，提升管控能力制定风险应对策略规避、转移、减轻、接受风险报告风险监控定期编制风险报告，向管理层汇报风险状况及处置进展持续监控风险指标变化，及时预警潜在问题预防措施应对措施•建立供应商评估准入机制•及时启动应急预案•完善合同条款审核制度•寻求法律和专业支持•购买必要的保险产品•与相关方积极沟通协商•建立应急预案和备选方案•做好证据保全和损失核算实战演练采购订单处理模拟演练任务分解第二阶段谈判第一阶段询价对比报价，选定1家供应商进行价格、付款、交期谈判根据采购需求编制询价函，向3家备选供应商发出询价要求设定谈判目标和底线，运用让步策略，达成双赢协议要求产品规格、数量、交期、质量标准、包装要求完整准确第四阶段单证第三阶段签约制作采购订单、信用证申请、相关单据根据谈判结果起草采购合同，明确双方权利义务要求单证格式规范、信息准确、单单一致要求合同条款完整、表述清晰、风险防范措施到位角色扮演设定采购方团队供应商团队采购经理主导谈判策略，决策最终方案销售经理报价、谈判、争取订单采购专员负责询价、比价、单证制作技术支持解答技术问题、提供解决方案质量工程师审核技术规格、质量标准生产主管确认产能、交期财务人员评估价格合理性、付款方式财务人员核算成本、确定报价重点点评维度询价函是否完整准确、是否包含必要的技术和商务条款谈判策略是否清晰、让步节奏是否合理、是否实现谈判目标合同条款是否完整、风险防范措施是否充分、法律表述是否准确单证制作是否规范、信息是否一致、是否符合信用证要求实战演练信用证单证审核审核流程与关键点审证收到信用证后24小时内完成审核，识别不符点和风险条款改证发现问题立即要求修改，确保信用证条款可执行制单严格按照信用证要求制作全套单据，确保单单一致审单交单前进行三次审核，逐项核对信用证条款交单在信用证规定的交单期内向银行提交单据常见不符点识别训练类别不符点描述识别方法解决方案金额发票金额超过信用证金额核对发票总额是否≤信用证金额调整发票金额或申请增加信用证金额日期提单日期晚于信用证规定的装运日期核对提单签发日期与最迟装运日尽早安排装运，或申请延长装运期描述货物描述与信用证不一致逐字比对货物名称、规格、型号单据严格按信用证描述填写数量装箱单数量与发票不符核对各单据数量是否一致修改单据确保数量一致签字单据缺少必要的签字盖章检查每份单据签字盖章是否完整补充签字盖章，确保单据有效份数单据份数少于信用证要求核对单据份数与信用证要求补充制作缺少的单据副本案例分享与讨论典型案例软条款导致无法交单某企业收到信用证，其中要求质量检验证书由申请人指定的检验机构出具由于买方故意指定一家不存在的检验机构,导致卖方无法取得合格的检验证书，最终无法交单讨论要点

①如何在审证阶段识别此类软条款？

②发现后应采取什么措施？

③如何在合同谈判阶段规避此类风险？审单口诀单证一致是根本，单单相符是关键，条款逐项来核对，细节之处见功夫宁可改证千百遍，不让不符到眼前采购团队协作与沟通技巧跨部门协作流程优化建立协作机制成立跨部门采购项目组，明确各部门职责分工，建立定期沟通机制优化审批流程简化审批环节，采用电子审批系统，缩短采购周期，提高响应速度共享信息平台建立采购信息共享平台，实时更新供应商、价格、库存等关键信息绩效考核联动建立跨部门绩效考核体系，将协作效果纳入考核指标，激励团队合作与供应商建立长期合作跨文化沟通要点01尊重文化差异分类管理了解对方商务礼仪、节假日、禁忌，避免文化冲突根据采购金额和战略重要性将供应商分为战略、重要、一般三类清晰准确表达02定期评估使用简洁专业的语言，避免俚语、歧义，必要时使用图表辅助每季度对供应商进行质量、交期、服务、价格四维评估建立信任关系03激励机制守信用、重承诺，通过实际行动建立长期信任对优质供应商给予订单倾斜、账期优惠、联合开发等激励灵活应变04战略联盟根据不同文化背景调整沟通方式和谈判策略与核心供应商建立战略伙伴关系，深度绑定，共同成长有效沟通是采购成功的关键据统计，70%的采购问题源于沟通不畅建立顺畅的内外部沟通机制，可以显著提升采购效率和供应商满意度外贸采购数字化工具应用采购管理系统（）电子单证系统数据分析工具PMS核心功能供应商管理、询价比核心功能在线制单、单据审核、核心功能采购数据可视化、供价、订单跟踪、库存管理、财务电子签章、单证归档、智能比对应商绩效分析、成本趋势预测、结算风险预警应用价值提高采购效率30%、应用价值减少单证错误率80%、应用价值支持采购决策、识别降低采购成本15%、实现采购流缩短单证处理时间60%、降低纸优化空间、提升供应链透明度程标准化和透明化质单据成本主流系统SAP Ariba、Oracle主流平台中国电子口岸、上海主流工具Power BI、Procurement、用友NC、金蝶单一窗口、深圳e-CIQ等Tableau、帆软BI、永洪BI等云等数字化转型带来的效益40%25%95%60%采购周期缩短运营成本降低单据准确率供应商响应速度从需求提出到订单确认平均缩短40%时人工、纸张、物流等运营成本下降25%通过系统自动校验,单据准确率提升至通过在线协作平台,供应商响应速度提升间95%以上60%未来趋势绿色采购与供应链可持续发展环保合规要求持续提升国际环保法规国内环保政策欧盟REACH法规化学品注册、评估、许可和限制双碳目标2030年碳达峰、2060年碳中和RoHS指令限制电子电气设备中有害物质清洁生产强制性清洁生产审核WEEE指令废弃电子电气设备回收环境信息披露上市公司强制披露ESG信息碳边境调节机制（CBAM）对高碳产品征收碳关税绿色供应链评价工信部绿色供应链管理示范企业绿色供应商评估标准环保认证1ISO

14001、碳中和认证、绿色工厂认证排放管理2碳排放核算、废水废气处理、固废回收利用资源利用3能源效率、水资源循环利用、可再生材料使用社会责任4劳工权益保护、社区关系、商业道德持续改进5环保目标设定、改进计划实施、透明信息披露跨国企业绿色采购实践苹果公司供应链碳中和计划苹果承诺2030年实现供应链和产品100%碳中和主要措施包括

①要求供应商使用100%可再生能源；

②投资清洁能源项目帮助供应商转型；

③优化产品设计减少材料使用；

④建立供应商清洁能源基金截至2023年，已有超过250家供应商承诺使用清洁能源，覆盖苹果95%的直接制造支出这不仅降低了碳排放，还提升了供应链韧性和品牌形象绿色采购已从可选项变为必选项企业需要建立绿色采购战略，将环保标准纳入供应商评估体系，与供应商共同推进可持续发展课程总结与关键能力提升外贸采购核心技能回顾市场洞察力谈判能力了解全球市场动态、供应链趋势、价格走势掌握商务谈判技巧、贸易术语运用、合同条款设计合规意识单证能力熟悉国际贸易规则、海关法规、环保要求熟悉各类单据制作、审核要点、信用证操作跨文化沟通风险管理理解文化差异、建立信任关系、有效协调各方识别潜在风险、制定应对策略、建立风险防范机制从入门到精通的成长路径理论学习掌握外贸采购基础知识体系实操练习参与模拟演练，熟悉操作流程项目实战独立完成采购项目，积累实战经验优化创新总结优化采购流程，提出创新方案团队管理领导采购团队，制定采购战略谢谢期待大家在外贸采购岗位上创造卓越业绩！持续精进创新突破共同成长将课程所学应用于实际工作，在实践中不断提升专业勇于创新采购模式，为企业创造更大价值与供应商、同事建立良好合作关系，实现共赢发展能力欢迎提问与交流如有任何疑问或需要进一步探讨的话题，欢迎随时与我交流让我们携手共进，在外贸采购领域创造更加辉煌的业绩！联系方式学习资源邮箱procurement@company.com课程资料培训平台下载专区电话+86-XXX-XXXX-XXXX回放视频内部学习系统微信procurement_expert推荐书籍《国际贸易实务》《采购与供应链管理》。