办公室公文培训课件模板

办公室公文培训课件第一章公文基础知识概述公文是党政机关、企事业单位在公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、发布法规和规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具什么是公文？公文的定义公文的重要性公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料它具有法定的权威性和现行效用，是依法行政和进行公务活动的重要工具公文的核心作用•传达贯彻上级方针政策和工作部署•发布法规规章，规范工作行为•请示报告工作，反映情况问题•联系沟通，协调各方关系•记载和传递重要信息公文的分类与特点党政机关公文企事业单位公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请包括工作计划、总结、方案、制度、简报、会议纪要等事务性文书示、批复、议案、函、纪要等15种•实用性强•具有法定效力•格式相对灵活•体式规范统一•注重工作实效•处理程序严格公文的基本特点程式性强规范性高公文的体式、格式有严格规定，必须按照规范要求撰写和处理语言表达、用词用语、标点符号都有明确的规范要求法律效力时效性强正式公文具有法定的权威性和约束力，必须严格执行公文处理要求及时准确，不得延误拖沓公文写作的基本原则公文写作必须遵循一定的原则，这是保证公文质量、确保公文效力的基本要求掌握这些原则，是写好公文的前提和基础01正确原则观点正确，符合党和国家的方针政策、法律法规；事实准确，情况真实，数据可靠；引文无误，文种使用恰当02规范原则严格执行《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的规定，做到体式规范、格式统

一、用语标准03简明原则开门见山，言简意赅，一文一事，突出重点；语言简洁明了，文字精炼，避免冗长繁琐、重复啰嗦04得体原则根据不同的行文对象、公文文种和具体内容，选择恰当的表达方式和语言风格，体现权威性与严肃性公文质量无小事，一字之差谬千里规范写作是基础，严谨审核是保障规范是公文的生命线公文的每一个细节都关系到权威性和严肃性，从标题到正文，从格式到用语，都必须严格遵守规范要求只有规范，才能确保公文的法定效力；只有规范，才能体现机关的专业水平第二章公文标题的规范与写法标题是公文的眼睛，是公文的核心要素之一一个规范、准确、简洁的标题，不仅能够准确传达公文主旨，还能够提升公文的专业性和权威性标题的地位标题是读者接触公文的第一印象，决定了读者是否愿意继续阅读好的标题能够让人一目了然，迅速把握公文要点公文标题的重要性标题是文章的眼睛标题作为公文的第一要素，承载着引导阅读、传递信息、体现主旨的重要功能一个好的标题，能够让读者在最短时间内了解公文的核心内容和目的标题的好坏，直接影响到公文的传播效果和执行效果模糊不清的标题会让人摸不着头脑，而规范准确的标题则能让人一目了然标题必须准确反映公文主旨标题要高度概括公文的中心内容，做到题文相符、名副其实标题与内容脱节、标题笼统含糊，都会影响公文的质量和效果秒385%阅读决策时间信息传递效率读者通过标题判断是否阅读正文的平均时规范标题能够传递的关键信息占比间标题的基本构成公文标题由发文机关名称、事由、文种三个要素组成，这是公文标题的基本结构，也是规范标题写作的基础发文机关名称事由文种说明公文的制发者，体现公文的权威性和来源概括说明公文的主要内容，是标题的核心部分表明公文的类别和性质必须使用规范文种名一般使用机关全称或规范化简称要求准确、简明，高度概括公文主旨称，不得随意更改或省略标题要素完整性要求规范完整避免省略标题三要素一般应当完整齐全，不得随意省略特殊情况下，可以省略发除非特殊情况（如法规规章类公文），否则不应随意省略标题要素省略文机关名称，但事由和文种必须保留会导致标题不完整，影响公文的规范性和严肃性正确示例国务院办公厅关于进一步做好稳就业工作的通知特别要注意，文种名称绝对不能省略，这是识别公文类别的关键标志错误示例关于进一步做好工作（缺少具体事由和文种）标题的常见形式公文式标题新闻式标题四项式标题最标准、最常用的形式，由发文机关名称、事由、文种省略发文机关名称，只保留事由和文种多用于公告、在标题中增加时间或地点等要素，使标题更加完整和具三部分组成通告等周知性公文体示例示例示例中共中央办公厅国务院办公厅关于加强新时代廉洁文关于2024年度国家公务员考试录用工作安排的公告市人民政府办公室关于印发《2024年政府工作要点》化建设的意见的通知联合行文标题的排列规则当两个或两个以上机关联合发文时，标题中的发文机关名称排列必须遵循一定的规则温馨提示党委在前，政府在后——体现党的领导地位联合行文标题中，发文机关名称之间不加标点符上级在前，下级在后——体现行政层级关系号，直接连排主办在前，协办在后——体现主要责任单位同级机关按照惯例排序——如政府部门按照三定方案顺序发文机关名称过多时，可以只标注主办机关，其他机关在版记部分标注标题排版与格式要求标题的排版格式是公文规范的重要组成部分，直接关系到公文的整体美观和专业性标题排版必须严格遵守格式规定，做到规范统

一、美观大方1字号要求标题使用2号小标宋体字，字号要大于正文，以突出标题的重要性字体使用小标宋体，体现公文的庄重和正式2行距设置标题行距一般为单倍行距或固定值28磅，确保标题紧凑美观标题与发文字号之间空一行，与正文之间空两行3居中排布标题必须居中排列，这是公文标题的基本格式要求居中排列能够突出标题的重要地位，使版面更加美观协调4多行标题处理当标题文字过长需要分行时，应当注意词意完整，排列对称，长短适宜，呈梯形或菱形避免将标题分割得支离破碎标题美观处理技巧多行标题要注意词意完整，做到上短下长或中间长、两头短，形成美观的梯形或菱形结构每行长度要均衡，避免头重脚轻或一边倒标题排版示意国务院办公厅1关于进一步优化营商环境2降低市场主体制度性交易成本3的意见4标题采用梯形排列，第一行最短，逐行递增，最后一行最长，整体呈现稳定的金字塔形状这种排列方式不仅美观大方，而且便于阅读，是多行标题的标准排版形式排版要点标题分行时要保持词意完整，不能把一个词语拆开分在两行同时要注意语法结构的完整性，让每一行都能够相对独立地表达一层意思第三章公文正文写作技巧正文是公文的主体部分，是表达公文内容、实现公文目的的核心载体正文写作水平的高低，直接决定着公文的质量和效果掌握正文写作技巧，是提升公文质量的关键语言风格与表达要求简洁明了，开门见山公文语言要直截了当，开门见山，不绕弯子第一段就要说明来意，让读者迅速了解公文的目的和要求避免空话套话，每句话都要有实质内容避免口语化表达公文是正式的书面文书，必须使用规范的书面语言，避免口语化、随意化的表达不使用方言俚语，不使用网络流行语，保持语言的庄重和正式用词准确，避免模糊公文用词必须准确，含义明确，不能模棱两可特别是涉及时间、地点、数量、范围等关键信息时，更要做到精确无误，不给执行留下模糊空间避免重复啰嗦同一意思不要反复表达，同义词不要重复使用能用一句话说清楚的，绝不用两句话语气要适当根据公文的性质和行文对象，选择恰当的语气命令性公文要坚决果断，请示性公文要谦逊恳切公文语言的最高境界是准确而不失庄重，简洁而不失完整，平实而不失生动结构安排与逻辑层次良好的结构是公文清晰表达的基础公文的结构要严谨合理，层次要清晰分明，让读者能够轻松理解公文的内容和逻辑关系承——展开阐述起——开篇明义承接开头，展开具体内容的阐述这是公文的主体部分，要详细说明具体事项、要求、措施开头要简明扼要地说明发文缘由、目的和依据，让读者迅速进入主题常用的开头方式有根等内容要充实，条理要清楚据式、鉴于式、为了式等合——总结收束转——深入分析结尾要简洁有力，或提出要求，或表明态度，或提出希望常用的结尾方式有要求式、期望在需要的情况下，对问题进行深入分析，说明原因、背景或重要性转折部分能够增强说服式、说明式等力，让读者更好地理解和接受段落与层次的处理技巧段落分明重点突出条理清晰每个段落表达一个相对完整的意思，段落之间要有逻辑联系对于重要内容，可以使用加粗、空行等方式突出强调必要时内容较多时，使用序号区分层次第一层用

一、

二、三，第段落不宜过长，一般控制在200字以内可以使用小标题，使层次更加清晰二层用

（一）

（二）

（三），第三层用

1.

2.

3.常用表达方式与格式规范规范用语数字写法标点符号公文中要使用规范的公文用语，如根据按照公文中的数字使用要规范统一一般情况下，统标点符号使用要准确规范标题末尾不加标点；遵照为了现将特此等不同文种有不同计数字、编号、年份使用阿拉伯数字；概数、序公文中不使用顿号表示并列的层级关系；括号、的惯用语，要注意区分和正确使用数词使用汉字引号要配对使用•请示用语妥否，请批示；当否，请批复•阿拉伯数字2024年、15个单位、增长12%•逗号用于句内停顿•通知用语现将…通知如下；请认真贯彻执•汉字数字三个月、五项措施、十二届三次•句号用于陈述句末尾行会议•分号用于并列分句之间•报告用语现将…报告如下；特此报告•特殊规定一至九月用汉字，10月以后用阿•冒号用于提示下文或总结上文拉伯数字礼貌用语与官方语气公文虽然要保持庄重和正式，但也要注意礼貌用语的使用，体现对行文对象的尊重特别是在请示、函等平行或下行文中，要注意语气的委婉和礼貌请求用语请予支持、请予批准、请予审批、恳感谢用语感谢支持、感谢配合、不胜感激期望用语希望配合、盼复、请函复请、敬请公文写作中的常见误区在公文写作实践中，一些常见的错误会影响公文的质量和效果了解这些误区，有助于我们避免犯错，提高公文写作水平标题不规范常见问题•标题要素不全，缺少发文机关或文种1•标题过于笼统，不能准确反映主旨•标题过长，分行不当•标题使用非规范文种名称改进建议严格按照发文机关+事由+文种的结构拟定标题，确保三要素齐全；事由要具体明确，高度概括主要内容；多行标题要注意词意完整和版面美观内容空洞常见问题•堆砌空话套话，缺乏实质内容2•表述笼统模糊，缺乏具体措施•重复啰嗦，言之无物•缺乏针对性，不解决实际问题改进建议紧扣主题，突出重点，每句话都要有实质内容；措施要具体可行，有可操作性；避免空话套话，多用数据和事实说话；增强针对性，解决实际问题格式混乱常见问题•字体字号不统一3•页边距、行距设置不规范•层次序号使用混乱•版记要素缺失或位置错误改进建议严格按照《党政机关公文格式》标准执行；使用公文模板，确保格式统一规范；认真检查版记要素的完整性和准确性；注意页码编排的连续性质量意识公文质量无小事，细节决定成败要树立精品意识，对公文的每一个环节都严格把关，做到无懈可击第四章常见公文文种解析《党政机关公文处理工作条例》规定了15种法定公文文种，每种文种都有其特定的适用范围、格式要求和写作规范掌握各类文种的特点和写作要领，是做好公文工作的重要基础通知、通报、报告的区别与写法通知、通报、报告是机关工作中使用频率最高的三种公文，但它们在适用范围、主要用途和写作方式上都有明显区别通知通报报告适用范围发布、传达要求下级机关执行和有关单适用范围表彰先进、批评错误、传达重要精神或适用范围向上级机关汇报工作、反映情况、答复位周知或者执行的事项，批转、转发公文者情况询问主要特点使用频率最高，适用面最广，具有较强主要特点具有鲜明的褒贬性和较强的教育作用，主要特点单向性陈述，不要求上级机关批复，只的指挥性和约束力重在引导和警示需上级了解情况结构要点结构要点结构要点

1.开头说明发文依据或缘由

1.开头简述通报缘由

1.开头说明报告缘由和目的

2.主体写明通知事项，要求具体明确

2.主体详细介绍事实经过、性质分析

2.主体详细汇报工作或反映情况

3.结尾提出执行要求或注意事项

3.结尾提出处理决定或要求

3.结尾表明态度或下步打算重要提示报告与请示的区别报告是陈述性公文,不要求批复；请示是期复性公文,必须有明确的请求事项并等待批复报告可以一文数事,请示必须一文一事绝对不能在报告中夹带请示事项!会议纪要与请示报告会议纪要请示报告规章制度与工作方案规章制度工作方案规章制度是规范工作行为、明确工作程序、保障工作秩序的重要依工作方案是对某项工作的具体安排和部署，是指导工作开展的纲领据，具有较强的约束力和权威性性文件，要求具有很强的可操作性制度文件的严谨性要求方案文件的逻辑性与可操作性内容完整总则、具体规定、附则等结构完整目标明确清晰界定工作目标和预期成果表述准确使用必须应当不得等规范用语措施具体每项措施都要有具体的内容和要求逻辑严密条款之间层次清晰，不留漏洞责任清晰明确工作分工和责任主体操作性强规定要具体明确，便于执行时限明确规定完成时间和阶段性要求前后一致各项规定不能相互矛盾保障有力明确组织保障、经费保障等措施制度文件要经过充分论证和征求意见，确保科学合理、切实可行方案要注重逻辑性，各项工作要统筹兼顾、相互衔接措施要有针条款编号要规范统一，一般采用第一条第二条的形式对性，能够解决实际问题表述要具体，避免空泛好的制度是管理的基础，好的方案是成功的开始制度要严密，方案要细致，执行要到位文种多样，规范为先公文文种虽然多样，但规范是共同的要求无论写作哪种公文，都要严格遵守格式规范、语言规范和程序规范只有规范，才能体现公文的权威性；只有规范，才能保证公文的效力15100%法定文种数量规范性要求《党政机关公文处理工作条例》规定的公所有法定公文都必须严格遵守格式规范文种类第五章公文写作实战演练理论学习是基础，实践演练是关键通过案例分析、写作练习和互动点评，将公文写作的理论知识转化为实际能力，在实战中提升公文写作水平案例分析典型公文写作范例通过分析优秀公文范例，学习成功经验，掌握写作技巧同时，通过剖析问题案例，吸取教训，避免重蹈覆辙成功案例优秀通知范文XX市人民政府办公室关于进一步加强城市管理工作的通知各区县人民政府，市政府各部门，各有关单位为深入贯彻落实中央城市工作会议精神，进一步提升城市管理水平，经市政府同意，现就有关事项通知如下

一、提高思想认识城市管理是城市发展的重要保障，各级各部门要充分认识加强城市管理工作的重要性和紧迫性……

二、明确工作重点当前和今后一个时期，要重点抓好以下工作

（一）完善城市基础设施……

（二）提升环境卫生水平……

三、强化责任落实各区县政府要切实履行属地管理责任……请各单位认真贯彻执行XX市人民政府办公室2024年3月15日写作亮点分析标题规范发文机关、事由、文种三要素齐全，事由准确简明开头得体说明发文依据和目的，语言简洁，直入主题主体清晰采用条款式结构，层次分明，要点突出结尾规范使用请认真贯彻执行的标准结尾用语格式完整主送机关、正文、落款一应俱全，符合规范常见问题及改进方法问题一标题不完整问题二内容空泛问题三格式混乱错误关于加强管理的通知错误要高度重视，加强领导，抓好落实错误字体大小不一，序号使用混乱改正XX单位关于进一步加强XX管理工作的通知改正明确责任分工，制定具体措施，建立考核机制改正严格按照公文格式标准，统一字体字号和层次序号现场写作练习与点评实践是检验学习成果的最好方式通过模拟真实工作场景，进行公文写作练习，在实战中提升写作能力练习题目撰写一份通知123背景情况写作要求评分标准你是XX单位办公室工作人员，单位决定于本月25日下午2点在三楼会议室召开年度工作•拟定规范的公文标题•标题规范（20分）总结会议，请各部门主要负责人参加，并要求各部门提前准备书面总结材料•明确会议时间、地点、参加人员•内容完整（30分）•说明会议主要内容和准备要求•语言准确（25分）•使用恰当的公文语言和格式•格式正确（25分）互动点评，共同提升写作练习完成后，组织集体点评和讨论通过对比不同写作方案，分析各自的优点和不足，互相学习，共同提高点评要注重以下几个方面内容是否完整表达是否准确必要的信息要素是否齐全，有无遗漏语言是否规范，用词是否恰当创新是否得当格式是否规范在规范基础上的合理创新是否符合公文格式标准要求电子公文与现代办公随着信息化建设的深入推进，电子公文已经成为机关单位公文处理的主要形式掌握电子公文的特点和处理流程，是适应现代办公需要的重要能力电子公文的特点电子公文处理流程拟稿101处理高效在系统中选择文种模板，填写公文内容电子公文通过网络传输，大大缩短了流转时间，提高了办公效率拟稿、审核、签发、传递等环节都可以在网上完成2审核02按照规定权限逐级审核，提出修改意见安全可控签发3采用电子签章、身份认证等技术手段，确保公文的真实性和安全性系统自动记录处理痕迹，便于追溯和监督领导在系统中使用电子签章签发4传递03规范统一通过网络自动传送到接收单位电子公文系统预设格式模板，自动检查格式规范，减少人为错误，提高公文质量归档5系统自动归档保存，便于查询利用04便于管理电子公文便于分类、检索、统计和归档，提高了公文管理的科学化水平互联网+时代公文管理新趋势在互联网+时代背景下，公文管理呈现出新的发展趋势移动办公日益普及，随时随地处理公文；人工智能辅助写作，提高公文质量；大数据分析决策，提升管理水平；区块链技术应用，确保公文安全这些新技术、新手段的应用，为公文工作带来了新的机遇和挑战第六章公文管理与档案归档公文管理是公文工作的重要组成部分，规范的公文管理能够确保公文的安全、准确、高效流转，提高机关工作效率档案归档是公文管理的最后环节，也是历史资料保存和利用的重要途径文件管理基本要求分类科学编号规范归档流程文件分类要科学合理，便于管理和查找一般按照年度、文种、问题等进行分类同一类文件要集文件编号要统一规范，做到不重复、不遗漏编号一般由年度、机关代字、顺序号等组成归档工作要及时、准确、完整文件办理完毕后，要及时整理归档，不得积压归档文件要保持原中管理，避免混乱貌，不得随意抽换、涂改编号格式示例XX办〔2024〕15号其中XX办是机关代字，2024是年度，15是顺序常用分类方法按年度分类、按保管期限分类、按问题分类、按文种分类可以采用多级分类法，号编号要连续，不能跳号归档步骤收集整理→分类编号→编制目录→装订成册→移交档案室要建立归档登记制度，确保先按年度，再按保管期限，最后按问题或文种分类文件齐全完整保密文件管理要点密级划分保密原则涉密文件管理必须严格执行保密规定，做到收发有登记、传阅有签字、保管有措施、销毁有记录•专人负责，专柜保管30年•严格审批，限制知悉范围•用后及时清退，不得擅自留存•不得随意复制、摘抄绝密级保密期限20年机密级保密期限10年公文流转与审批流程规范的公文流转和审批流程是确保公文质量、提高办文效率的重要保障每个环节都要明确责任、严格把关，确保公文处理的准确性和时效性拟稿1承办部门根据领导批示或工作需要，拟定公文初稿拟稿要认真负责，确保内容准确、格式规范核稿2部门负责人对初稿进行审核，检查内容是否准确、完整，格式是否规范，提出修改意见会签3涉及多个部门的公文，需要相关部门会签会签部门要认真审核，明确表态，不得推诿审批4办公室对公文进行审核把关，检查政策依据、体式格式等，提出审核意见签发5单位领导对公文进行最终审定并签发签发前要认真审阅,确保无误印发6签发后的公文，由办公室统一编号、印制、分发要确保及时准确送达提高公文处理效率的技巧建立规范的工作制度制定公文处理规则、审批权限表、办文流程图等制度文件，让每个环节都有章可循，明确责任，提高效率充分利用电子公文系统推行无纸化办公，利用电子公文系统自动流转、提醒、统计，减少中间环节，加快处理速度强化时限意识对不同类型的公文设定办理时限，建立催办督办机制，防止积压延误紧急公文要特事特办，加快流转规范公文写作，助力高效办公公文写作是一项重要的基本功，也是机关工作人员必备的职业技能规范的公文写作能力，不仅关系到个人的工作质量和效率，更关系到单位的形象和执行力规范是保障质量决定成效严格遵守公文规范，确保公文的权威性和效力提高公文质量，增强工作的针对性和实效性追求卓越持续学习树立精品意识，打造专业高效的办公室团队不断学习新知识、新技能，适应新形势新要求团队协作提升水平发挥团队力量，互相学习、共同进步在实践中磨练，在总结中提高，精益求精公文写作是一门科学，也是一门艺术既要遵循规范，又要注重效果；既要严谨规范，又要灵活创新让我们共同努力，不断提升公文写作水平，为高效办公、规范管理贡献力量！感谢参加培训！。