办公室档案管理培训课件

办公室档案管理培训课件第一章档案管理基础知识档案的定义与价值什么是档案？档案的核心价值档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在各项活动中直接形成凭证价值证明权利义务关系，为法律纠纷提供证据的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录它参考价值为工作查考和科学研究提供依据不仅是过去工作的真实反映，更是未来决策的重要参考决策支持帮助管理层做出明智的战略决策档案的种类与形式文书档案科技档案专门档案包括规章制度、会议纪要、通知公告、请示涵盖设计图纸、技术标准、研发报告、专利包括人事档案、财务档案、诉讼档案等专业报告、合同协议等日常办公文件，是最常见文件、产品规格等技术性文件，记录着企业领域档案，具有特殊的管理要求和保密级的档案类型的技术积累别按载体形式分类纸质档案传统的纸张文件，需要物理空间存电子档案数字化文件，节省空间，便于检索和储，便于直接查阅和归档远程访问，是未来发展趋势档案管理的重要性1保障档案完整性和安全性通过规范化的收集、整理和保管流程，确保档案不丢失、不损毁、不泄密，维护档案的真实性和可靠性，为企业资产保驾护航2提高信息检索效率，支持业务开展科学的分类编号体系和现代化的检索工具，能够快速定位所需档案，大幅提升工作效率，为各部门业务开展提供及时有效的信息支持遵守法律法规，防范法律风险档案管理企业记忆的守护者每一份档案都承载着企业的历史，每一次归档都是对未来的负责让我们用专业的态度和规范的方法，守护好这些珍贵的企业记忆第二章档案收集与整理规范档案的收集与整理是档案管理工作的基础环节，直接影响档案的质量和利用效率掌握科学的收集整理方法，是做好档案工作的关键档案收集的基本要求收集原则齐全、真实、及时档案收集工作必须做到三个齐全文件材料齐全、手续齐全、内容齐全收集的档案必须是原件或经过认证的复制件，确保档案的真实性和法律效力时效性至关重要应在文件办理完毕后及时收集归档，避免文件散失或遗漏一般要求在次年3月底前完成上年度档案的收集整理工作工作方法平时积累与集中归档结合建立平时归档制度，各部门及时移交已办结文件设置归档责任人，明确收集范围和时间节点实行年终集中整理，统一检查、补充和完善采用归档清单制，确保应归尽归，不漏不重档案整理的核心原则010203年度分类保管期限划分机构或问题分类按文件形成或归档的年度进行分类，通常采用文根据档案价值划分为永久、30年、10年三个保管在同一年度、同一保管期限内，按文件形成部门件落款时间或会议召开时间作为分类依据跨年期限重要决策、资产证明类为永久；业务管理或问题类别进行分类，便于检索和管理度文件归入办结年度类为30年；一般事务类为10年件内文件排序规则正文在前文件正文排在最前面附件在后附件紧随正文排列正本优先正本在前，副本在后批复在前批复在前，请示在后档案归档的具体操作档案编号规则详解档案编号是档案管理的身份证，采用五段式编码体系全宗号-年度-保管期限-机构代码-件号例如A001-2024-Y-XZB-0158全宗号标识档案形成单位的唯一代码年度文件形成或归档的公历年份保管期限Y-永久/D-30年/S-10年机构代码文件形成部门的简称代码件号同一分类下的流水顺序号页码编制规范归档质量检查要点采用阿拉伯数字逐页编号，从1开始

1.文件材料是否齐全完整编号位置正面右上角，背面左上角

2.分类是否准确，保管期限是否合理•字体要求清晰、工整，不压盖文字内容

3.排序是否符合规范要求•空白页不编号，但要在档案说明中注明

4.编号是否连续，有无重号漏号•图纸、照片等特殊载体可在背面或边角编号

5.页码是否准确，标注位置是否统一

6.装订是否牢固，有无破损污损档案装订方式介绍123线装法（三孔一线）胶装法（无酸胶水）夹装法（金属夹具）适用范围永久、30年保管期限的重要档案适用范围10年保管期限的一般档案，或页数较适用范围临时性档案或经常需要调整的档案多的档案装订材料使用纯棉线或麻线，不易老化断裂装订材料使用不锈钢长尾夹或档案夹装订材料使用无酸PVA胶水，防止纸张酸化技术要点在档案左侧打三个孔，孔距均匀（上技术要点在档案左侧打孔，用金属夹具固定下边距3cm，中间孔居中），用线穿过打结固技术要点将档案边缘磨平，均匀涂胶，压实固优点是可随时增减文件，缺点是长期保存不如线定线头长度保持在5-8cm，既牢固又美观化注意胶水用量适中，避免渗透到文字内容装牢固装订质量标准孔位要求打孔位置准确，孔距均匀，孔径一致（约牢固程度装订牢固，翻阅时不松散不脱页，但也不外观质量封面信息完整清晰，装订整齐美观，无污损5mm），孔边距离适当能过紧影响翻阅破损档案装订流程标准化操作准备阶段封面制作检查文件完整性，去除金属物，整理排序填写档案信息，粘贴封面封底1234打孔穿线质量检查按标准位置打孔，用棉线穿孔固定核对信息，检查装订质量第三章档案保管与利用管理档案的保管与利用是档案管理的核心环节，既要确保档案的长期安全保存，又要充分发挥档案的利用价值，实现保管与利用的有机统一档案保管环境要求防潮措施防火安全温湿度标准温度14-24℃，相对湿度45%-60%消防设施配备灭火器、烟雾报警器、自动喷淋系统•配备温湿度计，每天记录两次•严禁在库房内吸烟或使用明火•使用除湿机或空调调节湿度•电气线路规范安装，定期检查•档案柜离墙10cm以上，底层档案离地20cm•易燃物品严禁进入档案库房•定期通风换气，保持空气流通•制定应急预案，定期演练防虫防霉防盗保密预防为主保持清洁，控制温湿度，定期检查安全措施门禁系统、视频监控、专人管理•每季度检查档案，发现虫害及时处理•档案库房实行门禁管理，非授权人员禁止入内•使用樟脑丸等驱虫剂（注意用量）•安装视频监控系统，24小时录像•库房定期打扫，保持环境卫生•重要档案设专柜保管，双人双锁•发霉档案及时隔离，晾晒杀菌•建立档案出入库登记制度档案保管环境的八防要求（防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防尘、防光、防污染）必须严格执行，定期检查维护，确保档案安全档案借阅与利用流程借阅申请程序01提交申请填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、利用方式等02审批授权按保密级别由相应领导审批，一般档案由部门负责人批准，机密档案需更高层级审批03登记借出档案管理员核实身份，办理借阅登记，记录借阅时间、预计归还时间04按时归还利用管理规定借阅期满及时归还，档案管理员检查档案完好情况，注销借阅记录查阅范围仅限工作需要，不得超范围查阅借阅期限一般不超过15天，特殊情况需办理续借利用方式优先采用查阅、摘抄方式，减少原件外借复制审批复印、拍摄需单独申请，经批准后由档案管理员操作保密义务不得向无关人员泄露档案内容温馨提示借阅档案时请爱护档案，不得在档案上批注、涂改、勾画，不得拆卸、抽取档案页如发现档案破损或内容错误，请及时向档案管理员报告档案数字化管理数字化扫描技术标准扫描参数要求数字化质量控制分辨率黑白档案≥200DPI，彩色档案≥300DPI扫描后进行逐页质检，确保图像清晰色彩模式黑白档案用灰度模式，红头文件用彩色模式红头、红章必须完整保留色彩信息文件格式采用PDF格式，支持全文检索检查是否有漏扫、重扫、扫描倾斜等问题命名规则与纸质档案编号一致，便于关联OCR文字识别准确率应达到98%以上图像处理纠偏、去污、裁边，确保清晰完整•定期抽查数字化成果，建立质量档案电子档案管理要点双套制管理异地备份电子档案与纸质档案同步管理，互为备份电子档案系统中的目录信息应与纸质档建立3-2-1备份策略至少保留3份副本，使用2种不同存储介质，1份存放在异案一一对应，确保检索的准确性和完整性地定期检查备份数据的完整性和可用性安全防护格式迁移采用加密存储、权限控制、操作日志、病毒防护等技术手段，确保电子档案的安全关注存储介质和文件格式的技术发展，定期进行格式转换和介质迁移，防止因技术性重要档案加密存储，设置不同用户访问权限过时导致档案无法读取的风险档案安全与法律法规核心法律法规《中华人民共和国档案法》是档案工作的根本大法，2020年修订后更加注重档案信息化建设和档案资源开放共享档案法规定档案管理的基本制度和法律责任档案法实施条例细化档案管理的具体要求保密法规范涉密档案的管理和利用电子签名法明确电子档案的法律效力行业规范DA/T系列档案行业标准档案保密义务档案保护责任档案开放利用档案工作人员和利用者必须严格遵守保密规任何单位和个人都有保护档案的义务损毁、档案馆保管的档案，一般自形成之日起满25定，不得擅自公开、复制、传播涉密档案违丢失档案的，应当依法赔偿损失；构成犯罪年向社会开放经济、科技、文化等类档案，反保密规定的，依法追究法律责任的，依法追究刑事责任可以少于25年向社会开放安全第一档案无价档案安全是档案工作的生命线让我们共同筑牢安全防线，用责任心守护每一份档案，用专业性保障档案安全，让珍贵的历史记录得以永久传承第四章档案管理制度与实务操作完善的制度是档案管理规范化的保障，科学的流程是提高工作效率的关键本章将介绍档案管理的制度建设和实际操作方法档案管理职责分工档案管理员职责部门责任人职责全体员工职责•负责档案的收集、整理、保管和利用•组织本部门文件材料的收集和初步整理•妥善保管经手的文件资料•制定档案管理制度和操作规范•确保应归档文件及时、完整移交•文件办结后及时移交归档•指导各部门做好档案工作•做好本部门档案的保管和利用工作•按规定借阅和利用档案•维护档案管理系统，保障档案安全•配合档案管理员开展档案检查和审核•爱护档案，保守档案秘密•编制档案检索工具，提供档案利用服务•对本部门人员进行档案管理培训•发现档案问题及时报告档案管理实行统一领导、分级管理原则，建立由分管领导负责、档案管理员具体实施、各部门协同配合、全员参与的工作机制档案归档申请与审核流程填写申请表各部门整理完毕后，填写《档案归档申请表》，列明档案数量、保管期限、装订质量等信息，由部门负责人签字确认自检自查部门责任人对拟归档案进行自检，核查文件是否齐全、分类是否正确、装订是否规范，填写《装订质量检验记录表》移交档案携带申请表、检验记录和档案实体，到档案室办理移交手续档案管理员现场检查档案质量审核验收档案管理员对档案进行全面审核分类合理性、资料完整性、装订质量、编号准确性等，提出审核意见整改完善对审核中发现的问题，部门限期整改整改完成后，再次提交审核，直至符合归档标准入库保管审核合格的档案，档案管理员办理入库手续，登记档案目录，上架保管，完成归档流程重点提醒归档审核的三大要点是分类合理性、资料完整性、装订质量只有通过严格审核，才能确保档案质量，为后续利用奠定基础档案移交与清点移交前准备工作整理档案按规范完成分类、编号、装订编制清册逐件登记档案信息，制作移交清册核对数量核实档案实体与清册是否一致检查质量自查装订质量、编号准确性准备材料归档申请表、检验记录、移交清册移交注意事项•移交时间按年度归档要求，一般在次年3月底前•移交方式双方当面清点，不得代收代办•问题处理发现问题当场记录，限期整改•手续完备双方签字确认，留存移交凭证档案清点程序接收方根据移交清册，逐件核对档案编号、题名、页数检查档案实体质量，包括装订、编号、完整性发现差错当场指出，填写《档案移交清点表》清点无误后，双方在移交清点表上签字盖章移交方保留一份清点表，接收方归档保存移交清点的五对照对照清册核数量、对照编号查顺序、对照题名验内容、对照页码查完整、对照标准看质量档案利用者义务与违规处理档案利用者的基本义务违规行为及处理措施爱护档案轻拿轻放，保持档案整洁，不得折叠、污损损毁档案造成档案破损、污损的，承担修复费用，情节严重的追究责任禁止涂改严禁在档案上批注、勾画、涂改或撕毁丢失档案立即报告并查找，无法找回的按规定赔偿，情节严重的纪按时归还在规定期限内归还档案，不得擅自延期律处分保守秘密不得向无关人员泄露档案内容泄密行为擅自复制、传播涉密档案的，依据保密法追究法律责任如实报告发现档案破损或内容问题及时报告私自处置未经批准销毁档案的，严肃追究当事人和领导责任超期不还逾期不归还的，暂停借阅资格，造成损失的依法赔偿温馨提醒档案是国家和企业的宝贵财富，每位档案利用者都应珍惜爱护自觉遵守档案管理规定，既是工作职责，也是法律义务档案管理常见问题与解决方案纸质档案常见问题电子档案常见问题档案丢失的预防与应对数据丢失的备份恢复预防措施严格借阅制度、定期盘点、做好登记预防策略实施3-2-1备份原则，定期验证备份应对方法立即启动应急预案，全面排查，查明原因，追究责任，及恢复流程从备份系统恢复数据，验证完整性，记录恢复过程时补救文件格式过时问题档案破损的修复处理定期迁移每3-5年评估格式兼容性轻度破损使用无酸胶带修补，去酸处理格式转换转为通用格式（PDF/A），保留原始文件严重破损送专业机构修裱，建立修复档案系统故障的应急处理档案霉变的处理方法应急措施启用备用系统，保障基本业务隔离消毒立即隔离霉变档案，在通风处晾晒故障排除技术人员快速定位问题，及时修复清洁杀菌用软毛刷清除霉斑，必要时紫外线消毒建立档案风险管理机制，定期开展风险评估，制定应急预案，加强人员培训，做到防患于未然档案管理信息系统介绍系统核心功能模块档案著录1录入档案元数据，包括档案号、题名、责任者、日期、密级、保管期限等信息，支持批量导入和智能识别全文检索2支持多字段组合查询、模糊查询、全文检索，快速定位所需档案，提供高级检索和专题检索功能借阅管理3在线申请、在线审批、自动提醒，全程记录借阅轨迹，支持续借、催还、统计分析等功能数字化管理4支持文件上传、在线预览、版本控制，实现纸质档案与电子档案的关联管理和同步更新统计分析5自动生成各类统计报表，分析档案利用情况、库存情况，为决策提供数据支持系统使用流程系统维护要点

1.登录系统，进入档案管理模块•定期检查系统运行状态

2.选择相应功能著录、检索、借阅等•及时更新系统版本和安全补丁

3.按照提示完成相关操作•做好数据备份和恢复测试

4.系统自动保存记录，生成日志•管理用户权限，保障信息安全

5.定期备份数据，确保系统安全•收集用户反馈，持续优化功能案例分享某企业档案管理转型实践2020年现状诊断1该制造企业拥有30年历史档案，纸质档案达50万件，存在查找困难、空间不足、管理混乱等问题经诊断，决定启动数字化转型项目22021年制度建设制定《档案管理办法》《档案数字化标准》等12项制度，明确各部门职责，建立标准化流程，为转型奠定制度基础2022年系统上线3投资180万元建设档案管理系统，包括数字化加工、档案管理平台、存储设备等系统上线后，开展全员培训，确保顺利使用42023年数字化加工分批次完成历史档案数字化，累计扫描45万件，建立电子档案库同时建立新增档案的数字化归档流程，实现双套制管理2024年成果显著5档案检索时间从平均30分钟缩短至2分钟，查准率提升至98%，档案利用率提高50%，库房面积节省70%，工作效率提升30%以上项目关键成功因素领导重视、制度先行、标准统

一、培训到位、分步实施、持续改进该企业的成功经验值得借鉴和推广案例分析档案管理失误引发的风险事件案例背景某房地产公司因档案管理不善，导致一份重要的土地使用权合同原件丢失在后续土地权属争议诉讼中，因无法提供原件证据，最终败诉，损失高达2000万元事件经过与原因分析管理混乱该公司档案管理制度不健全，档案借阅无登记，归还无核查，导致档案长期外借无人跟踪培训总结与关键点回顾基础知识收集整理掌握档案定义、种类、价值，理解档案管理的重要性遵循归档要求，规范分类编号，做好装订质量控制全员参与保管安全明确各方职责，加强协同配合，共同做好档案工作创造适宜环境，实施八防措施，确保档案安全法规遵守数字化遵守档案法律法规，履行保密义务，防范法律风险推进档案数字化，实现双套管理，提高利用效率档案管理三大核心理念规范性严格按照制度和标准执行，确保档案管理的科学化、系统性从收集到利用，形成完整的管理链条，实现全流程管安全性把安全放在首位，建立多重保障机制，确保档案万无标准化理一失每位员工都是档案管理的参与者和守护者让我们携手努力，共同做好档案管理工作，为企业发展提供坚实的信息支撑互动环节常见问题答疑与讨论常见问题解答电子邮件是否需要归档？微信、钉钉等即时通讯记录档案保管期限如何确定？Q1:Q2:Q3:如何管理？A:具有保存价值的电子邮件需要归档，A:根据档案价值划分涉及重大决策、特别是涉及重要决策、合同洽谈、业务往A:重要的工作沟通记录应及时截图保存资产权益、重要合同的为永久；业务管来的邮件应打印后按纸质档案归档，或或导出，形成正式文件后归档建议涉及理、项目文件为30年；一般事务性文件为导出为PDF格式进行电子归档重要事项的沟通，最终形成书面文件进行10年具体可参考档案管理办法中的期限确认和归档表讨论话题•如何在日常工作中养成良好的档案管理习惯？•您在档案管理中遇到过哪些困难？如何解决的？•对公司档案管理工作有什么意见和建议？欢迎大家积极提问和分享经验，让我们在交流中共同进步，不断提升档案管理水平结束语档案管理助力企业稳健发展档案是企业的宝贵财富，是历史的见证，是决策的依据，是发展的基石通过今天的培训，我们深入了解了档案管理的规范要求和操作方法，认识到档案管理工作的重要性和专业性档案管理不是某一个人或某一个部门的事，而是需要全体员工共同参与、共同维护的系统工程让我们从现在做起，从每一份文件做起，用责任心对待每一次归档，用专业性完成每一项操作，用敬畏心守护每一份档案档案虽小，责任重大；管理虽繁，价值无限让我们共同守护好每一份珍贵档案，为企业的持续发展贡献力量！感谢大家的参与，祝工作顺利！。