行政管理自动化培训课件

行政管理自动化培训课件第一章行政管理自动化概述定义与意义数字化转型推动核心目标与价值行政管理自动化是指运用现代信息技术手段数字化转型从根本上改变了传统行政管理模,实现政府机关日常办公、文件处理、信息交式通过数据互联互通、流程优化再造极大,,流等工作的电子化和智能化它是提升政府提升了行政效率政府部门可实现跨部门协治理能力、优化公共服务质量的重要途径同、实时信息共享和智能决策支持行政自动化的发展历程与趋势传统管理痛点系统普及OA纸质文件管理混乱查找困难世纪年代末办公自动化系统开始在政府部门推广进入世纪•,2090,OA21,随着互联网技术发展系统功能不断完善逐步覆盖公文流转、任务管审批流程冗长效率低下,OA,•,理、协同办公等核心业务信息孤岛现象严重数据难以共享•,未来发展趋势人工操作错误率高成本高昂•,缺乏有效的监督和追溯机制•人工智能辅助决策•移动办公全面普及•云端化部署与大数据分析•现代政府办公场景第二章政府办公自动化系统介:OA绍0102基本构成与功能模块主流系统案例系统由基础平台、业务模块和管理工具泛普软件、致远互联、蓝凌等主流系统OA OA三大部分组成核心模块包括公文管理、在政府部门广泛应用这些系统功能强大、流程审批、任务管理、协同办公、知识管操作便捷支持个性化定制能够满足不同层,,理和系统管理等形成完整的办公自动化生级、不同类型政府机关的办公需求,态实际应用场景系统主要功能详解一OA文件管理公文流转任务管理支持各类文档的在线上传、下载和预览系电子化公文处理流程从拟稿、审核、签发领导可在线创建任务、指派负责人、设定完,统自动按类别、时间、部门等维度分类存储到归档全程在线完成系统可自定义流程节成期限系统自动提醒、跟踪进度支持任,,并设置多级权限控制支持版本管理和全文点、设置审批权限、配置超时提醒实现公务分解和协同完成工作清单一目了然大,,检索确保文件安全有序文处理的标准化和可追溯幅提升执行效率,多格式文件支持、、自定义审批流程和节点任务创建与多人协作•Word PDFExcel••等电子签章与手写签批进度可视化与自动提醒••精细化权限控制查看、编辑、下载全程留痕与状态跟踪完成情况统计分析•••自动备份与恢复机制•系统主要功能详解二OA协同办公知识管理系统管理集成即时通讯工具支持文字、语音、视频交流建立单位知识库集中存储制度文件、操作手册、管理员可维护组织架构、配置用户权限、设置安,,在线会议系统可实现远程会议、屏幕共享日程经验总结等支持全文检索和智能推荐便于知全策略支持批量导入用户信息、角色分配、日,管理功能帮助统筹时间安排会议室预约功能避识沉淀与传承新员工可快速学习老员工可高志审计等功能确保系统安全稳定运行,,,免资源冲突效复用系统界面示意OA典型的系统界面采用模块化设计左侧为功能菜单栏中央为主工作区右侧显示待办提醒和快捷入口流程图可视化展示审批路径和当前节点用户体OA,,,,验友好直观第三章系统登录与初始化设置:OA移动端安装使用个人资料完善在应用商店搜索精灵或扫描系统提供的登录流程详解OA登录后进入个人中心完善姓名、部门、职务、二维码下载安装安装后使用与网页版相同,打开系统网址输入工号或用户名及初始联系方式等基本信息上传个人照片设置邮的账号密码登录移动端支持消息推送、公OA,,密码首次登录后系统会强制要求修改密码件提醒和短信通知偏好绑定手机号码用于文审批、任务查看等核心功能实现随时随地,,确保账户安全密码应包含大小写字母、数找回密码和接收重要通知移动办公字和特殊字符长度不少于位,8系统用户权限与组织架构管理OA组织机构管理用户权限管理系统管理员可根据实际组织架构新增、修改或撤销部门系统采用基于角色的权限控制模型管理员先创建角色如部门领导、普通员工RBAC,操作时需填写部门名称、上级部门、负责人等信息组织为角色分配权限再将用户关联到角色,架构调整后相关权限和流程自动更新,权限分配原则遵循最小权限原则用户只能访问履行职责所必需的功能和数据定期:,关键操作要点审查权限及时回收离职人员权限,人员调动处理机构调整需提前规划避免影响业务•,撤销部门前需转移相关文档和任务•干部调整或人员调动时管理员修改用户的部门归属和角色分配系统自动调整其待办任定期检查和优化组织架构,务和可访问资源确保工作交接顺畅•,第四章公文管理与自动化处理:公文的定义与特点公文种类公文是党政机关、企事业单位在公务活动根据《党政机关公文处理工作条例》公,中形成和使用的具有法定效力和规范格式文主要种类包括决议、决定、命令、公:的文书具有权威性、规范性、时效性等报、公告、通告、意见、通知、通报、报特点是传达政令、沟通信息的重要工具告、请示、批复、议案、函、纪要等种,15格式标准解读遵循《党政机关公文格式》国家标准规定了公文用纸、排版、字体字GB/T9704—2012号、行距字距、版头版记等要素的具体要求确保公文的严肃性和规范性,掌握公文基本知识和格式标准是做好行政管理工作的基础技能公文模板的创建与应用可以,,大幅提升公文制作效率和质量一致性公文自动化排版实操页面设置打开设置纸张为×页边距上、下、左、右每页行每行字Word,A4210mm297mm:37mm35mm28mm26mm22,28字体字号正文使用仿宋字体三号字磅标题使用小标宋简体或黑体二号字磅加粗GB2312,16,22版头版记版头包括发文机关标志、发文字号、签发人等版记包括抄送机关、印发机关、印发日期等位于文末分隔线下方,页码编排用号半角宋体阿拉伯数字页码居中编排格式为一字线长度不超过版心宽度4,—1—,模板保存设置完成后保存为或模板文件下次可直接调用提升公文制作效率.dot.dotx,,标准公文排版示例标准公文包含完整的版头、主体和版记三大部分版头区域展示发文机关标志红色小标宋体套红印刷、发文字号和签发人主体部分包括标题居中排列、主送机关、正文,首行缩进两字符、附件说明、发文机关署名和成文日期版记部分包含抄送机关、印发机关和印发日期页面底部标注页码整体布局规范严谨体现公文的权威性和严肃性,,第五章任务管理与协同办公实务:任务创建与分配进度跟踪与提醒点击新建任务按钮填写任务名称、详细描述、优先级别选择执行人系统自动向执行人发送任务通知任务临近截止日期时系统提前发送提,,员可多选设定开始时间和截止日期可上传相关附件供执行人参考醒执行人可更新任务进度创建人可实时查看完成情况,,协同工具使用提示任务名称应简明扼要描述应清晰具体包含完成标准和注:,,意事项合理设置优先级确保重要任务优先处理即时通讯在线沟通快速解决问题,•:,会议管理发起会议邀请同步议程•:,日程共享了解同事空闲时间合理安排•:,案例演示公文审批全流程:起草阶段1文秘人员登录系统选择公文模板填写标题、正文、主送单位等OA,,内容检查格式无误后提交至审核环节2审核阶段部门负责人收到待办提醒审阅公文内容可添加修改意见或直接通,过若有问题可退回起草人修改签发阶段3分管领导和主要领导依次审批可使用电子签章或手写签批签发后公文正式生效系统自动编号,4分发阶段系统根据主送和抄送单位自动分发相关人员可在线查阅无需打印,纸质文件归档阶段5公文处理完毕后系统自动归档至电子档案库支持按类别、时间、,关键词检索方便日后查阅,常见问题审批人外出时可委托他人代为审批流程卡壳时可联系管理员强制流转归档后的公文需修改需走补正流程:;;第六章办公自动化高级应用技巧:高级功能数据处理制作Word ExcelPowerPoint样式应用创建和应用标题样式保持格式一致性函数应用掌握、、、版式设计使用母版统一风格提高制作效率合:,:SUM AVERAGEIF:,使用样式集快速切换文档风格等常用函数使用条件格式高亮重点理布局文字和图片突出重点VLOOKUP,数据目录制作基于样式自动生成目录更新简便设动画效果适度使用动画和切换效果增强演示感:,:,置页码和超链接方便导航数据透视表快速汇总和分析大量数据灵活调染力避免过度使用分散注意力,:整行列字段多维度透视长文档管理使用主控文档管理多个子文档插演示技巧使用演讲者视图查看备注激光笔和,::入题注、交叉引用规范学术写作审阅和批注图表制作选择合适的图表类型柱状图、折线图、画笔工具辅助讲解导出为确保兼容性,:PDF功能助力协同编辑饼图等可视化数据美化图表元素提升专业度,在行政管理中的应用案例Excel员工信息表管理工资表计算与统计建立包含姓名、性别、出生日期、部设计工资表包含基本工资、岗位津贴、门、职务、联系方式等字段的员工信绩效奖金、扣款项目等使用公式自息表使用数据验证限制输入格式保动计算应发工资和实发工资通过数,证数据准确性应用筛选和排序功能据透视表统计各部门工资总额分析人,快速查找特定人员信息力成本构成绩效数据动态分析录入各部门月度、季度绩效指标数据制作柱状图对比不同时期完成情况用折线,图展示趋势变化利用条件格式自动标注优秀和待改进项目辅助管理决策,第七章办公自动化系统安全与保密:信息安全的重要性权限管理政府办公系统涉及大量敏感信息和机密文件一旦泄露将造成严重后果,采用多级权限控制不同角色用户只能访问授权范围内的信息定期网络攻击、内部泄密、系统漏洞等威胁无处不在必须高度重视信息安全,,审计用户权限及时回收离职人员账号工作,安全操作规范数据加密定期修改密码不使用弱密码

1.,使用协议加密数据传输敏感文件存储前进行加密处理电不在公共场所登录系统SSL/TLS子签章技术保证公文真实性和完整性

2.OA及时退出登录避免他人操作

3.,不随意下载安装未知软件

4.应急处理重要文件加密存储和传输

5.定期备份关键数据发现安全事件立即报告并采取措施切断网络连接防止扩散保留

6.现场证据配合调查及时修复漏洞和恢复数据第八章系统常见问题与维护:OA12忘记密码处理登录异常排查点击登录页面忘记密码链接通过绑定的手机号或邮箱接收验证码重检查网络连接是否正常尝试访问其他网站清除浏览器缓存和,,置密码若无法自助找回联系系统管理员通过后台重置重置后应立后重新登录确认账号是否被锁定或停用检查输入的用户名,Cookie即修改为新密码并妥善保管和密码是否正确注意大小写若仍无法解决联系技术支持,34组织架构调整注意事项审批流程修改调整前备份现有组织架构数据通知相关人员即将进行的变更调整只有系统管理员可修改审批流程修改时考虑对正在进行的流程影响,后测试各流程是否正常运转检查权限分配是否需要同步更新及时必要时设置过渡期新流程上线前充分测试确认所有节点设置正确,发布调整通知避免业务混乱向用户发布流程变更说明和操作指南,移动应用实操OA下载安装安卓用户在应用宝、华为应用市场等搜索精灵下载安装苹果用户在:OA:App搜索下载也可扫描系统提供的二维码直接下载Store登录配置首次打开需输入服务器地址由管理员提供输入与网页版相同的用户名和密码登录开启消息推送通知及时接收待办提醒,功能介绍移动端支持公文查阅和审批、任务查看和反馈、即时通讯、日程查看、通讯录等核心功能界面简洁操作流畅满足移动办公需求,,注意事项在公共环境下谨慎处理敏感公文及时更新版本获取最新功WiFi APP能和安全补丁注意手机电量和网络信号避免影响办公,第九章行政自动化工作流程优化:流程再造原则典型流程自动化案例以用户为中心简化操作步骤案例一采购审批流程优化•,:消除冗余环节压缩办理时限原流程需经过申请人、部门负责人、采购部门、财务部门、分管领导、主要领导六个环节平均•,,实现信息共享减少重复录入耗时个工作日优化后根据采购金额设置不同审批路径元以下只需部门负责人审批系统•,10,5000,强化监督机制提升透明度自动流转平均耗时缩短至个工作日•,,2持续改进优化适应需求变化案例二公文办理流程优化•,:引入智能分类和自动推送功能公文到达后系统自动识别类别、紧急程度推送给相应责任人设流程优化不是简单的信息化而是对业,,置超时预警和自动催办机制公文办理时限明显缩短平均提速,务流程的深度重构需要转变观念、打,,40%,破部门壁垒关键点流程优化要深入调研实际需求充分听取用户意见避免为了自动化而自动化优化后要持续跟踪效果及时调整完善:,,,案例分享某市政府系统实施效果:OA78%85%92%60%办公效率提升纸张消耗减少用户满意度加班时间下降公文流转时间平均缩短从原来实现无纸化办公后年度纸张消耗量经过三个月适应期用户满意度调研工作流程优化和移动办公普及使员78%,,,,的天降至天大幅提升行政效减少降低办公成本践行绿色显示的人员认为系统显著改工平均加班时间下降工作生活5-71-2,85%,,92%OA60%,能环保理念善了工作体验平衡改善经验总结成功实施系统需要领导重视、全员参与、充分培训、持续优化前期投入充分的时间做需求调研和系统定制中期重视培训和推广后期建:OA,,立反馈机制持续改进第十章未来展望与技能提升路径:大数据应用智能助理AI整合多源数据进行深度分析预测趋势、发现问题、,优化资源配置提升科学决策水平自然语言处理技术使助理能理解复杂指令自动,AI,起草文件、智能排程、辅助决策云端协同云计算技术实现跨地域、跨部门无缝协同数,据实时同步业务高效联动,物联网融合区块链技术智能设备互联互通会议室自动控制、资产实时监,控打造智慧办公环境利用区块链不可篡改特性确保电子公文真实可信,,,建立可追溯的信任体系技能提升建议保持学习热情关注新技术发展参加专业培训获取相关认证在实践中不断总结经验主动承担系统管理和优化任务培养数据思维和:,,,流程思维成为复合型人才,智能办公未来场景在不远的将来行政办公将实现高度智能化助理能够理解自然语言指令自动完成文,AI,件起草、会议安排、数据分析等工作全息投影技术让远程会议如同面对面交流大数据和机器学习算法提供实时决策支持帮助管理者做出更科学的判断办公环境感知系统,自动调节温度、光线创造最佳工作状态这不是科幻而是正在到来的现实,,课件总结核心价值回顾操作技能总结效率提升路径行政管理自动化从根本上改变了政府工作模式我们系统学习了系统登录、公文管理、任持续优化工作流程充分利用系统功能培养数,OA,,通过技术赋能实现提质增效它不仅提升了办务协同、高级应用等核心技能掌握这字化思维通过模板复用、快捷操作、移动办Office公效率更促进了政务公开透明增强了政府公些技能能够胜任日常行政办公工作适应数字公等方式最大化发挥自动化系统价值实现个,,,,,,信力化办公环境人和组织双赢工欲善其事必先利其器行政管理自动化是提升政府治理能力现代化的重要工具掌握好这个工具我们就能更好地服务人民、建设高效政府,,,互动环节常见问题答疑:问题系统能否在手机上完成所有操作问题如何处理紧急公文的审批1:OA2:移动端支持大部分核心功能如公文审批、任务查看、即时通讯等但系统支持设置紧急标识紧急公文会优先推送并高亮显示同时可通过,,复杂的文档编辑、系统配置等操作建议在电脑端完成操作更便捷效短信或电话通知审批人审批人可使用移动端随时随地完成审批确保,,,率更高时效性问题旧的纸质文件如何处理问题系统升级会影响正常办公吗3:4:重要的历史文件建议扫描成电子版上传至系统归档便于检索查阅原系统升级一般安排在非工作时间进行升级前会提前通知关键数据会,,件按档案管理规定妥善保存过渡期内新旧系统并行逐步实现全面电备份确保安全升级后如遇问题技术团队会快速响应解决将影响降,,,,子化到最低实操练习安排练习一公文模板制作练习二系统流程模拟::OA任务目标使用创建符合标准的公文模板任务目标在测试环境完成一次完整的公文审批流程操作:Word GB/T9704—2012:练习步骤练习步骤::设置页面纸张大小、页边距、行数字数以普通用户身份登录起草一份请示

1.:

1.,设置字体字号标题、正文、落款等提交审批查看流程状态

2.:

2.,制作版头发文机关标志、发文字号切换到审批人账号进行审批操作

3.:

3.,制作版记抄送机关、印发信息体验退回修改和重新提交

4.:

4.设置页码格式完成全流程查看归档文件

5.

5.,保存为模板文件预计时间分钟

6..dotx:25预计时间分钟:30练习三数据处理实战:Excel任务目标使用制作部门考勤统计表并生成可视化图表:Excel具体要求录入本月考勤数据使用公式计算出勤率应用条件格式标注异常创建数据透视表汇总各部门情况制作柱状图展示对比结果预计时间分钟:,,,,:35参考资料与学习资源推荐书籍在线学习平台技术支持资源《办公自动化实用教程》第版系中国大学搜索办公自动化相各系统厂商官网提供详细的操作手册、•5-•MOOC-OA统讲解办公软件和系统应用关课程文档和视频教程可下载学习加入用Office OAFAQ,户交流群与其他单位同行交流经验关注《办公自动化高级应用案例教程》丰腾讯课堂、网易云课堂丰富的,•-•-Office办公自动化相关公众号获取最新资讯和技富的实战案例适合进阶学习技能培训视频,,巧分享《政府公文写作与处理实务》深入解泛普软件官网系统操作视频教程•-•-OA读公文规范和写作技巧和在线帮助文档《数字政府理论与实践》了解政府国家行政学院网络学院政府数字化专•:-•-数字化转型的宏观背景题培训课程培训反馈与后续支持培训效果调查技术支持热线请扫描二维码填写培训反馈问卷您的意见对我们持续改进至关重要问,电话卷内容包括:400-XXX-XXXX:工作日培训内容的实用性和完整性评价9:00-18:00•讲师授课水平和互动效果评价邮箱•:support@example.com实操练习的难度和收获评价•对培训组织和后勤保障的建议后续培训计划•后续培训需求和期望主题•进阶课程系统管理员培训下月开班:OA完成问卷的学员将获赠电子版学习资料包!专题课程公文写作提升班、数据分析高级班:Excel关注培训通知及时报名,!致谢与激励感谢您的参与!感谢各位学员积极参与本次行政管理自动化培训您的认真学习和热情互动是我们,不断前进的动力数字化转型不是一蹴而就需要我们持续学习、勇于实践,希望通过这次培训大家不仅掌握了实用的技能更树立了数字化办公的理念在日常工,,作中请充分运用所学知识主动探索系统功能积极提出改进建议成为推动单位行政自动,,,,化的先锋力量让我们携手努力拥抱技术变革提升行政效能为建设高效、透明、服务型政府贡献自己,,,的力量!自动化让行政更高效、更智慧,!。