档案管理人员培训课件

档案管理人员培训课件第一章档案基础知识概述档案的定义与特征档案的定义三大本质属性档案是国家机构、社会组织及个人在原始性:形成于活动过程中,未经加工各项活动中形成的,具有保存价值的历改造史记录它是人类社会实践的真实反真实性:客观记录事实,不可随意篡改映,承载着丰富的信息资源唯一性:每份档案都是独特的历史证据多样化载体形式档案的分类按历史时期划分按形成者划分建国前档案:1949年10月1日前形成公共档案:国家机关、事业单位形成建国后档案:1949年10月1日后形成私人档案:个人、家庭活动中形成按内容性质划分按载体形式划分文书档案:日常行政管理文件纸质档案:传统文书资料科技档案:科研、工程项目文件电子档案:数字化文档数据专门档案:会计、人事等专业档案音像档案:照片、录音、录像档案的价值与作用凭证价值参考价值档案是法律、行政和历史的真实依档案为科学研究、生产经营、管理决据,在权益维护、法律诉讼、历史考策提供重要的参考资料通过对历史证等方面发挥着不可替代的证明作档案的分析研究,可以总结经验教训,用每一份档案都是时代的见证,是为当前工作提供借鉴,避免重复错误,历史真相的载体提高决策的科学性教育价值古今档案载体演变甲骨时代1商周时期在龟甲兽骨上刻字记事,是中国最早的档案形式2竹简帛书春秋战国至魏晋时期,竹木简牍和丝帛成为主要书写载体纸质文书3造纸术发明后,纸张成为档案的主要载体,延续至今4现代声像照相、录音、录像技术使档案形式更加丰富多样电子档案5第二章档案管理基本业务流程档案收集收集三原则齐全原则真实原则应归档的文件材料一份不漏,确保档案保持文件的原始面貌,不得随意抽换、的完整性和系统性涂改或伪造及时原则文件办理完毕后及时收集归档,防止散失和损毁收集方法与职责档案整理0102组件分类以件为基本单位,将文件正本与附件、底稿、请示与批复等相关文件组合采用年度、保管期限、机构问题三级分类法,将档案分门别类,便于管理和在一起,保持文件的有机联系检索0304排列编号同一类别内按时间顺序和事由关联排列,保持档案的逻辑顺序和查找便利性采用件号流水号管理,为每一件档案赋予唯一标识,实现精确定位档案编目与著录什么是编目著录主要内容编目是按照一定规范对档案信息进行著录,形成条目化的全宗号立档单位的代码标识目录体系,是档案检索系统的基础科学的编目工作能够大大提高档案查找效率年度文件形成或归档年度编目五大要求保管期限永久、定期30年、定期10年准确:著录信息真实可靠机构代码形成文件的部门或问题分类号规范:符合国家标准和行业规范件号档案的顺序流水号完整:必备项目齐全无缺有序:目录排列科学合理责任者形成文件的单位或个人实用:方便检索利用文号文件的发文字号题名文件标题或主题内容页数文件总页数档案保管与保护库房环境控制温度控制在14-24℃,湿度保持在45-60%配备温湿度监测设备,定期检查记录采取通风、除湿、空调等措施,创造适宜的保存环境档案实体保护防虫防霉:定期检查,使用防虫防霉药剂防光照:避免阳光直射,使用遮光窗帘防尘防污:保持库房清洁,档案装盒存放安全管理措施防火:配备灭火器材,禁止烟火防盗:安装监控系统,严格门禁防泄密:建立保密制度,规范查阅应急预案:制定灾害应对方案档案库房设施与保护必备设施设备日常维护要点•密集架或钢制档案柜•每日检查温湿度并记录•温湿度自动监测系统•定期清洁库房和档案装具•空调与除湿机•每季度抽查档案保存状况•气体灭火装置•及时修复破损档案•防盗报警与视频监控•严格执行库房出入登记•防磁防静电装置•年度进行虫霉检查与防治第三章档案法规与职业道德依法治档是档案事业发展的根本保障《档案法》及相关法规明确了档案工作的法律地位、管理体制和各方责任档案工作者必须熟悉法规要求,树立法治意识,同时坚守职业道德,以高度的责任感和使命感做好档案工作主要法规解读《中华人民共和国档案法》《档案安全保护条例》法律责任与义务核心要点:重点条款:档案管理者应当:•档案工作实行统一领导、分级管理•建立档案安全工作责任制•依法收集和管理档案•应归档的材料必须按时归档•制定档案安全应急预案•确保档案安全完整•档案馆应当建立科学管理制度•加强档案库房安全管理•维护档案信息保密•开放档案应当及时向社会公开•规范档案数字化安全要求•及时提供档案利用服务•破坏档案行为依法追究责任•明确档案安全保护措施•接受档案管理部门监督检查档案人员职业道德保密意识责任担当严守国家秘密和工作秘密,不泄露档案信息忠于职守,认真负责,确保档案安全完整服务意识公正客观热情周到,为档案利用者提供优质服务依法办事,不徇私情,公正处理档案事务持续学习严谨细致不断更新知识,提升专业素养和技能水平工作精益求精,确保档案信息准确无误档案工作者的行为准则:忠诚、敬业、保密、服务要把档案事业作为终身追求,以守护历史、服务社会为己任,做到守土有责、守土尽责第四章电子档案管理实务信息化时代,电子档案已成为档案管理的重要组成部分电子档案具有不同于传统纸质档案的特点,其收集、整理、保管和利用都需要专门的技术和方法掌握电子档案管理技术,是现代档案工作者的必备技能电子文件的特点与归档要求电子文件的主要特点归档基本要求真实性保障:采用电子签名、时间戳等技术手段,确保电子文件在归档和保存过程中不被系统依赖性篡改建立完整的电子文件形成、传递、归档全流程追溯机制必须依赖计算机系统才能读取和使用完整性保证:归档电子文件应当包括文件正文及相关的元数据、背景信息、处理记录等,形成完整的信息包易变性可读性维护:归档格式应采用PDF/A、TIFF、OFD等长期保存格式,配套保存相关软件和参数,确保长期可读可用容易被修改且不留痕迹,存在真实性风险三套保存制度:电子档案应制作三套,分别存放在不同地点,实现异地备份,防范风险易损性载体易老化,数据易丢失和损坏共享性便于网络传输和多人同时利用电子档案收集与整理收集电子文件逻辑整理物理归档从办公自动化系统、业务系统中归档电子文对电子文件进行分类、排序,赋予唯一标识符,将整理好的电子文件及元数据刻录到光盘或存件,同时收集相关软件、版本信息、字体文件建立目录索引,形成逻辑上的有序结构储到磁盘阵列,进行物理归档保存等必要的技术参数元数据管理元数据是描述电子档案特征的数据,包括文件标识、责任者、形成时间、密级、保管期限、格式信息等完整准确的元数据是电子档案长期保存和有效利用的基础要建立规范的元数据标准,在电子文件产生之初就同步生成元数据,并在归档和管理过程中持续维护更新安全保障措施电子档案安全管理要做到访问控制身份认证、权限管理、病毒防护安装杀毒软件、定期扫描、数据加密敏感信息加密存储、审计跟踪记录所有操作日志电子档案长期保存技术数据迁移策略备份与恢复定期将电子档案从旧的存储介质迁移制定3-2-1备份原则:至少保存3份数据到新的介质,从旧的文件格式转换为新副本,使用2种不同的存储介质,其中1的格式,确保数据不因技术淘汰而丢份存放在异地定期进行备份恢复演失建议每3-5年进行一次系统性迁练,确保灾难发生时能够快速恢复数移据数字签名应用采用数字签名和时间戳技术,为电子档案提供法律效力保障数字签名可以验证文件的完整性和来源真实性,时间戳可以证明文件的形成时间,两者结合确保电子档案的法律凭证价值档案信息化建设概述档案管理信息系统档案数字化核心功能模块:标准流程:档案整理→扫描前处理→扫描→图像处理→质量检查→挂接入库→数据验收•档案收集与整理•目录数据库管理技术标准:分辨率≥300DPI,图像格式采用JPEG或TIFF,文件大小控制合理,色彩还原准确,图像清晰完整•全文检索与利用网络安全管理•档案借阅与统计•权限管理与审计建立物理隔离、防火墙、入侵检测、数据加密等多层次安全防护体系,确•数字化加工管理保档案信息系统和数据的安全应用效益:实现档案管理的规范化、标准化和自动化,提高工作效率,降低管理成本,提升服务水平电子档案管理系统档案管理信息系统集成了档案收集、整理、保管、检索、利用等全流程功能,实现了档案管理的数字化、网络化和智能化系统采用B/S架构,支持多用户协同工作,提供强大的检索功能和友好的用户界面,大大提升了档案管理和服务效率第五章归档文件整理操作指南归档文件整理是档案管理的核心业务,直接影响档案的保管质量和利用效率本章将详细介绍归档文件整理的标准流程和操作规范,包括组件、分类、排列、编号、编页、装订等各个环节的具体要求和注意事项归档文件组件与分类010203件的构成规则三级分类标准排列的逻辑顺序归档文件以件为基本单位一般每份文件为一第一级-年度:文件形成年度,如2024年同一分类内,按文件形成时间先后顺序排列;同一件,但请示与批复、文件正本与附件、文件正本与第二级-保管期限:永久、定期30年、定期10年事由的文件应集中排列;重要文件可排在本类最定稿、转发文与被转发文等相关联的文件,应组合第三级-机构代码:形成文件的内设机构代码,或按前排列要符合文件的形成规律,便于查找利用为一件多页文件要按顺序排列,保持完整性问题分类代码编号与编页规范件号编制方法页码编制要求件号是档案的唯一标识,采用流水号编制在同一全宗、同一年度、同一编页范围:归档文件应当逐页编写页码,包括正本、附件、定稿等空白页保管期限、同一机构问题分类内,从1开始按顺序编号不编页码编号位置:件号填写在归档文件目录对应条目的件号栏和文件首页上端的编号位置:页码位置在文件正面右上角、背面左上角,或统一在右上角采空白位置用阿拉伯数字从1开始编号编号要求:字迹清晰,不得涂改,使用铅笔或不褪色墨水笔书写特殊情况:图纸、照片等特殊载体可不编页码,但应在目录中注明装订材料处理文件折叠规范归档前要去除文件上的金属装订物订书钉、曲别针、大头针等,以防锈A

3、A2等大幅面文件要折叠成A4大小折叠时要保持文字标题朝外,便蚀损坏文件可使用优质不锈钢钉或线装方式装订于查看图纸折叠要按标准图折法,保护图面不受损扫描与电子文件上传扫描前准备检查文件完整性,去除金属装订物,修复破损页,整理文件顺序,确保扫描质量扫描操作分辨率设置≥300DPI,彩色扫描重要文件,黑白扫描普通文件,输出格式为PDF图像处理纠偏、去污、裁边、调整亮度对比度,确保图像清晰完整,与纸质档案一致质量检查逐页检查扫描质量,漏扫、重扫、模糊等问题及时返工,确保100%合格文件上传按照目录顺序上传电子文件,文件命名规范,与目录条目准确对应挂接一致性要求:扫描形成的电子文件应当与纸质档案内容完全一致,包括页数、顺序、内容等电子文件与目录条目要准确对应,实现目录-原件-电子文件三位一体管理档案移交流程数据录入完成1在档案管理系统中完成目录数据的录入,确保所有必填项目准确完整,元数据符合规范要求2电子文件上传将扫描或归档的电子文件按目录顺序上传至系统,实现电子文件与目录条目的准确挂接对应申请审核3提交移交申请,由档案管理部门进行审核审核内容包括目录数据质量、电子文件质量、分类编号准确性等4打印移交目录审核通过后,打印归档文件移交目录,一式两份移交目录应包括全宗名称、年度、保管期限、件号、题名等信息签字盖章5移交部门和接收部门负责人在移交目录上签字并加盖公章,明确移交时间、数量和双方责任6双套归档纸质档案移交至档案室库房保管,电子数据在系统中完成归档,实现纸质档案与电子档案的双套制管理第六章档案利用与服务档案的价值在于利用做好档案利用服务,是档案工作的根本目的要树立服务意识,创新服务方式,提高服务质量,充分发挥档案的信息资源作用,为党和国家各项事业发展服务,为人民群众服务档案利用原则与方式现场阅览复制服务利用者在档案阅览室查阅档案原件或电子档案,由工作人员提供档案并监督使用,确保根据利用者需求提供档案复印、扫描、拍照等服务,收取合理费用,涉密档案按规定办档案安全理摘录摘抄出具证明允许利用者摘录或摘抄档案内容,用于研究或工作参考,但不得损坏档案,不得泄露秘密根据档案内容为利用者出具证明材料,加盖档案馆印章,具有法律效力,用于权益维护等档案开放与权利保障根据《档案法》规定,档案馆保管的档案应当按照国家规定定期向社会开放一般自形成之日起满30年向社会开放,经济、科技、文化等类档案可提前开放开放的档案应当提供目录检索,方便公民查阅利用,保障公民的知情权用户需求与服务优化开展用户需求调查,分析利用规律,优化馆藏结构推进档案数字化,提供网上查档服务编制专题目录和资料汇编,主动推送信息举办档案展览,开展文化传播建立用户反馈机制,不断改进服务质量档案利用案例分享司法诉讼中的档案查考科研项目的档案支撑档案展览的教育功能某房产纠纷案中,当事人提供的产权证明存疑某科研团队在进行技术攻关时,查阅了相关领域档案馆举办改革开放40周年专题档案展,精选法院调取了档案馆保存的1980年代房屋产权登的历史科技档案,从前人的研究成果和技术资料珍贵历史照片和文献,生动展现社会发展变迁记档案,核实了房屋所有权的历史变更情况,为案中获得启发,避免了重复研究,缩短了研发周期,提展览吸引了大量市民参观,成为爱国主义教育的件审理提供了可靠证据,最终公正判决,维护了当高了创新效率,充分体现了档案的参考价值生动课堂,增强了民众的历史自豪感和文化认同事人的合法权益感档案管理的使命与未来我们的使命档案是历史的见证,是民族的记忆,是国家的财富作为档案管理工作者,我们肩负着守护历史、传承文明、服务社会的神圣使命每一份档案都承载着一段历史,每一次整理都是对历史的尊重,每一次服务都是价值的实现我们要以高度的责任感和使命感,做好档案收集、整理、保管和利用工作,让档案发挥应有的作用未来展望档案事业正处于转型发展的关键时期我们要:持续提升专业能力,掌握现代档案管理理论和技术推动档案信息化,建设智慧档案馆,提高服务效率加强开放利用,让档案走进大众,服务社会传承工匠精神,精益求精,追求卓越档案工作者是历史的守护者、文化的传承者、服务的提供者让我们携手并进,共同开创档案事业的美好未来!。